エンタープライズサーチで解決できる課題と導入効果を一挙解説

エンタープライズサーチ導入前によく見られる課題

インターネット上の情報を検索して活用するためにGoogleやYahoo!などの検索エンジンが身近で不可欠なものとなっているように、企業内の情報を有効活用するためには、インターネットと同様に柔軟な検索とアクセスのしくみが必要です。

企業内の情報共有には主に以下のような課題が挙げられます。

• 1. 目的の情報にたどり着くまでの時間ロスが大きい
• 2. 情報共有の推進と同時に必要となる情報漏洩対策に課題がある
• 3. 日々、増大していく情報に対応できていない
• 4. 顧客など外部への情報発信の要求に対応できていない

エンタープライズサーチは、組織横断的に情報にアクセスするための手段を提供しつつ、同時にセキュリティも確保するという、一見すると両立の難しい課題を同時に解決します。

エンタープライズサーチの概要について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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エンタープライズサーチの導入効果

エンタープライズサーチの特長や、上述の課題をどのように解決できるのか、得られる導入効果を具体的に紹介していきます。

効果１：目的の情報にたどりつくまでの時間を短縮

ひと口に情報といっても、それが格納されているシステムやファイルフォーマットは一様ではありません。IT化を推進すればするほど、企業内ではいくつものシステムが稼働するようになり、多様なフォーマットのファイルが使われるようになります。これが社内情報が見つけられない原因です。

エンタープライズサーチを導入することで、こうしたシステムの違い、ファイルフォーマットの違いを乗り越えて、情報を横断的に検索するしくみを構築することができます。たとえば、ひとつのキーワードから、顧客情報、販売情報、購買情報…など、複数部門が保有する膨大な情報から関連のある情報を引き出し可視化が実現できます。

エンタープライズサーチのメリット・デメリットについて詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

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効果２：情報共有を進めつつ、確実なアクセス制御を実現

ITの利便性は、一方で企業に新たなリスクをもたらします。エンタープライズサーチを利用する場合にも、情報共有の推進と同時に、漏えい対策等への配慮が必要となってくるでしょう。

エンタープライズサーチにおいては、情報や検索者にアクセス権を設定し、その範囲内で検索を許可する機能が必須となります。誰がどんな情報にアクセスして良いかをきめ細かく制御・記録することができ、機密情報やプライバシーに関わる情報が漏えいしないよう万全の対策を実施することが可能となります。

システム側の変更や、企業の組織変更などにともなって、アクセス権も変更していくことがセキュリティ対策としてたいへん重要です。この作業をどれだけスムーズに行えるかも、製品の選択にあたって重要なポイントになるでしょう。

エンタープライズサーチの利便性ばかりに目を奪われることなく、アクセス権制御の機能を使いこなし、情報が正しく活用されるよう万全の配慮をしましょう。

セキュリティについて紹介してきましたが、エンタープライズサーチ導入の失敗を防ぐためにすべきことを以下の記事で紹介していますので是非参考にしてください。

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効果３：情報の増大に耐えられる企業内検索エンジン

企業が保有する情報は今後も増え続けることは間違いありません。また情報を処理するシステムもどんどん高度なものになり、利用されるデバイスも多様になるでしょう。

エンタープライズサーチもまた、そうした情報量増大やシステムの成長に対応できるスケーラビリティを備える必要があります。現行のエンタープライズサーチ製品の中にも、分散コンピューティングの手法を用いて高い拡張性をアピールする製品やスマートフォンやタブレットなどのデバイスからも利用できる製品が登場しています。

企業内検索エンジンは製品ごとに機能が違います。基本的なエンタープライズサーチの機能を以下の記事で紹介していますので是非参考にしてください。

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効果４：社内だけでなく、顧客など外部にも利便性を提供できる

これまで企業内での情報活用という視点から課題を見てきましたが、エンタープライズサーチは顧客など外部のユーザーにも利便性を提供することが可能です。たとえばヘルプデスクや製品サポート情報など、ユーザーの求める情報をスピーディーに検索できるようになれば、顧客満足度は間違いなく向上するでしょう。

このようにエンタープライズサーチを活用すれば、企業内から関連情報をひろく抽出、分析することによって、製品やサービスの付加価値の向上に結びつけていくことができるでしょう。

早速エンタープライズサーチを導入したい！と思った方は以下の記事で選び方を紹介していますので是非参考にしてください。

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エンタープライズサーチで社内の課題を解決しよう

エンタープライズサーチは大きな利便性をもたらす一方で、セキュリティ面で十分に配慮しながら運用していくことが必要な製品です。保有するリソースの規模や種類は企業ごとに大きく異なるため、製品ごとの特色をよく見定め、相応しい製品を選択し、使いこなしていくことで、大きな力を発揮してくれるでしょう。

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