電子契約とは？初心者向けに仕組みや法律、メリットなどを解説！

電子契約とは

電子契約とは、契約書類の発行や締結、管理までの一連のプロセスをインターネット上で行うことです。インターネット上で取引先と書面を交わして電子署名を行い、契約を締結します。電子契約に関する法整備や電子署名の進歩により、電子契約を導入する企業が増えつつあります。

また、電子契約では文書の作成・発行を電子的に行い、文書はサーバ上に保管されることになります。ペーパーレス化により、書類を保管するスペースの確保や管理コストが不要になります。

電子契約の仕組み

電子契約はどのような仕組みで成り立っているのでしょうか。ここでは、電子契約において重要なポイントとなる２つの仕組みを紹介します。

電子署名：公開鍵暗号方式を用いて作成者を特定する

紙の契約書では、押印や手書きでの署名により、本人の意思に基づき作成されたものと見なされます。

一方、電子文書には押印や直接署名することはできません。デジタルで印影や署名を作成して電子文書に上書きができますが、文書の正当性は証明できません。デジタル画像は複製できるからです。

そのため、認証局が発行した「電子証明書」により電子署名を施すことで、電子文書の正当性を証明します。

電子証明書は公開鍵暗号方式を用いて作成者を特定し、電子契約書の正当性を証明するものです。公開鍵暗号方式では「暗号鍵」と「復号鍵」のペアを作成し、復号鍵は取引先企業へ送信します。

暗号鍵は電子文書作成者がパスワードで管理し、その鍵を基にデータを暗号化します。取引先企業は添付された復号鍵を基にデータの復号を行うのです。

タイムスタンプ：契約が行われた日時を明確にする

電子署名が施された日時はシステム上の表記であり、設定を変えれば改ざんが可能です。契約が締結された日時が正しいことを証明するため、タイムスタンプと呼ばれる仕組みを利用します。

データ通信協会の認定を受けた正確な時刻を管理する第三者機関のサーバにより、タイムスタンプが付与されます。これにより、契約が行われた日時が正当であることを証明できるのです。

また、タイムスタンプにはその時刻に電子文書が存在していたこと、それ以降は文書が改ざんされていないことを証明する役割があります。

電子契約にまつわる法律

法律で電子契約は認められているのでしょうか。電子契約に関する法律はいくつかありますが、ここでは代表的な２つの法律を解説します。

電子署名を法的に認めた「電子署名法」

2001年４月に施行された電子署名法では、電子署名にも押印や手書き署名と同等の法的効力があることを認めています。

本人による電子署名と、タイムスタンプが施された電子文書であれば、書面と同様に法的な効力を持つことになります。電子署名とタイムスタンプにより、本人が作成したという「本人性の証明」、署名時点から文書が改ざんされていない「非改ざん性の証明」が証明可能です。

電子署名に法的効果を持たせることで、なりすましや改ざんの不正を防止し、電子契約の安全性を担保しています。

参照：電子署名法の概要について｜法務省

データの保存手段を定めた「電子帳簿保存法」

1998年７月に施行された電子帳簿保存法では契約書、注文書や領収書などの会計帳票を電子データで保存する手段を定めた法律です。各種帳票を電子化する場合、以下の要件を満たさなければいけません。

真実性の確保

認定タイムスタンプか、社内規定を作成している

関係書類の備付

マニュアルを作成し、備え付けている

検索性の確保

さまざまな条件で検索できる

見読性の確保

モニター・プリンターで契約内容を確認できる

以上の要件を満たせば電子データで保存でき、紙文書と同等の法的効力を認めています。これにより、保管データの正当性を担保しています。

参照：電子帳簿保存法関係｜国税庁

電子契約の需要

法の整備や電子化による業務効率化の観点から、電子契約は多くの企業に導入され、浸透しつつあります。

国税庁へのスキャナ保存申請件数は平成27～28年の間に急増し、平成29年では1,846件と増加傾向です。今後も電子契約の普及は進み、導入していない企業も前向きに検討しています。

電子契約の需要が増加した要因の１つに働き方改革があります。働き方改革の取り組みの中に「長時間労働の是正」がありますが、電子契約はこの取り組みのサポートが可能です。電子契約の導入により業務効率化を図れ、生産性向上につながります。

これらの効果を期待して、電子契約を利用する企業が増加したと考えられます。

参照：税務統計－電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況―｜国税庁

電子契約を導入するメリット

電子契約の需要が高まりつつありますが、導入すると具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。ここでは２つのメリットを紹介します。

