帳票電子化の目的とは？電子化に伴う課題には帳票電子化ツールを！

目的は？帳票を電子化すべき理由

紙帳票では、以下のような課題があります。

• ●作成者によっては字が汚く、判読しにくい
• ●帳票の作成に時間がかかる
• ●帳票の検索や管理に負担がかかる
• ●保管や郵送にコストがかかる
• ●帳票を２次利用しにくい
• ●紛失や盗難のリスクがある

それぞれ詳しく見ていきましょう。

帳票に統一感を持たせるため

紙帳票にはあらかじめフォーマットが印刷されていることがほとんどです。そこに手書きで必要事項を書き込むのですが、字の綺麗さには個人差があります。書いてある文字や数字を判読することができない、ということは少なくありません。

帳票を電子化すると手書きする必要はなく、統一感のある見た目になり、読みやすいでしょう。

帳票作成を効率化させるため

手書きで帳票作成する場合、時間がかかってしまいます。もし記入ミスがあれば修正にも時間がかかります。作成する枚数が多いほど効率が悪く、ほかの業務にも影響してしまうでしょう。

電子化によって、そういった問題は解決されます。フォーマットに沿って必要事項を選択したり入力したりするだけで帳票作成が完了します。

管理の負担を軽減するため

膨大な量の紙帳票から目的の情報を探し出すには、手間と時間がかかります。保管場所に移動し、保管されている棚から該当ファイルを取り出し、書類の束をめくりながら探していくことなります。

しかし、帳票が電子化されれば、デスクに居ながら瞬時に検索できます。特定の条件で複数の帳票を抽出したり、日付順など条件に沿ってソートしたりすることも容易です。

コストを軽減するため

日々増え続ける紙帳票を保管するには、スペースを確保しなければなりません。場合によっては保管スペースがなく、より広い事務所に移転する必要もあるでしょう。

電子化された帳票はシステムやクラウド上に保管され、保管スペースは不要になります。ペーパレスになることで、用紙・印刷・保管にかかるコストを削減できるでしょう。画面で閲覧すれば済むことが増えるので、コピー費も削減可能です。

遠隔地に帳票データを渡す場合、メール添付やサーバ経由で受け渡しができ、郵送費を削減し、郵送で発生するタイムラグも生じません。

帳票の２次利用をしやすくするため

紙帳票に書き込まれた情報を、ほかの帳票や資料作成に利用する際は、転記しなければなりません。手作業の転記ではミスが発生しやすくなります。

電子化された帳票はCSV出力ができることが多く、ほかの帳票や資料への転記が容易です。データの共有もしやすいため、システム連携するとさらに利便性が増すでしょう。

セキュリティを強化するため

機密性の高い紙帳票の場合、鍵付きのロッカーや金庫などに保管する必要があります。紙帳票を閲覧したいときは、許可の手続きをしなければならず、手間がかかりました。

帳票が電子化されるとアクセス権限が容易になります。たとえば、Aさんは閲覧可能、Bさんは閲覧と編集可能など、個々に制限のレベルを変更可能です。また、アクセスログが記録され、アナログでの管理よりもセキュリティが強化されます。

加えて、遠隔地のサーバーやクラウドへ帳票データのバックアップが可能です。災害などによるシステム障害が発生しても、帳票データは安全に保管され、BCP対策になるでしょう。

帳票を電子化するうえでの課題

もともと紙で作られた帳票をスキャンして電子保存することは、電子帳簿保存法で認められていません。電子帳簿保存法においては、帳簿や伝票のスキャナ保存はできないのです。そのため、これまでに作成した紙帳票はそのまま保存することになります。

ただ、帳票の電磁的記録による保存は認められているため、今後は最初から電子帳票として作成するのが良いでしょう。電子帳票の作成は、帳票電子化ツールを使うと便利です。

帳票電子化ツールの導入メリット

帳票電子化ツールは、電子帳票作成ツールとして使えます。既存の紙帳票フォーマットをそのままツールに移行して、帳票作成することができます。使い慣れたフォーマットなので、現場での運用がスムーズでしょう。新たに帳票フォーマットを設計することも可能で、自社の環境に合わせた帳票作成が実現します。

また、スキャンを効率化する機能が搭載されているツールもあり、請求書や納品書といった証憑書類の電子化をスムーズにします。帳票はスキャナ保存できませんが、証憑書類はスキャナ保存が可能です。複数の証憑書類を一括でスキャンできるツールや、ベンダーにスキャンを任せられるサービスもあります。

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紙帳票の課題は、帳票電子化で解決！

帳票電子化の目的は、以下のとおりです。

• ●帳票に統一感を持たせるため
• ●帳票作成を効率化させるため
• ●管理の負担を軽減するため
• ●コストを軽減するため
• ●帳票の２次利用をしやすくするため
• ●セキュリティを強化するため

帳票電子化には、帳票電子化ツールを用いると効率的です。ぜひ、これを機にペーパーレス化を促進してみてはいかがでしょうか。