エンタープライズサーチの3つの基本機能

エンタープライズサーチの基本

そもそもエンタープライズサーチとは一体何なのでしょうか？ここではエンタープライズサーチの意味やメリット、そして基本機能を簡単にわかりやすく紹介していきます。

エンタープライズとは企業内の検索エンジン

エンタープライズサーチとはファイルサーバやメールサーバなど、企業内のありとあらゆる情報を横断して検索することのできる企業内検索エンジンです。膨大なデータを一瞬で検索できるため、ナレッジ共有としても活用されています。

これを利用することで煩雑したデータから欲しい情報を敏速にかつ簡単に取り出すことができるため、得た情報から企業経営のヒントを見つけられたり、業務を効率的に行えたり、企業戦略に大きく貢献できるのです。

エンタープライズサーチに関して詳しく記載した記事を以下で紹介していますので、是非参考にしてください。

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エンタープライズ３つの基本機能

エンタープライズサーチの基本的な3つの機能を紹介します。

• １　全文検索
• ２　資料の絞り込み機能
• ３　サムネイルの強調機能

以下で詳しく解説していますので、早速読み進めていきましょう。

【機能１】 全文検索

社内の資料を検索エンジンと同様の使い心地で検索することができます。検索対象は、フォルダ名やファイル名だけではなく、ファイル内のテキストも検索対象となり、検索スピードも速く、数千万件のファイルが数秒で表示されます。

テラバイト級のファイルにも対応し、Office文書だけでなく、画像、動画、DTP、PDFなども検索対象であるため、複数のサーバにまたがった検索も可能です。既存の文書管理システムの拡張機能としても利用できます。

【機能２】 資料の絞り込み

社内の資料数が膨大になれば、検索でヒットする資料も多くなり、結果として資料を探すのに手間取ってしまいます。エンタープライズサーチでは、フォルダ選択機能があり、検索範囲を指定できます。AND検索よりも簡単に絞り込むことができるのです。

これにより、ファイルが格納されているフォルダを絞って検索できるため、過去の案件ごとの検索や事業年度ごとの検索が可能となります。また、ページごとの閲覧ログもつけることができ、誰がどのファイルを閲覧したかをログとして取得することが可能となります。

【機能３】 サムネイルの強調

インターネットの検索エンジンでは、検索結果に、キーワードが強調表示され、どの検索結果を使うべきかファイルを開く前にわかるサムネイル機能があり、エンタープライズサーチでは、この機能を取り入れています。

キーワードが含まれる前後のテキストを検索結果に表示し、ファイルの詳細を見なくとも、書類が必要なものであるか見当をつけることができるのです。

また、検索結果をより使いやすくするために、エクスプローラのように階層をたどらず、絞り込み項目をクリックするだけで目的のファイルに素早くたどり着くことができます。

運用管理に特化した機能も

ここまでエンタープライズサーチを利用する際の機能を紹介してきましたが、以下ではシステムの運用管理に関する機能を紹介していきます。

運用管理機能

運用管理機能とは、検索キーワードと記事を関連付けたり、RSS機能を活用し検索情報を常に更新させたり、検索ログを管理し検索レポートを作成するなど、エンタープライズの運用を行う機能です。

エンタープライズの運用機能を紹介してきましたが、導入後の運用方法を以下の記事で紹介していますので、是非参考にしてください。

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セキュリティ機能

セキュリティ機能には主に２つあります。１つ目は閲覧制限機能です。権限が認められたユーザーに対して検索結果を表示させる機能で、２つ目は認証機能です。システムを利用する際にユーザーの認証を行います。

早速エンタープライズサーチの製品を選定してみたい！という方は以下の記事で選び方を紹介していますので、是非参考にしてください。

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エンタープライズサーチの機能を理解して導入検討しよう

エンタープライズサーチは検索エンジンと同じ感覚で、過去の膨大な資料の中から、現在の仕事に必要で重要な資料を瞬時に検索することが可能となります。

資料作成で使用した画像や動画ファイルなども資料として検索の対象になり、その他さまざまなファイル形式に対応しています。近年では、アクセス権限管理機能やRSS機能（更新情報の配信機能）が搭載された製品もでてきました。

エンタープライズサーチを活用し、情報の整理・活用やナレッジマネジメントを行い、自社の売上に貢献しましょう。

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