帳票電子化で解決できる課題と導入のメリット

帳票電子化を導入する前の課題

帳票電子化を導入する前には、以下のような課題があります。

• 帳票作成者ごとに書き方の癖があり、判読しにくい
• 帳票作成に時間がかかる
• 情報の再利用ができない
• 保管スペースと管理業務負担の増大

■帳票作成者ごとに書き方の癖があり、判読しにくい

紙の帳票にはある程度フォーマットが定められていますが、書き込むのが手書きの場合は、どうしても書き方に人それぞれの癖が出てしまいます。

また、必ず記入しなければならない項目が記入されていなかったり記入欄の間違いがあったり、あるいは記入内容が間違っていても、記入している最中には気付かない場合があります。その結果、そのまま次の工程に回されてしまい、チェックされた後に戻されて、再び書き直しの手間が生じてしまいます。

■帳票作成に時間がかかる

手書きで帳票を作成する場合は、どうしてもある程度の時間がかかってしまいます。また、記入ミスをした場合の修正も時間がかかります。さらに大量の帳票を作成せねばならない場合は、疲労により速度が低下することもありえます。

これらの時間が積み重なることで、帳票作成業務に費やす時間が大きくなり、業務全体の効率化の足を引っ張ってしまっている可能性があります。

■情報の再利用ができない

紙に書き込まれて固定された情報は、他の帳票や資料作成に再利用できず、いちいち手作業で転記しなければなりません。また、手作業の転記ではミスが発生しやすくなります。

また、帳票の蓄積が膨大になるほど、検索性が悪くなり、さらに再利用が困難になります。

■保管スペースと管理業務負担の増大

限られた業務スペースの中で、日々増え続ける紙の帳票を保管するためのスペースを確保することは、時にかなりの工夫や労力が必要になります。場合によっては保管スペースを確保するためにより高い家賃の事務所に移転する必要が生じるかもしれません。

また、帳票の移管のための輸送コストや発送の手間にかけるコストも、積み重なれば大きな経営負担となります。

帳票電子化システムの導入メリット

導入メリット1．帳票の作成から保管までのコストを削減できる

帳票電子化により、もちろん時間の短縮や判読しやすさが期待できますが、その大きなのメリットは、コスト削減です。帳票の作成にかかる人件費、用紙代、帳票フォームの印刷代が削減できます。また、画面で閲覧すれば済むことが増えるので、出力費やコピー費も削減できます。

さらに遠隔地に移管する場合も、メール添付やサーバ経由で受け渡しができますし、直接遠隔地からデータベース中のデータを閲覧することが可能になります。このことで郵送費などが削減できます、郵送で発生するタイムラグも生じません。 しかも電子化された帳票は物理的な保管スペースを必要としないため、保管コストも削減できます。

導入メリット2．検索性を高めることができる

膨大な紙の帳票から目的の情報を探し出すには、まず保管場所に移動し、保管されている棚を見つけ出し、その中から該当ファイルを探し出して取り出し、書類の束をめくりながら探していくといった時間と手間のかかる作業が発生しました。

しかし帳票が電子化されれば、デスクに居ながらにして瞬時で検索できます。また、特定の条件で複数の帳票を抽出することも瞬時で可能になりますし、日付順など特定の条件でソートすることも容易です。

導入メリット3．セキュリティやバックアップを強化できる

機密性の高い紙の帳票は、鍵付きのロッカーや金庫などに保管する必要があり、閲覧する場合も管理者に手続きをしなければならない手間がかかりました。

しかし帳票が電子化されると、閲覧者の属性に応じたアクセス権限を設定することができます。さらに権限には閲覧まで、あるいは印刷までなど、レベル設定も行うことが可能です。いちいち管理者に手続きをする手間が不要になりますし、アクセスログが記録されますので、セキュリティ管理は強化されます。

また、帳票が電子データとして保管されることで、遠隔地のサーバーやクラウドへの自動バックアップが可能になります。そのため、災害などによるシステム障害が発生しても、帳票データは安全に保管され、リスク管理も強化されます。

以上のように、帳票電子化は、コスト削減だけでなく、セキュリティ管理やリスク管理も強化されるというメリットも考慮したうえで、導入を検討されると良いでしょう。