給与明細電子化をおさらい
給与明細電子化のクラウド製品の導入を始める前に、知っておくべきことについておさらいしましょう。
給与明細を電子化する前に知っておくべきこと
給与明細を電子化する前に、なぜ給与明細が必要なのか知っておきましょう。税金や保険料などを控除した際、その計算内容を従業員に知らせることが法律によって義務づけられています。
しかし、給与明細の通知は義務ではありません。給与の詳細を従業員が知りたいと考えることが予想されるため、給与明細を発行しているわけです。
また、給与明細の電子化は平成18年度税制改正において認められましたから違法ではありません。給与明細の交付は義務づけられているわけではないため、法律に抵触することはないのです。ただし、電子化する場合は従業員の承諾を必要とすると定めた法律があるため、拒否されたら書面で交付する必要があります。
従業員の承諾さえ得られれば、給与明細電子化はメリットが多くておすすめです。
給与明細電子化のシステムでできること
給与明細電子化の製品は、さまざまなものが存在します。対応している従業員規模や特長などに違いがありますが、共通している部分も多いです。一般的な有料の給与明細電子化のシステムならば、どのようなことができるのかを紹介します。
給与明細の作成が可能
給与明細電子化のシステムを導入すると、給与明細の作成が簡単にできます。対応している給与計算ソフトであれば、そのデータを取り込めるため、時間も労力もかかりません。取り込んだデータも特別な処理を行う必要はなく、そのままの状態で給与明細の項目を自由に配置できる製品もあります。
また、複数のフォーマットに対応している製品を導入しているなら、給与明細を従業員の区分に合わせて発行できます。例えば、正社員とアルバイト、役員といった区分に分けて、異なる給与明細を作成できるのです。
給与明細の配布が簡単
給与明細を電子化する大きなメリットは、配布が簡単になるところです。電子化した給与明細のデータは、メールやシステムで容易に共有でき、必要に応じて従業員に配信できます。
また、共有機能を利用すれば、給与明細書を紛失したり、間違って渡してしまったりするリスクを回避することが可能です。結果、給与明細の配布に関する作業負担を軽減することができます。
スマートフォンや携帯電話などに対応した製品も出てきましたから、給与明細の電子化が当たり前の時代が来る可能性もあるかもしれません。
給与明細をイントラネットにアップロードする方式なら、自社システム内で給与データを扱うためセキュリティ性が高いです。
配付とアップロードのどちらの場合でも、従業員は給与明細が発行されたらすぐに確認することができます。どういった方式が最適かは企業によって違いますから、自社に合ったものを選択することが大切でしょう。
クラウド型の給与明細電子化ツールの特徴
クラウド型の給与明細電子化ツールには、独自の特徴が存在しています。
クラウドで給与明細電子化ツールを導入するメリット
クラウド型の給与明細電子化ツールの導入を検討する際、必ずといって良いほど候補に上がるのがオンプレミスです。クラウドのみしか検討しないということはまずないでしょう。給与明細の電子化システムの利用形態として、クラウドを選ぶメリットを説明します。
簡単に導入できて予算計画が立てやすい
オンプレミスはハードとソフトの両方を購入する必要がありますが、クラウドはサービスを利用する形式のため簡単に導入できます。申し込んで簡単なヒアリングを受ければ、ソフトウェアのインストールなども不要ですぐに利用できます。
また、予算を考える際にはサービスの月額料金を計算すれば良いため、予算計画が立てやすいというメリットもあるのです。給与明細電子化ツールの専用サーバなどのハードウェア費用は必要ありません。システムの構築期間が短く、導入してすぐに利用できるというのは魅力的でしょう。
サーバ不要のため運用に手間がかからない
クラウドは、従業員数が大幅に変化してもスムーズに対応することが可能です。サーバ不要のため、従業員数増加に伴うサーバ環境の増強を気にしなくて良いからです。季節によって従業員数が変わる企業は少なくありませんから、これは大きな長所といえるでしょう。
事業者の中には、給与明細電子化の技術的なサポートを行うヘルプデスクを提供しているところもあります。自社でシステム担当者を用意する必要がない分、本社業務の負荷を軽減することができます。
クラウド型の給与明細電子化ツールのセキュリティは大丈夫？
クラウド型でもセキュリティは確保されているため、安心して給与明細電子化ツールを利用することができます。セキュリティ対策として、まずネットワーク上では暗号化通信やFirewallを使用してアクセス制限を行っています。
次に、データベース上でも、データセンターにある給与明細や個人情報を暗号化することによって厳重に保管しているのです。
さらに、アプリケーションでもIDとパスワードによる認証アクセスを行い、IPアドレスによるアクセス制限を実施しています。
