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応募者の管理や選考日程の調整、人材会社とのやりとりなど、人を一人採用するだけでも、膨大な時間と費用がかかります。そのような人の採用に関わる業務を効率化し、コストを削減するのが採用管理システムの役割です。
採用管理システムの機能は、大きく3つにわけられます。
今回はそれぞれの機能の詳細についてご紹介します。
それぞれの人材紹介会社や応募フォームによって、ばらばらに管理されていた応募者の情報を一元管理し、採用業務の効率化を図ります。
応募者の情報やエージェント（人材紹介会社）の情報をシステム上で管理する機能です。応募者の情報を簡単にホームページ上に掲載する機能や、エージェント（人材紹介会社）から応募者の情報を受け取れる機能があります。
データベースと連携可能な応募フォームをホームページ上に設置する機能です。既存のフォーマットが設定されていることが多いので、HTMLが使えなくても簡単にフォームを作成することができます。各種説明会や面接日程が確定した時点で、応募者側には確認メールが送られます。
別々のフォーマットで管理していた応募者の情報を取り込んで一元管理する機能です。人材紹介会社のシステムからダウンロードした応募者情報や、自社内でエクセル管理していた応募者情報を、データベースに取り込むことができます。
応募者を管理しているデータベースから、重複している可能性のある応募者を検出する機能です。メールの誤送信や応募者情報の二重チェックの手間を防ぐことができます。
応募者の選考状況の進捗確認や応募者と選考官の日程調整、応募者の検索など、選考管理に関わる作業を効率化・可視化します。
応募者情報を年齢や性別、大学名などの条件で検索したり、応募者の個人情報を閲覧したりすることが可能です。応募者の検索・抽出作業にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。
データベース内にある応募者の情報やエントリーシートをPDFで閲覧・出力することができます。面接の際の手持ちの資料として活用することができます。
応募者と選考官の面接日の日程調整やそれぞれの面接日時確定の連絡、日程の再調整までを一元管理することができます。また、面接前日にアラートやメールが送られる機能もあり、面接日の失念を防ぐことができます。
選考結果や選考の進捗、内定承諾から入社までの進行状況を管理することができます。時系列表示や選考フェーズでの検索機能により、応募者の状況を一覧表示することが可能です。
メールの一括配信や配信履歴を閲覧できます。メールの誤送信や応募者の個人情報の漏えいのリスクを減らすことができます。
応募者に対するメールの一斉配信や条件検索によって抽出した応募者にメールの配信を行うことができます。配信したメールや配信状況は時系列で管理できます。各種テンプレートを保存できる機能もあるので、メール配信にかかる時間を大幅に削減することができます。
いかがでしたか。
このようなお悩みを抱えている方は、ぜひ、採用管理システムの導入を考えてみてはいかがでしょうか。
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