スマホで経費精算を行うメリットとは？問題点も解説！

スマホでの経費精算とは

従来の紙証憑を使った経費精算は、業務工数が多く、時間がかかっていました。しかし、スマホでの経費精算は、スマホでレシートや領収書を撮影して上司に申請でき、それを上司がスマホで承認できるので、経費精算がスマホだけで完結します。現在、多くの企業では経費精算システムを導入し、煩雑な紙での経費精算からスマホでの経費精算に移行しています。

スマホでの経費精算は法的に認められている

2016年に電子帳簿保存法が改正され、証憑の電子化が規制緩和されました。そのため、PDFなどでの電子データでの証憑保存が可能になり、原紙の保存は不要になりました。スマホで撮影した領収書も証憑として法的に認められるようになったので、スマホ対応の経費精算システムを導入し業務効率を向上させている企業が増加しています。

参照：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律

スマホで経費精算できるメリット【担当者別】

まず始めに、スマートフォンで経費精算ができるようになるメリットをご紹介します。企業の営業担当者、経理担当者のそれぞれに利点があります。

営業担当者が得られるメリット

経費精算をスマホで行うことで、営業担当者にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

場所を問わず申請ができる

スマホで経費精算の申請作業ができることで、わざわざ経費精算を行うためだけに帰社する必要がなくなります。移動等の隙間時間の有効活用にもつながります。

金額・日付・店名などの領収書情報が項目ごとに自動入力される

領収書を撮影するだけで、従来行っていた領収書の情報を自分で入力する必要がなくなり、手間を省くことができます。

経理担当者が得られるメリット

経費精算をスマホで行うことで、経理担当者にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

場所を問わず申請・承認ができる

社外でも経費申請を行うことができるようになることで、申請の遅滞が少なくなり業務をスムーズに行うことができるようになります。

領収書情報が、項目ごとに自動入力される

従来行っていた領収書の情報を入力する必要がなくなり、手間を省くことができます。

スマホ対応した経費精算システム導入で起こり得る問題とは

スマホで経費精算ができると、営業にとっても経理にとっても良いことだらけのように思えますね。しかし、問題点もいくつかあります。

問題点1．不鮮明な画像に対しての対応が必要

スマホで撮影した場合、手ブレや画質によって画像が不鮮明で読み取れないケースが考えられます。このように、スマートフォンを利用した経費精算には問題もあります。1の問題については、政府の規制緩和と大きく関係しています。今後の動きはどうなるでしょうか？

問題点2．スキャナ後の書類にタイムスタンプが必要

領収書などの書類の受領翌日から3日以内にタイムスタンプを押さなければならないのが原則です。しかし、3日以内のルールは、運用上難しいと言われていました。

そこで、平成29年6月に、国税庁から出された新通達に沿った場合は、条件を満たせば、1か月＋1週間以内に、受領者本人が電子化を行ってもよいとされました。

ここまで、スマホでの経費精算について解説してきました。スマホでの経費精算には問題点もありますが、やはり便利な側面が大きいといえるでしょう。そこで、次の記事ではスマホで使えるアプリ対応の経費精算システムを紹介していますので、ぜひ見てみてください。

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以上、スマートフォンを活用した経費精算の効率化について述べました。いくつかの問題点もあり、完璧なシステムとは言えません。しかしながら、外回りが多い営業の方や、単純作業に追われている経理の方にとっては非常に有効なシステムだと思います。また、文書の電子化は今後必ず訪れるでしょう。ぜひ以下の記事を読み、自社にあったシステムを選定し、取り入れてみてはいかがでしょうか？

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