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エンタープライズサーチとは、企業内に集まる膨大な社内資料を検索し、資産として活用するための支援システムです。社内情報をインターネットの検索エンジンと同様に検索することができますので、簡単な操作で資料を見つけられます。社内資料のファイル名だけでなく全文検索ができますので、必要なキーワードを入力するだけで関連資料をピックアップできます。 ここではエンタープライズサーチで多くの製品に用意されている3つの機能を中心にご紹介します。
社内の資料を検索エンジンと同様の使い心地で検索することができます。検索対象は、フォルダ名やファイル名だけではなく、ファイル内のテキストも検索対象となります。また検索スピードも速く、数千万件のファイルが数秒で表示されます。要求するマシンスペックは高くなりますが、高性能な検索エンジンで高速検索を実現します。
テラバイト級のファイルにも対応し、さらにOffice文書だけでなく、画像、動画、DTP、PDFなども検索対象とします。複数のサーバにまたがった検索も実現します。既存の文書管理システムの拡張機能としても有用です。
社内の資料数が膨大になれば、検索でヒットする資料も多くなり、結果として資料を探すのに手間取ってしまいます。エンタープライズサーチでは、フォルダ選択機能があり、検索範囲を指定できます。AND検索よりも簡単に絞り込むことができるのです。
これにより、ファイルが格納されているフォルダを絞って検索できるため、過去の案件ごとの検索や事業年度ごとの検索が可能となります。また、ページごとの閲覧ログもつけることができ、誰がどのファイルを閲覧したかをログとして取得することが可能となります。
インターネットの検索エンジンでは、検索結果に、キーワードが強調表示され、どの検索結果を使うべきかファイルを開く前にわかるようになっている機能があります。エンタープライズサーチでは、このサムネイル機能を取り入れています。キーワードが含まれる前後のテキストを検索結果に表示し、ファイルの詳細を見なくとも、書類が必要なものであるか見当をつけることができます。
また、検索結果をより使いやすくするために、エクスプローラのように階層をたどらず、絞り込み項目をクリックするだけで目的のファイルに素早くたどり着くことができます。
このように、エンタープライズサーチは検索エンジンと同じ感覚で、過去の膨大な資料の中から、現在の仕事に必要で重要な資料を瞬時に検索することが可能となります。また、画像や動画に対する検索機能も備えていますので、資料作成で使用した画像や動画ファイルなども資料として検索の対象になります。その他さまざまなファイル形式に対応しています。
過去の資料を含み社内に散在しているすべての資料を企業の資産として有効活用できるエンタープライズサーチの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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