エンタープライズサーチの3つの基本機能

エンタープライズサーチの基本機能

エンタープライズサーチとはファイルサーバやメールサーバなど、企業内のありとあらゆる情報を横断して検索することのできる企業内検索エンジンです。膨大なデータを一瞬で検索できるため、ナレッジ共有としても活用されています。

ここからは、そのエンタープライズサーチの基本的な3つの機能をご紹介します。

【機能１】 全文検索

社内の資料を検索エンジンと同様の使い心地で検索することができます。検索対象は、フォルダ名やファイル名だけではなく、ファイル内のテキストも検索対象となります。また検索スピードも速く、数千万件のファイルが数秒で表示されます。要求するマシンスペックは高くなりますが、高性能な検索エンジンで高速検索を実現します。

テラバイト級のファイルにも対応し、さらにOffice文書だけでなく、画像、動画、DTP、PDFなども検索対象とします。複数のサーバにまたがった検索も実現します。既存の文書管理システムの拡張機能としても有用です。

【機能２】 資料の絞り込み

社内の資料数が膨大になれば、検索でヒットする資料も多くなり、結果として資料を探すのに手間取ってしまいます。エンタープライズサーチでは、フォルダ選択機能があり、検索範囲を指定できます。AND検索よりも簡単に絞り込むことができるのです。

これにより、ファイルが格納されているフォルダを絞って検索できるため、過去の案件ごとの検索や事業年度ごとの検索が可能となります。また、ページごとの閲覧ログもつけることができ、誰がどのファイルを閲覧したかをログとして取得することが可能となります。

【機能３】 サムネイルの強調

インターネットの検索エンジンでは、検索結果に、キーワードが強調表示され、どの検索結果を使うべきかファイルを開く前にわかるようになっている機能があります。エンタープライズサーチでは、このサムネイル機能を取り入れています。

キーワードが含まれる前後のテキストを検索結果に表示し、ファイルの詳細を見なくとも、書類が必要なものであるか見当をつけることができます。

また、検索結果をより使いやすくするために、エクスプローラのように階層をたどらず、絞り込み項目をクリックするだけで目的のファイルに素早くたどり着くことができます。

エンタープライズサーチがもたらす効果

このように、エンタープライズサーチは検索エンジンと同じ感覚で、過去の膨大な資料の中から、現在の仕事に必要で重要な資料を瞬時に検索することが可能となります。

また、画像や動画に対する検索機能も備えていますので、資料作成で使用した画像や動画ファイルなども資料として検索の対象になり、その他さまざまなファイル形式に対応しています。近年では、アクセス権限管理機能やRSS機能（更新情報の配信機能）が搭載された製品もでてきました。

エンタープライズサーチを活用することによって、情報の整理・活用やナレッジマネジメントを行うことができるので、自社の売上に貢献する場合もあります。ぜひ導入をして、その効果を実感してみてはいかがでしょうか。