これで納得！ 経費精算システムの歴史と進化

経費精算システムの歴史

経費精算システムの歴史1：経費精算システムの誕生とその背景

企業におけるコンピュータ化の歴史は、いくつかの時代に区分できます。まず、1970年代の汎用コンピュータの時代。一部の大企業が財務や生産管理部門に汎用コンピュータを導入して、システムを構築しました。次に1980年代のオフィスコンピュータの時代。低コストなオフィスコンピュータが多くの企業に導入され、さまざまな業務をシステム化しています。1990年代はダウンサイジングの時代です。UNIXマシンやパソコンが導入され、メールやCRM/SFAなど情報系システムが導入されます。

そして、2000年前後から始まるのが1人1台のパソコンの時代です。全員がパソコンを持つことで、それまで紙で行っていた業務が一気に電子化されていきます。社員やグループの業務を電子化するソフトウェアも数多く開発されました。その代表的なものとしてグループウェア、ワークフロー、経費精算システムが挙げられます。

その後、2010年代はクラウドとスマートデバイス時代に入ります。経費精算システムもクラウド化され、スマートフォンやタブレットPCで活用されていきます。いつでも、どこでも、端末を選ぶことなく経費精算ができる時代となりました。

経費精算システムの歴史2：会計ソフトなど他システムとの連携

経費精算システムの主たる機能は経費の入力と申請・承認にあります。ただしそれだけではなく、以下のような他システムとの連携によって、省力化を推進していきます。

■交通費、経路探索サービス

経費精算システムにはそれぞれに出自があり、母体となっているサービスがあります。たとえば、グループウェアやワークフローを母体とするタイプ、ERPのモジュールの1つとして提供されるタイプ、そして経路探索を母体とするタイプです。

経路探索サービスを母体とするタイプには当初から搭載されていますが、他のタイプにも経路探索サービスとの連携機能が加えられるようになってきました。これにより、通勤経路や外出の経路が最安値かどうかの判定や、より適正な経路を探し出せるなどのメリットがあります。

■会計ソフト

経費処理は、経理担当の仕分け業務を経て、経費計上、企業の決算へとなります。経理担当にとっても全社員の経費を計上するのは手間のかかる作業です。これを自動化するのが会計ソフトとの連携です。登録された経費データを、勘定科目や税区分を自動的に紐づけ、CSVデータを生成。代表的な会計ソフトも転送することで、大幅な業務の効率化と正確化が期待できます。

■勤怠管理や給与計算

勤怠管理ソフトに経費計算機能を追加、あるいは経費精算システムに勤怠管理データの入力機能が追加されるケースがあります。さらに、給与計算システムと連携することで、給与計算の業務を効率化できます。

経費精算システムの歴史3：進化する経費生産システム

経費精算システムで注目されている最新機能として、外貨対応とスキャナ保存制度を紹介します。

■外貨対応と多言語対応

グローバル化が進むにつれ、経費精算システムにも外貨対応と多言語対応が求められるようになっています。最新または指定した日の為替レートへの自動変換により、海外出張の経費精算を効率化します。英語や中国語などに対応することで、グループ企業で統一したシステム化が可能となります。

■スキャナ保存制度で領収書を撮影

経費精算システムで最も大きな話題となっているのが、スキャナ保存制度への対応です。電子帳簿法で帳票類のスキャナ保存が認められていましたが、一部制限がありました。たとえば、領収書のスキャニングは「固定型（原稿台と一体となったもの）」に限るなどです。この制度が見直され、営業担当が外出先で領収書をモバイル端末でスキャンし、クラウドにアップすることも可能になりました。

■交通系ICカード連携

経費精算において、特に外出する営業担当が多い会社などで多く発生するのが交通費の精算です。経費精算システムの中には、SuicaやPASMOなどのような交通系ICカードと連携できる機能を持ったものが多くあります。ICカードリーダーがあれば、手持ちのICカードをかざすだけで、ICカードの利用履歴を読み込み、そのまま交通費精算として申請できます。これまで、1件1件の訪問に対して交通費を調べて申請書にまとめていた業務が瞬時に完了してしまうのです。

また、利用履歴データをそのまま申請に利用するため、金額や区間の書き間いといったミスも減らすことが出来ます。結果として、申請者だけでなく、承認者、経理担当者も確認・修正と行った作業の手間を大幅に減らすことにもつながります。

自社にあったシステムを

以上、経費精算システムの歴史と最新の機能を紹介しました。多くの企業で、業務の効率化と経費の透明性を高めるため、システムの導入を検討しています。経費精算システムは様々な製品が提供されており、対象規模も搭載されている機能もさまざまです。自社の求める機能をピックアップして候補を絞っていきましょう。その際には、対象となる製品が元々どんな機能から派生して経費精算システムになったのかという背景を知ると、その製品の特徴や得意な機能が分かるかもしれません。