給与明細電子化ツールを導入したい方必見！クラウド製品をご紹介！

給与明細電子化をおさらい

給与明細電子化のクラウド製品の導入を始める前に、知っておくべきことについておさらいしましょう。

給与明細を電子化する前に知っておくべきこと

給与明細を電子化する前に、なぜ給与明細が必要なのか知っておきましょう。実は、「給与明細の発行」自体は義務ではありません。しかし、税金や保険料などを控除した際、その計算内容を従業員に知らせることが法律によって義務づけられているので、その明細書として支給金額や控除金額を一緒に知らせることが通例となっています。

また、給与明細の電子化は平成18年度税制改正において認められました。ただし、電子化する場合は従業員の承諾を必要とすると定めた法律があるため、拒否されたら書面で交付する必要があります。

従業員の承諾さえ得られれば、給与明細電子化はメリットが多くておすすめです。

給与明細電子化ツールでできること

給与明細電子化の製品は、さまざまなものが存在します。対応している従業員規模や特長などに違いがありますが、共通している部分も多いです。一般的な有料の給与明細電子化のシステムならば、どのようなことができるのかを紹介します。

給与明細の作成が可能

給与明細電子化システムを導入すると、給与明細の作成が簡単にできます。対応している給与計算ソフトであれば、そのデータを取り込めるため、時間も労力もかかりません。取り込んだデータも特別な処理を行う必要はなく、そのままの状態で給与明細の項目を自由に配置できる製品もあります。 また、複数のフォーマットに対応している製品を導入しているなら、給与明細を従業員の区分に合わせて発行できます。例えば、正社員とアルバイト、役員といった区分に分けて、異なる給与明細を作成できるのです。

給与明細の配布が簡単

給与明細を電子化する大きなメリットは、配布が簡単になるところです。電子化した給与明細のデータは、メールやシステムで容易に共有でき、必要に応じて従業員に配信できます。

また、共有機能を利用すれば、給与明細書を紛失したり、間違って渡してしまったりするリスクを回避することが可能です。結果、給与明細の配布に関する作業負担を軽減できます。

スマートフォンや携帯電話などに対応した製品もあるので、給与明細の電子化が当たり前の時代が来る可能性もあるかもしれません。給与明細をインターネットにアップロードする方式なら、自社システム内で給与データを扱うためセキュリティ性が高いです。

配付とアップロードのどちらの場合でも、従業員は給与明細が発行されたらすぐに確認できます。どういった配布の方式が最適かは企業によって違いますから、自社に合ったものを選択することが大切でしょう。

▼以下の記事では、給与明細電子化システムのメリット・デメリットを詳しく解説しています。▼

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クラウド型の給与明細電子化ツールの特徴

クラウド型の給与明細電子化ツールならではの特徴を見ていきましょう。

クラウドで給与明細電子化ツールを導入するメリット

クラウド型の給与明細電子化ツールの比較対象となるのがオンプレミス型のシステムです。両者を比較して、クラウドを選ぶメリットを説明します。

簡単に導入できて予算計画が立てやすい

オンプレミスはハードとソフトの両方を購入する必要がありますが、クラウドはWeb上のサービスを利用する形式のため簡単に導入できます。申し込んで簡単なヒアリングを受ければ、ソフトウェアのインストールなども不要ですぐに利用できます。

また、予算を考える際にはサービスの月額料金を計算すれば良いため、予算計画が立てやすいというメリットもあります。。給与明細電子化ツールの専用サーバなどのハードウェア費用は必要ありません。システムの構築期間が短く、導入してすぐに利用できるというのは魅力的でしょう。

サーバ不要のため運用に手間がかからない

クラウドは、従業員数が大幅に変化してもスムーズに対応することが可能です。サーバ不要のため、従業員数増加に伴うサーバ環境の増強を気にしなくて良いからです。通年で従業員数が変わる企業は少なくありませんから、これは大きな長所といえるでしょう。

事業者の中には、給与明細電子化の技術的なサポートを行うヘルプデスクを提供しているところもあります。自社でシステム担当者を用意する必要がない分、本社業務の負荷を軽減できます。

クラウド型の給与明細電子化ツールのセキュリティは大丈夫？

クラウド型でもセキュリティは確保されているため、安心して給与明細電子化ツールを利用することができます。セキュリティ対策として、まずネットワーク上では暗号化通信やを使用してアクセス制限を行っています。

次に、データベース上でも、データセンターにある給与明細や個人情報を暗号化することによって厳重に保管しているのです。 さらに、アプリケーションでもIDとパスワードによる認証アクセスを行い、IPアドレスによるアクセス制限を実施しています。

データのセキュリティ対策は、別々のアプローチによって成されているため、信頼度が高いといえるでしょう。

▼以下の記事では、給与明細電子化システムや選び方を詳しく解説しています。▼

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クラウド型システムを導入し、給与明細を電子化しましょう

給与明細電子化のクラウド型は導入のしやすさがメリットです。また、予算計画が立てやすく、運用に手間がかからないというメリットもあります。セキュリティもいくつもの手段で確保されています。給与明細電子化の製品についてもっと知りたい方は是非問い合わせてみてはいかがでしょうか。