面倒な経費精算、スマートフォンで簡単に！

アナログの経費精算は時間の無駄！

経費精算、現状ではどう行われているのでしょうか？　交通費・経費精算システム「楽楽精算」を提供する株式会社ラクスの調査によると、「表計算ソフトで集計している」「会計ソフトに入力している」といった企業が多く、紙と電卓で集計しているという企業も少なくありません。あなたの会社でこのようなことはありませんか？

出典：株式会社ラクス「約8割の企業が無駄な作業をしている？経理業務はもっと楽になる」 https://www.rakurakuseisan.jp/news/news121031.php

• 営業の担当者が経費精算のためだけに帰社する
• 経理の担当者が精算業務のために残業する

様々なことの電子化が進んだ現代において、アナログな経費精算の煩わしさにうんざりしている方も多いはずです。その手間を解消するのが経費精算システムであり、さらにその多くがスマートフォンやタブレットに対応しています。では、スマートフォンにおける経費精算のメリット・問題点はなんでしょうか？

スマホで経費精算できると、こんなに楽！

まず始めに、スマートフォンで経費精算ができるようになるメリットをご紹介します。企業の営業担当者、経理担当者のそれぞれに利点があります。

■営業担当者

• ◎場所を問わず申請ができる
• 　→わざわざ精算のためだけに帰社する必要がなくなる
• ◎領収書を撮影すると、金額・日付・店名などの領収書情報が、項目ごとに自動入力される
• 　→領収書の情報を自分で入力する必要がなく、手間が省ける

■経理担当者

• ◎場所を問わず申請・承認ができる
• 　→申請の遅滞が少なくなるため業務をスムーズに行える
• ◎領収書情報が、項目ごとに自動入力される
• 　→領収書の情報を入力する必要がなく、手間が省ける

導入にあたって、どんな問題があるの？

スマートフォンで経費精算ができると、営業にとっても経理にとってもいいことだらけのように思えますね。しかし、問題点もいくつかあります。

問題点１．結局原本が必要

領収書情報が記載された電子データについて注意点があります。それは、原本を廃棄して良いのは指定のスキャナーで読み取った場合のみであるという点です。これは、e-文書法（民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律）」という法律により定められています。

つまり、スマートフォンで領収書を撮影したとしても、結局原本の領収書は残してスキャンをする、もしくは経理の方に渡す必要があるのです。

問題点２．不鮮明な画像に対しての対応が必要

スマートフォンで撮影した場合、手ブレや画質によって画像が不鮮明で読み取れないケースが考えられます。

このように、スマートフォンを利用した経費精算には問題もあります。①の問題については、政府の規制緩和と大きく関係しています。今後の動きはどうなるでしょうか？

2017年からは原本廃棄が可能に！？

昨年、財務省より、2017年から領収書の電子保存について規制を緩める方針が発表されました。これは、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像データを保管すれば、原本の廃棄を認めるという内容のものです。この検討が認められた場合、上記で述べた「①結局原本が必要」という問題は解決され、経費精算の効率化はさらに加速していくと考えられます。

出典：財務省平成28年度税制改正の大綱　　 http://www.mof.go.jp/tax_policy/tax_reform/outline/fy2016/28taikou_06.htm

まとめ

以上、スマートフォンを活用した経費精算の効率化について述べました。いくつかの問題点もあり、完璧なシステムとは言えません。しかしながら、外回りが多い営業の方や、単純作業に追われている経理の方にとっては非常に有効なシステムだと思います。また、文書の電子化は今後必ず訪れるでしょう。ぜひ自社にあったシステムを選定し、取り入れてみてはいかがでしょうか？