電子帳票システムの優良オプション５選

優良オプション機能５つ

基本機能の性能にも違いがありますが、高機能化するにつれてオプションにも注目すべき機能が登場してきました。比較検討をする上で、参考になるオプション機能を５つ抜粋したので、ご紹介いたします。

１）タブレット対応

外出先での帳票データ参照や、会議でのメイン・サブディスプレイとして使用できる。タブレット上での手書き機能や帳票データ検索など、場所を選ばずに多様な活用ができることが特徴。

２）オートメーション機能

印刷・FAX・CSV出力・CD/DVD-ROM作成などの作業を自動で行ってくれる機能（それぞれを単機能で追加する場合がほとんど）。監査会社への対応だけでなく、取引先との請求書のやり取りや、複数拠点を一括管理する際にも活用できる。

３）暗号化

タブレットなどのWeb機能が発達すると同時に、セキュリティ確保のため、ネット上に流れるデータを暗号化し、ハッキングによる財務情報の流出を防ぐ。

４）多言語対応

英語、中国語、韓国語などメーカーによってバリエーションは異なるが、英語に対応しているメーカーは多い。海外に拠点法人を持つ企業は、現地の会計基準に応じた注文書や請求書のフォーマットを多彩に準備しておくとデータ集計の手間が省ける。

５）長期保存サポートシステム

データ保管の際に予め、保管目的別にデータを整理し、必要な時に必要な分だけのデータを取り出せる機能。税務調査や財務状況の報告書作成のために、データ保管庫にはセキュリティと検索、CSVアウトプット機能があると便利。

基本的にこれらの機能はWebサーバとの連携が可能にした機能であり、業務が複雑化した時にはクラウド化するというIT業界の潮流が顕著に現れています。特に、作業現場や道端でも使えるスマートデバイスへの対応は、これから必須機能となる可能性が高いです。また、様々な国の会計基準に照らしたフォーム作成機能までオプション化されるとさらに便利でしょう。

コスト削減のための導入ステップ

経理の方は、業務システムやERPによって既に会計システムを構築・運営しているケースがほとんどだと思います。そのため、既存の帳票データをシステムに取り込めるかどうかは、導入コストを抑える上で非常に有効です。では、初期コスト削減はどのように実現できるのでしょうか。

■同時にタブレット化

原本帳票が紙媒体だった企業がペーパレス化をするとき、同時にタブレットを使って原本からデジタル化する仕組みまで落とし込んでしまうことをお勧めします。紙の利便性に固執する現場の方は多いかと思いますが、運用負担を減らすためには当然原本電子化を考える必要があります。

■不要な帳票は廃棄

ERPをお使いの会社は保有するデータ量が莫大です。かといって、ストレージを増やしたりするのは、コスト面から得策とは言えません。その場合、セキュリティ機能の応用で、使用履歴のないデータを調査し、不要であれば削除しましょう。

■取引先との連携

電子化が進んでいない会社へ請求書や見積書などを電子データで送ると、営業を通じて苦情が来たりします。しかし、大事な取引先であれば尚更書類が多くなりますから、柔軟な対応を求める必要があるでしょう。

電子化するのであれば、特段の事情がない場合、オール電子化に振り切ることが重要でしょう。

まとめ：初期コストは惜しまない方がいい！？

印刷性能、帳票のデザイン・レイアウトなど、効率化だけでなく特定の業務で帳票に高いクオリティを求める企業もあると思います。その場合は、コストが掛かってもクオリティを追求しましょう。帳票と言っても、企業ブランドや格式を意識することは大切なことです。

また、性能の中でも検索機能を特に注意して検討しましょう。大規模のデータでも、そこから簡単に速く情報を引き出せる機能は長く使う上でとても大切です。

オプション機能としてご紹介した５つは、基本性能として備えていてほしい機能でもありますから、本格的に電子帳票システムの導入をご検討の方は、まず自社に必要な機能をリストアップしてみることをお勧めします。