データのセキュリティ対策は、別々のアプローチによって成されているため、信頼度が高いといえるでしょう。
クラウド型の給与明細電子化ツールをご紹介
PC、スマートフォン、ガラケーなどマルチキャリアに対応し、インターネットへの接続
環境さえあればどこからでも明細閲覧が可能な給与明細照会サービスです。
明細書は給与明細だけでなく、賞与や源泉徴収票、支払調書などにも対応しています。これまで、明細書配布にかかっていた印刷、用紙代や郵送のコスト、業務負担などのコスト削減に貢献するサービスです。価格は初期構築費用が50,000円、月額料金が1人当たり30円~となっています。
PC、スマートフォン、携帯電話に対応し、Web閲覧やメール、PDFなど最大12通りの受け取り方法から従業員が自由に選んで受け取れる給与明細の配信システムです。
送信、閲覧状況の確認機能や年末調整申告機能、緊急時の安否確認にも利用できるなど多彩な機能を搭載しています。また、データは全て暗号化し送信されるなどセキュリティ対策も万全で安心してご利用いただけます。価格は１人当たりで月額30円~。その他、別途初期費用が必要です。契約は1年単位での契約となっております。
シンプルな操作画面で、PCに不慣れな方でも操作しやすい簡単設計のWeb給与明細サービスです。
給与計算ソフトで出力したデータで明細を一括作成したり、明細の予約送信の機能もありますので、計画的に効率よく業務を進めることを可能にします。また、受給者メニューに個別のメッセージを表示させたり、オプションで安否確認の機能を付けられるなど、給与明細配信以外の機能も充実しており、用途に合わせて様々な使い方が可能です。価格は参考価格で3,000円~の利用が可能。
自分のPC、スマートフォンなどから、いつでも直近月の明細や過去の明細の閲覧が可能な給与明細サービスです。
明細のPDFダウンロードも可能。保存しておくこともできる便利な機能を搭載しています。また、サービス上に給与明細を公開した際に、メールで通知したりPDF添付メールを送信することもできるので、受給者への情報共有がスムーズにできます。価格は20名までの利用で月額2,000円、それ以降は10名単位で超過料金が1,000円となっています。また、別途J-MOTTOの利用料金が月額3,000円必要です。
24時間365日、必要な時にいつでも過去2年分の給与・賞与明細や源泉徴収票を確認できるサービスです。
これまで使用していた給与計算のシステムをBulas Payslip Mobileに連携できるので、手軽に導入が可能です。本来の給与明細の配信だけでなく、オプション機能も充実。掲示板機能を使い社員への連絡ツールとして活用したり、その他にも雇用契約の電子化や安否確認、ヘルプデスクなど幅広い使い方が可能です。価格は明細１件当たり25円~。件数に応じた従量課金制となっています。
給与業務の担当者様が作成した明細データのCSVを登録するだけで給与明細を電子化し、支給日になると従業員に自動配信するサービスです。
SaaS型のサービスですので、新しくサーバーを導入する必要がなく簡単に利用開始が可能です。給与明細の他にも、源泉徴収票やシフト表の配信、給与明細配信のお知らせやアンケートを掲載し情報収集することもできます。契約は１年単位となっており、価格は1人当たり月額30円です。
リアルタイムで現在の累計支給額が確認できるので、累計支給額への関心が高いパート、アルバイトが多い企業様に特におススメのサービスです。
マルチキャリアに対応しており、パソコン、iPhone、iPad、Android、au、DoCoMo、SoftBank、EMOBILE、Willcomなど機種を選ばずご利用いただけます。配信は全体宛、個人宛と用途を使い分けることも可能で、社内の連絡事項配信などコミュニケーションツールとしても活用できます。価格は初期費用49,800円~、月額費用は1人当たり30円~と
なっております。
web明細くんは便利で、簡単、低コストな給与明細電子化サービスです。
CSV出力ができる給与ソフトであれば、ほぼ全てとの互換性があります。給与明細だけでなく賞与明細にも対応。通知メールの配信や社内報のリンクの配信、未読既読確認の機能も備えていますので、社内の情報共有のツールとしても効果があります。従業員自ら、個別IDでログインして明細を確認するのでセキュリティ対策も万全で安心してご利用いただけます。価格は初期導入費用50,000円。カスタマーサポート料金が2,000円~となっています。
まとめ
給与明細電子化のクラウド型は導入のしやすさがメリットです。また、予算計画が立てやすく、運用に手間がかからないというメリットもあります。セキュリティもいくつもの手段で確保されています。給与明細電子化の製品についてもっと知りたい方は是非問い合わせてみてはいかがでしょうか。
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