電子契約のメリット、デメリットとは？社内外の理解を得る方法も解説

電子契約のメリット

電子契約にはどんなメリットがあるのでしょうか。導入によって得られる３つのメリットを紹介します。

契約にかかるコストを削減できる

契約業務では、契約書の作成や発行、郵送にいたるまでさまざまなコストが発生します。用紙代や印刷代、切手・封筒代のほか、業種によっては印紙代がかかり、企業にとって大きな負担です。

電子契約ではこれらのコストを大幅に削減できます。Web上で契約書を作成して取引先とやり取りするためペーパーレスとなり、用紙代などが不要となります。また、電子データでは印紙の貼付義務はないため、印紙代も必要ありません。

電子契約の利用による経費削減効果は大きいといえるでしょう。

コンプライアンスを強化できる

書面の契約書はさまざまなリスクがあります。無断持ち出しや紛失防止のため、保管庫の管理が必要です。また、契約の進捗状況も把握しにくく、不正が発生しても発覚しづらいでしょう。

電子契約では、コンプライアンス違反につながるさまざまなリスクを低減できます。電子契約書はサーバで管理され、改ざんや紛失が起こりにくいです。また、契約業務が一元化されるため進捗状況が把握しやすく、契約書の検索も容易になります。

税務調査や会計監査の際、スムーズに対応できるでしょう。

事務作業を効率化できる

従来は契約書作成から締結に至るまで、多くの時間を要していました。契約書を郵送する場合は返送に時間がかかり、変更や修正が発生するとさらに時間がかかります。また、契約書の作成は社内でしかできないため、外出時は帰社しなければいけません。

過去の契約書を確認する場合は、保管庫が整理されていないと該当する契約書を探し出すだけでも大変です。

電子契約は契約事務を効率化します。Web上で契約書をやり取りするため、早い場合は数分で契約締結が可能です。修正がある場合もファイルをアップロードして相手からWebで承認してもらいます。

クラウドシステムであれば、外出先で契約書を作成することも可能です。検索機能を使えばスムーズに契約書を探せます。

電子契約のデメリット

メリットが多い電子契約ですが、デメリットもあります。ここでは３つのデメリットを見ていきましょう。

取引先や社内の理解を得なければならない

電子契約の導入にあたって、取引先にも合意してもらう必要があります。従来とは業務フローが変わり、取引先も導入に向けた環境整備が必要になります。電子契約サービスによっては利用料金が発生するものもあり、取引先に負担がかかります。

また、社内の理解を得ることも大切です。社内でも契約業務のフローが大幅に変更されるため、従来のやり方に慣れている従業員から反発されるかもしれません。

すべての書類が電子契約できるわけではない

売買契約書や申込書、請求書などは電子化できますが、一部の契約書は対応していません。電子化できない主な契約書は以下のとおりです。

• ■定期借地契約
• ■定期建物賃貸借契約
• ■特定商品取引法において書面交付が義務づけられているもの

電子契約導入の際は、電子化できる文書とそうでない文書の割合を精査し、費用対効果を考慮しましょう。

管理方法によってはセキュリティが万全とはいえない

電子契約では契約書をサーバに保管するため、サイバー攻撃を受けるリスクがあります。不正アクセスやDos攻撃などによって契約書の盗難や盗み見、サーバダウンによる業務停止につながることもあります。

書面の契約書は管理体制の整備によってセキュリティを保持できますが、電子契約ではアクセス制限や契約書の分散管理など、さまざまなセキュリティ対策が必要です。

電子契約導入時に社内外の理解を得る方法

電子契約の導入において特に課題となるのが、社外・社内双方の理解を得ることです。ここでは、社外・社内それぞれの理解を得るための方法を紹介します。

対取引先１：コスト削減が可能なことを伝える

電子契約の導入は、取引先にもコスト削減効果があります。

まず、Web上で契約書を交わすため、実印の押印が不要です。印鑑証明書取得のため役所に出向く交通費や取得費用をカットできます。

さらに、返送の手間も省けるため、契約内容に変更が生じた場合も迅速に対応できます。１ヵ月程度かかっていた契約締結を１日に短縮することも可能です。

コスト削減や対応の迅速化は多くの企業にとって歓迎されるため、これらを取引先に伝えれば電子契約導入を前向きに検討してもらえるでしょう。

対取引先２：取引先ごとに請求額を調整する

電子契約の導入を了承してくれる企業とそうでない企業で、請求額を調整して理解を得る方法もあります。

たとえば電子契約を導入した企業には、コストカットできた分だけ請求額を割引します。一方、導入しない企業は契約書の発行や送付にコストがかかるため、請求額をそのままにするのです。

電子契約を導入した取引先ごとに請求額に変化をつけると、コストカットのメリットを実感しやすく、導入を前向きに検討してくれるでしょう。

対社内：マニュアルを作成する

電子契約は従来の契約業務とフローが異なるため、導入に際してはマニュアルを作成しましょう。

契約書によっては、担当者間で締結可能なものや、上司の承認が必要なものがあります。どんな契約にも対応できるよう、マニュアルがあると実務上での混乱を防げます。契約書ごとの業務フローを説明しましょう。

従来の業務フローとの違いを示したり、イラストで図解すると従業員への理解も深まりやすいです。問い合わせの多い事項も記載すると、実務においても役立ちます。また、営業職や事務職ごとにマニュアルを作成するのも良いでしょう。

電子契約の長所、短所を理解して導入を検討しましょう！

電子契約のメリットとデメリットは以下のとおりです。

【メリット】

• ■コスト削減
• ■コンプライアンス強化
• ■業務効率化

【デメリット】

• ■社内外から理解が必要
• ■電子化できない文書の存在
• ■セキュリティ

電子契約の導入には周囲の理解が必要です。取引先にはコスト面のメリットを伝え、取引先別に請求額を変えましょう。社内ではマニュアルを作成し、理解を得てください。以上の点を踏まえ、電子契約の導入を進めましょう。