メールデータを守るメール暗号化ソフトウェアの機能

メール暗号化機能

メール暗号化ソフトウェアの主たる機能は、メール暗号化機能。公開鍵暗号の主流であるRSA暗号方式や国産暗号方式であるCamellia、あるいはZIP方式などを用いて暗号化を行うメール暗号化ソフトウェアが目立ちます。

メール暗号化の７つの機能

添付ファイル暗号化機能

多くのメール暗号化ソフトウェアでは、メール本文だけではなくメールに添付されているファイルも暗号化できる機能を備えています。いくつかのソフトウェアでは暗号化の対象を任意選択でき、添付ファイルのみを暗号化することも可能です。

宛先情報保護機能

情報セキュリティの観点からは、メール本文や添付ファイルのみを保護するだけでは十分な対策とは言えません。宛先に記載されている情報も、個人情報として厳重に管理する必要があります。

そのため最近のメール暗号化ソフトウェアでは、宛先情報を保護する機能も組み込まれています。たとえば同一メールを同時に複数の関係先に送付する際に、誤って連絡先を「To」や「Cc」として登録してしまうことを防ぐ機能などが登場しています。

自動暗号化機能

社内において、いくらメール暗号化に対する意識を高めたとしても、時には「暗号化をし忘れて重要メールを送付してしまう」というヒューマンエラーが発生します。

こうした人為的ミスを防止するために、多くのメール暗号化ソフトウェアでは自動暗号化機能が搭載されています。あらかじめ暗号化すべき宛先、暗号化すべきファイル形式といった情報を登録しておくことで自動的にメールや添付ファイルを暗号化してくれます。

パスワード自動設定機能

自動暗号化機能を備えているメール暗号化ソフトウェアでは、復号に必要なパスワードを自動生成してくれる製品もあります。

暗号化するメールや添付ファイルの量が増えれば増えるほど、使用されるパスワードの数も増えます。そして、大量のパスワードを正確かつ安全に管理することは大変骨の折れる作業です。 メール暗号化ソフトウェアの一部にはこうした面倒なパスワード管理業務を自動で行ってくれる機能が搭載されています。

パスワード自動通知機能

暗号化されたメールや添付ファイルは、暗号化時に設定されたパスワードによって復号することが可能です。したがって、暗号化されたメールなどを送付した際には、送付先に対して復号に必要なパスワードを別のメールで連絡しなければなりません。

このような操作も多くのメール暗号化ソフトウェアでは自動化されています。暗号化メールの送付と同時に送付先に対して自動的に別メールでパスワード情報を伝達してくれるのです。

メール誤送信防止機能

最近のメール暗号化ソフトウェアは、単にメールデータを暗号化できるというだけにとどまりません。 たとえば一部のメール暗号化ソフトウェアでは、送信ボタンを押下した後も一定時間メール送信を保留できる機能が追加されています。一時的に保留状態とすることにより、送信ボタン押下後も一定時間内はメール送信をキャンセルすることが可能なのです。

また、メール内容を上司や管理部門がチェックできる機能を備えているメール暗号化ソフトウェアも存在します。こうしたソフトウェアでは、メール内容を複数の目でチェックすることができるためセキュリティの質を一層向上させることができます。このようなメール誤送信防止機能も、メール暗号化ソフトウェアの一機能として取り入れられるケースが多くなっています。

まとめ

いかがだったでしょうか。メール暗号化の代表的な機能を紹介しました。最後に改めてインターネットを介して行われる通信には、リスクが伴うことを補足しておきましょう。

公衆網といわれるインターネットには、その仕組みからも常にハッキングのリスクにさらされています。機密情報を含む連絡は電子メールを禁止する企業もあるほどです。このようなリスクを認識してメール暗号化ソフトが果たす役割を理解し、導入検討されることをおすすめします。