メールデータを守るメール暗号化ソフトの機能とは？

メール暗号化ソフトの主な機能とは

メール暗号化ソフトウェア機能は、大きく６つにわけられます。具体的には以下の通りです。

• ●添付ファイル暗号化機能
• ●宛先情報保護機能
• ●自動暗号化機能
• ●パスワード自動設定機能
• ●パスワード自動通知機能
• ●メール誤送信防止機能

それではみていきましょう。

添付ファイル暗号化機能

多くのメール暗号化ソフトウェアでは、メール本文だけではなく、メールに添付されているファイルも、暗号化できる機能を備えています。いくつかのソフトウェアでは、暗号化の対象を任意選択でき、添付ファイルのみを暗号化することも可能です。

宛先情報保護機能

情報セキュリティの観点からは、メール本文や添付ファイルのみを保護するだけでは、十分な対策とは言えません。宛先に記載されている情報も、個人情報として厳重に管理する必要があります。

そのため、最近のメール暗号化ソフトウェアでは、宛先情報を保護する機能も組み込まれています。たとえば、同一メールを同時に複数の関係先に送付する際に、誤って連絡先を「To」や「Cc」として登録してしまうことを防ぐ機能などが登場しています。

自動暗号化機能

社内でメール暗号化に対する意識を高めたとしても、時には「暗号化をし忘れて重要メールを送付してしまう」というヒューマンエラーが発生します。

こうした人為的ミスを防止するために、多くのメール暗号化ソフトウェアでは、自動暗号化機能が搭載されています。あらかじめ暗号化すべき宛先、暗号化すべきファイル形式といった情報を登録しておくことで、自動的にメールや添付ファイルを暗号化してくれます。

パスワード自動設定機能

自動暗号化機能を備えているメール暗号化ソフトウェアでは、復号に必要なパスワードを自動生成してくれる製品もあります。

暗号化するメールや添付ファイルの量が増えれば増えるほど、使用されるパスワードの数も増えます。そして、大量のパスワードを正確かつ安全に管理することは、大変骨の折れる作業です。一方、メール暗号化ソフトウェアの一部には、こうした面倒なパスワード管理業務を自動で行ってくれる機能が搭載されています。

パスワード自動通知機能

暗号化されたメールや添付ファイルは、暗号化時に設定されたパスワードによって復号することが可能です。したがって、暗号化されたメールなどを送付した際には、送付先に対して復号に必要なパスワードを別のメールで連絡しなければなりません。

このような操作も多くのメール暗号化ソフトウェアでは、自動化されています。暗号化メールの送付と同時に送付先に対して、自動的に別メールでパスワード情報を伝達してくれるのです。

メール誤送信防止機能

最近のメール暗号化ソフトウェアは、単にメールデータを暗号化できるというだけにとどまりません。

たとえば、一部のメール暗号化ソフトウェアでは、送信ボタンを押下した後も、一定時間メール送信を保留できる機能が追加されています。一時的に保留状態とすることにより、送信ボタン押下後も、一定時間内はメール送信をキャンセルすることが可能なのです。

また、メール内容を上司や管理部門がチェックできる機能を備えているメール暗号化ソフトウェアも存在します。こうしたソフトウェアでは、メール内容を複数の目でチェックすることができるため、セキュリティの質を一層向上させることができます。このようなメール誤送信防止機能も、メール暗号化ソフトウェアの一機能として取り入れられるケースが多くなっています。

メール暗号化システムを使って自社を守ろう！

公衆網といわれるインターネットを介して行う通信は、その仕組みからも、常にハッキングのリスクにさらされています。このようなリスクを避けるためにも、メール暗号化ソフトが果たす役割を理解し、導入検討されることをおすすめします。