コストを削減できる

書面契約にかかる業務には紙代、郵送代や印刷費、印紙代など、さまざまなコストが発生します。電子契約の導入により、これらのコストを軽減できます。インターネット上で電子文書をやり取りするため、書類の郵送費や印刷費が発生しません。

中でも印紙税の削減効果は大きいです。建設業や運送業などの請負業や、不動産業では契約書に印紙を貼付しなければいけません。契約金額に応じて課税額が増え、企業にとって大きな負担になります。

しかし、課税対象になるのは紙による文書であり、電子文書は対象ではありません。電子契約導入によって、さまざまなコストを削減できるでしょう。

業務を効率化できる

従来は契約書の作成から締結に至るには１週間以上の期間を要し、それらに付随する業務にも手間がかかりました。もし、契約書に不備があれば修正して再送するなどの時間がかかります。

また、過去の契約書を探す場合、膨大な文書の中から該当文書を見つける必要があり、多くの時間を費やします。

電子契約では、これら業務の効率化が可能です。書類作成から締結まで、インターネット上で簡単に完了します。不備があってもその場で修正し、再度アップロードするだけです。

過去の契約書を探す場合も、「契約名」などキーワードでの検索機能を利用すれば、該当の契約書をスムーズに見つけることができます。

電子契約を導入するデメリット

では、電子契約の導入により、どんなデメリットがあるのでしょうか。考えられる２つのデメリットを見ていきましょう。

導入負担がかかる

従来の契約業務とは異なるため、業務フローの再構築が必要です。既存の方法に慣れている場合、新しい業務フローに抵抗を感じる従業員も少なからずいるでしょう。新システムの機能を覚えなければいけないため、コンピュータに疎い従業員にとって大きな負担です。

「なぜ、電子契約を導入するのか」「電子契約導入で改善されること」など、導入目的やメリットを従業員へ周知してください。従業員への説明を十分に行い、納得してもらった上で導入するようにしましょう。

サイバー攻撃のリスクが高まる

電子契約書のデータはサーバで保存されるため、サイバー攻撃のリスクがあります。

たとえばDoS攻撃されると、サーバダウンによりサービス提供が停止し、業務が行えません。それだけではなく、不正アクセスにより契約書を盗み見られたり、データが紛失したりする可能性があります。

これらのリスクをゼロにはできませんが、企業努力で軽減できます。データのバックアップや、セキュリティ対策を施せば、被害を最小限に押さえることが可能です。

加えて、電子契約サービスを提供する事業者がどんなセキュリティ対策に取り組んでいるのか精査する必要もあるでしょう。

電子契約を導入する際の注意点

電子契約に関するメリット・デメリットを紹介しましたが、導入時にはどんなことに気をつけるべきでしょうか。導入時に注意すべき２つのポイントを見ていきましょう。

書面での締結・交付を義務づけた契約がある

売買契約や秘密保持契約、業務委託契約などでは電子契約が行えますが、契約書の中には書面での締結が法律で義務化されているものがあります。書面での締結が義務化されている契約の例は以下のとおりです。

• ■投資信託契約の約款
• ■労働条件通知書の交付
• ■定期借地契約

電子契約を導入する場合、電子契約が可能な文書であるのかを法律の専門家に相談することをおすすめします。

契約相手方の理解を得る必要がある

電子契約は自社のみで導入が完了するわけではなく、契約相手にも電子契約に了承してもらう必要があります。

相手によっては電子契約に対応できず、書面締結を余儀なくされるかもしれません。利用する電子契約サービスによっては費用が発生し、相手に利用コストを負担してもらうことになります。

中には、利用登録をせずに使える電子契約サービスもあります。その場合は利用規約の確認程度で済み、費用の負担はありません。

電子契約サービスの利用を検討する際は、相手の負担とならないサービス形態の事業者を選定するようにしましょう。

電子契約について理解し、自社の対応を進めよう！

電子契約は契約に関するすべての業務をインターネット上で行います。

電子署名法や電子帳簿保存法に基づき、電子署名やタイムスタンプの付与が必要です。電子契約にはコスト削減や業務効率化が期待できますが、導入負担がかかる上、サイバー攻撃のリスクもあります。また、すべての契約を電子化するのは難しく、相手方の了承も必要です。

電子契約への理解を深め、電子契約の導入を検討しましょう。