経費精算システムで作業が効率的に！？ 領収書も電子保存が可能？

スマホ撮影した領収書で経費精算が可能？

経費精算業務はIT技術の発展と法改正により、便利に処理できるようになってきました。特にインパクトが大きいことは国税関係書類である領収書の電子化です。領収書を電子化するだけでなく、スマートフォンで処理できるようになったことで、業務効率が大幅に改善しました。

しかし、このスマートフォンを使った領収書の電子化には押さえておくべきポイントがいくつかあります。ここからはスマートフォンで撮影した領収書で経費精算ができるかどうかを説明していきます。

今まで電子保存が進まなかった理由

近年ではスマートフォンで撮影した領収書のデータを使って経費精算を行えるようになりました。実は10年以上前から領収書などの国税関係書類を電子化し保存する法律はありました。しかし、この法律は領収書を保存する要件が厳しかったため、今まで電子保存が進みませんでした。経費精算を適切に行うためには、電子データを保存する法律を把握しておくことが大切です。

領収書の電子保存に関する法律は大きく分けて「電子帳簿保存法」と「e文書法」の２種類あります。「電子帳簿保存法」は1998年に施行された法律であり、国税関係書類の電子データ保存が認められました。さらに2005年に施行された「e文書法」によって、これまで紙の原本保存が原則だった領収書の電子データ保存が可能になります。しかし、この段階ではまだ法律の規制が厳しかったため、実用的な法律とはいえませんでした。

法改正により電子保存が可能に！

2016年に電子帳簿保存法の法改正が行われ、保存する要件はあるものの、スマートフォンで撮影した写真を電子データとして使えるようになりました。法改正以前は、専用のスキャンを行わなければ電子データとして認められませんでした。また、指定されたスキャナには金額設定があり、用意する必要があります。

このように、今までは専用のスキャンが必要だったため、電子保存できたとしても事務所で経費精算処理を行い、通常の業務に加えスキャンする手間がかかるため、業務の負担はかえって増えてしまいます。法改正以降はスキャナに関する指定が廃止されたため、スマートフォンのカメラで保存したデータも有効です。

しかし、スマートフォンのカメラで撮影した領収書のデータもいくつかの要件があります。

スマホ保存の要件

スマートフォンで撮影した領収書を電子データとして保存するための要件は以下の通りです。

• ●不正防止のため、複数の事務担当者が相互チェックを実施
• ●税理士の定期的に検査を行うなどの社内体制の整備が必要
• ●領収書は受領後3日以内のタイムスタンプが必要（電子署名は不要）

※タイムスタンプ：電子データの存在が認められるように、日時や時刻を記したスタンプです。

スマートフォンを使った領収書の電子化には、このような要件を満たす必要がありますが、法改正によって領収書を電子保存するハードルは低くなりました。

領収書電子保存のメリット・デメリットや注意点は？

ここまで説明してきたように、領収書を電子保存することで経費精算業務を効率化できます。今までは事務所でなければできなかった経費精算業務も、スマートフォンを活用することで、外出先でも作業ができるようになりました。

しかし、確実に運用するためには領収書の電子保存のメリットとデメリットを把握しておかなければなりません。 ここからは領収書を電子保存するメリットとデメリット、注意点を説明していきます。

領収書を電子保存する４つのメリット

領収書を電子保存するメリットは大きく分けて４つあります。

保管コストの削減

領収書を原本（紙）で保存すれば、保管するスペースは必要ありません。また、領収書を貼り付ける台紙も不要になるため紙のコストも削減できます。

バックアップの管理が可能

紙の領収書を保管しているとスペースを使うだけでなく、紛失や火災による消失の可能性があります。領収書を電子データ化することで、バックアップの保管可能になり、物理的な被害を受けず安全に保管できます。

経理業務の効率化

今まで経費精算を行うときには紙の台紙に領収書を貼り付け保管するため、作業面の負担は大きかったです。しかし、スマートフォンで撮影するだけで領収書を電子化できるため、経理業務を効率化できます。また、複数拠点がある企業も国税関係書類は本社で管理するケースがあり、このような場合に発生する輸送コストを削減できます。

スタッフの生産性の向上

領収書をスマートフォンで撮影し、金額などの情報を入力するだけで申請が可能になるため、業務効率は大幅に改善します。会計システムなどと連携することで、転記による入力漏れやミスを防ぐことが可能です。

領収書を電子保存する３つのデメリット

領収書を電子保存するデメリットは大きく分けて３つあります。

変化に対応できない人がいる場合がある

領収書を電子保存するためにはスマートフォンで撮影して申請する必要があります。今までの経費精算処理と比較すると業務改善はできますが、手順が大きく変わるため、変化に対応できない人が出る場合があります。

必要な機能が揃っていない場合がある

適切に経費精算を行うためには経費精算システムを使う必要がありますが、領収書を撮影する機能やタイムスタンプ機能がないシステムも存在します。業務改善を行うためには、領収書を電子化する機能を持つ経費精算システムを導入しなければなりません。

情報管理が100%安全ではない

経費精算で処理するデータは企業にとって重要な情報です。経費精算申請を行うスマートフォンは社員が個人で使用している端末であることも多く、セキュリティ対策もバラバラです。実際に撮影した領収書などの記録も端末本体に保存されており、スマートフォンを紛失すると情報漏えいが起こります。このように情報管理面で課題があるため、セキュリティ対策が必要です。

導入の際の注意点

スマートフォンで撮影したデータを使って経費精算を行うことは可能ですが、撮影した領収書の画質によっては税務署の指摘を受ける可能性もあります。高画質で保存できるシステムや、AIを使って文字認識を行えるようなシステムを使うことが求められます。

まとめ：経費精算システムの特徴を押さえよう！

いかがでしたか。今回は経費精算システムや領収書の電子化などについて紹介してきました。領収書を電子保存することで経費精算が効率化されますが、デメリットや注意点も存在します。経費精算業務を効率化するためには、システムの特徴をよく押さえ、自社にあった経費精算システムを導入しましょう。