経費精算システム 4つの導入事例をご紹介！～業種別・特徴別～

そもそも経費精算システムとは

経費精算システムとは、出張費や交通費、消耗品などの経費の申請や承認業務を支援するシステムです。従来の方法では紙の申請書に記入をして承認者へ回すため、申請者・承認者ともに時間と工数を費やしていました。近年、この経費精算にも電子化が進み、経費精算システムの導入が増えてきています。

ここでは、経費精算システムの導入メリットについてご紹介します。

導入のメリット

メリット1．作業のミスや手間を軽減

前述のように、手作業での申請にはミスや手間が発生します。ミスが発生すると、後戻り作業をしなければならないため、さらに工数がかかります。また、月末に申請が集中することで、申請内容のチェックや入力などを行う経理部門の工数も膨大なものになります。

経費精算システムを導入することで申請から集計作業がシステム化され、手入力によるミスや手間を大幅に削減することができます。また、PCのほかスマートフォンなどにも対応していれば、時間や場所を選ばず経費精算業務を行うことができ、月末に焦って申請をするということもなくなるでしょう。

メリット2．申請内容の不正を防止

接待などの交際費は申請者に依存する部分が多く、事前申請のない経費申請には不正が起きる可能性もあります。経費精算システムには事前申請機能を搭載している製品があったり、経路検索と連携していたりなど申請内容の精度を高められるため、不正申請を防止することができます。

メリット3．情報の一元管理が可能

特に複数拠点の場合、クラウド型の経費精算システムを導入することで、各拠点から本社にデータを集約することができ、正確に把握することができます。

経費精算システムを選定するために大切なポイント

様々なメリットがある経費精算システムですが、選定する際のポイントについて2つご紹介します。

自社に必要な機能が揃っているか

経費精算システムには多くの機能が搭載されていますが、そのすべてが必ずしも自社に必要であるとは限りません。また、機能が多く高性能になるにつれて高額になることもあります。自社の課題を解決できる機能は何か、そしてその機能が揃っているのかを確認し、導入検討を進めましょう。

誰でも使えるような操作性か

いくら性能がよくても、使い勝手に問題があれば現場に浸透せず、使われなくなってしまいます。誰でも簡単に操作ができるかを事前に確認しましょう。また、本格運用を開始する前に、使い方のレクチャーなどを行うことによって、よりスムーズに導入できます。

経費精算システム導入事例

経費精算システムを導入した企業の特長ごとに、導入効果など４つの事例をご紹介します

A社の場合

特徴：

　　 　グループ会社や拠点が多い

課題：

• ・本社の経理が全拠点の経費精算を担当
  　拠点数が多く毎月処理すべき精算作業量の把握に時間がかかる。
• ・エクセルを利用して管理
  　申請書や領収書を一つ一つを目視で確認してデータを作成するため手間がかかる。

導入効果：

• ・本社や拠点でデータを連携し、申請ボタンを押すだけで申請が可能になった。
  　その結果、精算業務の進捗がリアルタイムで把握できるようになった。
• ・手作業で行っていた仕訳データや振込みデータの作成をシステムで自動化
  　その結果、作業時間を短縮できミスもなくなった。

B社の場合

特徴：

　　 　会社独自の制度がある

課題：

• ・会社独自の制度に付随して発生する経費の精算作業が手間だった。
• ・会社が組織拡大のフェーズにあり、経理業務を手作業で実施することが限界だった。

導入効果：

• ・会社独自の制度による細かい経費精算作業の負担が軽減された。
• ・組織拡大に伴い、経理業務を細分化・システム化に成功
  　会計システムへのデータ連携もスムーズに行えるようになった。

C社の場合

特徴：

　 　　海外出張が多い

課題：

• ・国内出張・海外出張の旅費精算システムが別々に存在していた。
  　そのため、申請側も管理側も非常に不便だった。
• ・外貨のレート換算を自分で行う必要があり手間がかかる。

導入効果：

• ・国内や海外の精算が１つのシステムでまとめられ申請・管理が容易になった。
• ・自動的にレート換算がなされるため精算業務にかかる手間が軽減した。

D社の場合

特徴：

　　 　在宅勤務が多い

課題：

• ・在宅勤務の社員が多い
  　そのため申請が遅れることも多く、それによる管理側の負担も大きい

導入効果：

• ・出張や在宅勤務の場合にも、社外から申請ができるようになった。
• ・オンラインで申請状況が一覧で見えるため、管理側の負担が軽減された。
• ・申請がどこでとまっているのか、承認された申請がどれなのかを把握できるようになった。

まとめ

いかがでしたか？経費精算システムの基礎知識から導入ポイントまで解説してきました。企業によって、抱える課題は様々です。選定の際には、まず自社の課題を洗い出して、それを解決できるような製品を選定してきましょう。