エンタープライズサーチで解決できる課題とメリット

エンタープライズサーチ導入前によく見られる課題

「知の共有」が、企業価値を高めるためるうえでの大きな課題となっています。それを技術面から支援するのがエンタープライズサーチであると言えます。

企業内の情報共有については、以下のような課題が挙げられます。

• 1. 目的の情報にたどり着くまでの時間ロスが大きい
• 2. 情報共有の推進と同時に必要となる情報漏洩対策に課題がある
• 3. 日々、増大していく情報に対応できていない
• 4. 顧客など外部への情報発信の要求に対応できていない

エンタープライズサーチは、組織横断的に情報にアクセスするための手段を提供しつつ、同時にセキュリティも確保するという、一見すると両立の難しい課題を同時に解決します。エンタープライズサーチの特長に即しながら、上述の課題をどのように解決できるのか、その導入メリットを具体的に考えてみましょう。

エンタープライズサーチの導入メリット

導入メリット1.　目的の情報にたどりつくまでの時間を短縮できる

ひと口に情報といっても、それが格納されているシステムやファイルフォーマットは一様ではありません。IT化を推進すればするほど、企業内ではいくつものシステムが稼働するようになり、多様なフォーマットのファイルが使われるようになります。これがアクセスの壁となって、せっかくの情報が分散しがちとなり、全体を俯瞰したり、目的の情報を引き出すことが困難になっていきます。

エンタープライズサーチを導入することで、こうしたシステムの違い、ファイルフォーマットの違いを乗り越えて、情報を横断的に検索するしくみを構築することができます。たとえば、ひとつのキーワードから、顧客情報、販売情報、購買情報、製品情報、財務情報…など、複数部門が保有する膨大な情報から関連のある情報を引き出し可視化することができるようになります。この結果、企業内で多くの気づきが生まれ、新たな知が再生産されるという好循環が生まれることを期待できるのです。

導入メリット2.　情報共有を進めつつ、確実なアクセス制御を実現できる

ITの利便性は、一方で企業に新たなリスクをもたらします。エンタープライズサーチを利用する場合にも、情報共有の推進と同時に、漏えい対策等への配慮が必要となってくるでしょう。

エンタープライズサーチにおいては、情報や検索者にアクセス権を設定し、その範囲内で検索を許可する機能が必須となります。これはインターネット上の検索エンジンとは異なる大きな特徴です。誰がどんな情報にアクセスして良いかをきめ細かく制御・記録することができ、機密情報やプライバシーに関わる情報が漏えいしないよう万全の対策を実施することが可能となります。

システム側の変更や、企業の組織変更などにともなって、アクセス権も変更していくことがセキュリティ対策としてたいへん重要です。この作業をどれだけスムーズに行えるかも、製品の選択にあたって重要なポイントになるでしょう。

エンタープライズサーチの利便性ばかりに目を奪われることなく、アクセス権制御の機能を使いこなし、情報が正しく活用されるよう万全の配慮をしたいものです。

導入メリット3.　情報の増大に耐えられる企業内検索エンジン

企業が保有する情報は今後も増え続けることは間違いありません。また情報を処理するシステムもどんどん高度なものになり、利用されるデバイスも多様になるでしょう。

エンタープライズサーチもまた、そうした情報量増大やシステムの成長に対応できるスケーラビリティを備える必要があります。現行のエンタープライズサーチ製品の中にも、たとえば分散コンピューティングの手法を用いて高い拡張性をアピールするものなど、アーキテクチャの面で特長を備えたものが登場しています。 またスマートフォンやタブレットなどのデバイスからも利用できる製品もあります。

導入メリット4.　社内だけでなく、顧客など外部にも利便性を提供できる

これまで企業内での情報活用という視点からのみ課題を見てきましたが、エンタープライズサーチは顧客など外部のユーザーにも利便性を提供することが可能になります。

たとえばヘルプデスクや製品サポート情報など、ユーザーの求める情報をスピーディーに検索できるようになれば、顧客満足度は間違いなく向上します。このようにエンタープライズサーチを活用すれば、企業内から関連情報をひろく抽出、分析することによって、製品やサービスの付加価値の向上に結びつけていくことができるでしょう。

エンタープライズサーチは大きな利便性をもたらす一方で、セキュリティ面で十分に配慮しながら運用していくことが必要な製品です。保有するリソースの規模や種類は企業ごとに大きく異なるため、製品ごとの特色をよく見定め、相応しい製品を選択し、使いこなしていくことで、大きな力を発揮してくれるでしょう。