請求書を電子化するメリット・デメリットと関連のある法律を解説！

請求書の電子化とは

請求書の電子化とは、請求書を電子データとして扱うことです。具体的には、従来は印刷・郵送していたものをメール添付などの方法で送付したり受け取ったりすることを言います。

以前は紙媒体で扱うことが法律で義務付けられていましたが、e-文書法により請求書を電子データのまま扱うことが認められるようになりました。これに伴い、請求書業務を簡略化するために電子化するケースが増えています。

請求書を電子化するメリット・デメリット

請求書の電子化にはメリットとデメリットの両方があります。代表的なものを３つ見ていきましょう。

メリット：コストの削減

従来の請求書関連業務には多くのコストがかかっていました。紙に印刷するだけでもインクや用紙に費用がかかりますし、郵送にもコストが発生します。また、工数が多いため人件費も侮れません。さらに、請求書の保管に棚や部屋を必要とするため、そのスペースにもお金がかかっていました。

一方、請求書を電子化すれば上述のコストをほぼ排除できます。印刷はそもそも必要ないうえ、送付にかかるコストも郵送に比べれば小さく済みます。さらに、電子データであるため物理的な保管場所を必要としません。また、紙の使用量が減るため、環境への負担を減らせるという付随的なメリットも得られます。

メリット：検索性の向上

紙の請求書の場合、目的のものを見つけ出すのが大変です。きれいに整理されていれば良いかもしれませんが、日々の業務の中でそれができるほどの余裕を持てない人は多いでしょう。

一方、請求書を電子化すれば目的の請求書をすぐに見つけられるようになります。日付や取引先などの情報を基に検索すれば瞬時に出てきます。過去の請求書を参考にして資料を作りたい場合などに、業務の負担を大幅に削減できるでしょう。

デメリット：移行に伴う労力の発生

請求書の電子化は、一度実現してしまえばほとんどデメリットはなく、多くのメリットを享受できます。しかし、最初の移行段階における負担が大きいのが問題です。

具体的には以下のような負担が発生します。

現状の把握

自社で請求書を電子化した場合、どれくらいのメリットが得られるのかをよく検討する必要があります。削減できるコストより移行に伴う費用のほうが大きければあまり意味がありません。

紙文書の電子データ化

現状として紙で扱っている請求書を電子データに変換するには大きな労力がかかります。

取引先との相談

こちらが紙での送付を止めて電子データで送付したいと思っても、取引先がそれを受け入れてくれない可能性もあります。

請求書を電子化する方法

請求書の電子化には以下の２つの法律が関わっています。いずれも、一定の条件を満たしていれば文書を電子化しても良いとする法律です。

e-文書法

従来は紙での管理が義務付けられていた書類を、電子データとして管理することを認める法律。

電子帳簿保存法

国税関係の帳簿書類を電子データ化して扱うことを認める法律。

そして、上記の法律を守って請求書を電子化するには「税務署長の承認」「真実性の確保」「可視性の確保」の３点を満たす必要があります。では、その３点について見ていきましょう。

１．税務署長の承認

請求書の電子化を始める前に、税務署長から承認をもらわなければなりません。移行する３か月前までには申請書を税務署に提出しましょう。申請書の用紙は税務署の窓口で受け取れるほか、国税庁の公式サイトからダウンロードすることも可能です。ただし、課税期間の途中からの適用はできないため注意しましょう。

２．真実性の確保

真実性とは、データが改ざんされていないことをいいます。つまり、請求書の電子化における「真実性の確保」とは、請求書データが改ざんされていない状態を維持しなければならないということです。

具体的には、タイムスタンプや電子署名の利用によって、データが改ざんされていないことを証明する必要があります。タイムスタンプとは、電子書類が作成された日時を記録することで、記録された日時以降は書類が変更されていないことを証明します。

一方、電子署名は誰が書類を作成したかを示すものです。署名がされて以降、データが改変されていないことの証明になります。

請求書を電子化する際にはこれらの機能を備えたシステムを使わなければなりません。

また、スキャナで紙の書類を取り込む際は、解像度200dpi以上かつカラーでなければなりません。小さな文字や色も漏れなく記録するためです。

３．可視性の確保

「可視性の確保」とは、必要なときに必要なデータを速やかに取り出せる状態にしておくことをいいます。具体的には以下のような状態を指します。

• ■検索機能があること
• ■プリンターやディスプレイがあること
• ■システムの操作説明書があること
• ■他の国税関係帳簿との関連性を速やかに確認できること

なぜ可視性を確保しなければならないかというと、税務調査を滞りなく進めるためです。いつ税務調査が入っても困らないように、常に上記を満たしておきましょう。

請求書の電子化を効率よく行う方法

請求書の電子化を行うには、帳票電子化ツールの利用がおすすめです。帳票電子化ツールとは、その名のとおり帳票類を電子化するためのITツールで、請求書も電子化できます。

これは、単に紙の請求書をスキャナで取り込んで電子化するだけのツールではありません。ツールに搭載されているテンプレートで簡単に請求書を作成したり、他ツールとの連携でデータを自動入力したりできます。手書きで請求書を書く必要がなくなるため、手間とミスを大幅に削減可能です。

細々とした機能はツールによって異なるため、よく比較して自社に適したものを選びましょう。中には無料トライアル期間などを設けている製品もあるため、一度使ってみるのも良いでしょう。

請求書の電子化を行い、業務効率を向上させよう！

請求書の電子化とは、請求書の送付や保管を電子データとして行うことです。これにより、印刷や郵送などにかかるコストを削減できるほか、請求書の検索性が向上します。ただし、移行には多くの労力を要するため慎重に検討しましょう。

また、請求書を電子化する際に満たすべき要件は以下のとおりです。

• １．税務署長の承認
• ２．真実性の確保
• ３．可視性の確保

以上を踏まえて請求書を電子化し、業務を効率化しましょう。