経費精算ワークフローとは？システム化するメリットは？

経費精算ワークフローとは

業務の一連の流れをワークフローと言います。たとえば、購買申請においては申請から上長による承認、総務担当による発注までがワークフローです。そして、経費精算ワークフローとは、経費精算に必要な申請や承認の流れのことを言います。

一口に経費精算と言った場合、業務のどこからどこまでを指すのか分かりません。しかし、ワークフローという言葉を使うことで、申請から承認・決裁までの一連の流れを指すことが明確になります。

経費精算ワークフローをシステム化するメリット

経費精算のワークフローは紙で管理することもできます。申請者は申請書に必要事項を記入して上長に渡し、上長はそこに承認印を押して…という流れです。

しかし、紙で管理するとさまざまな問題が生じます。

たとえば、申請書に記入漏れがあった場合、上長は申請者に申請書を差し戻さなければなりません。申請者と上長が互いに近くにいれば良いですが、違うオフィスにいたり、一方が出張していたりすると多くの時間がかかります。また、ワークフローがどこまで進んでいるのかを確認する方法がないことや、領収書などの紛失・盗難リスクもあるのも問題です。

そこで有効なのが、経費精算ワークフローのシステム化です。すべてがITシステム上で完結するようになります。これならば物理的な紙の移動は必要ないうえ、進捗状況をシステム上で確認できます。また、記入漏れや計算ミスなどがあればシステムが検出してくれるため、差し戻しの頻度も減るでしょう。

経費精算ワークフローを効率化できるシステム

経費精算ワークフローをシステム化するには、どのようなITシステムを導入すれば良いのでしょうか。

１．ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、企業のさまざまな申請・承認・決裁業務のワークフローを管理するITシステムです。経費精算のほか、勤怠管理や総務・人事など幅広いワークフローに対応しています。初めからこれら多くの業務用に申請書のテンプレートなどが搭載されており、最小限の負担でワークフローを進められます。

ただし、幅広く対応している分、それぞれの業務に関する高度な機能は備わっていません。あくまでワークフローを管理するITシステムであるため、それ以外の業務はほかのシステムを利用する必要があります。

２．ワークフロー機能がついた経費精算システム

経費精算システムとは、その名のとおり経費精算を効率化するITシステムです。ルート検索による交通費の算出や会計ソフトとの連携、データ分析など、経費精算に関するさまざまな機能を備えています。

そして、経費精算システムの中には、ワークフロー機能が付いたものがあります。こちらは前述のワークフローシステムとは異なり、経費精算に特化しているのが特徴です。あくまで経費精算システムであるため、勤怠管理を始めとしたそのほかのワークフローには対応していません。

ワークフロー機能付きの経費精算システムと、ワークフローシステムのどちらを導入すべきかは、企業によって異なります。自社のワークフローを一元管理することに主眼を置くならワークフローシステムが良いでしょう。一方、経費精算の効率化を目指すのなら、ワークフロー機能付き経費精算システムに軍配が上がります。

経費精算ワークフローのシステム化を検討しよう！

ワークフローは申請から承認、決裁までの流れのことです。経費精算におけるこれらの流れを経費精算ワークフローと呼びます。紙で管理することも可能ですが、システム化するとミスの減少やペーパーレス化などさまざまなメリットを得られます。そこで有効なのが以下のITシステムです。

• ■ワークフローシステム
• ■ワークフロー機能がついた経費精算システム

自社に適したシステムを導入し、経費精算ワークフローを効率化しましょう。