面倒な経費精算は課題がある証拠！システム導入で業務効率化へ

経費精算の課題 - 経理担当者の苦労に注目

面倒だと誰もが感じたことがある「経費精算」。経理担当者が日々苦労している経費精算業務はどのような現状であり、課題となっているのかを確認しましょう。

1．手作業による計算の手間とミス発生のリスク・人件費の増大

手作業による出張費や宿泊費、交通費、接待費の計算は、作業量の増加に応じて経理担当者の業務負担が大きくなり、入力ミスや計算ミスのリスクが高まります。またミスを防止するためのダブルチェック体制、ミスを発見してから集計のやり直しや帳票類の修正などを行う手間、月次決算書の作成に間に合わせる労力など、利益に直接結びつかない人件費が発生します。

2．小口現金の管理業務の負担

小口現金の管理業務で負担となっているのは、残高確認と帳簿記入でしょう。残高確認は、基本的には毎日行います。金額が1円でもズレていれば、問題が解決するまでは経理担当者は退社できいでしょう。また、一回の業務時間は長くはないですが、長期的に考えると膨大な業務時間になってしまいます。そして、帳簿記入業務も同様の問題があります。

経理担当者は、このようなミスが許されない業務をしなければならないことに大きなストレスを感じています。

3．証憑書類の管理業務の負担

出張や外出の多い企業では従業員の領収証などの証憑書類の管理・保管の手間などに多くの人的リソースが消費されます。この作業を手作業で行っている場合、経理担当者、申請者の双方で大きな負担になっています。現在は電子帳簿保存法(令和元年九月三十日施行/令和元年五月三十一日更新)で領収書の電子保存が可能になったので、経費精算システムを導入し、業務効率化を図る企業が後を絶ちません。

4．生産性の低下

経理担当者は経費精算業務に長時間拘束されるため、ほかの業務に手が回らず全体的な生産性が低下します。そして、小口現金の管理などで計算が合わない時などは経理担当者は退社することができません。手作業での経費精算業務は経理担当者、企業の双方にとって大きな負担になっているのです。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、煩雑になりがちで経理担当者の手間がかかってしまっている経費精算業務を効率化するシステムです。

システム活用により、経理担当者だけでなく経費申請を行う全社員の業務効率化にも貢献します。また、紙の書類を扱っていた際の手間を大幅に削減できますし、社内のお金の流れの透明化も図ることができます。

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経費精算システム３つの導入メリット

手計算による経費精算のなかでも、交通費計算は、なかなか作業の省力化が難しい分野です。しかし経費精算システムの多くは乗換案内アプリなどのように合理的なルート、運賃を自動計算し、その結果をデータとして、自動集計してくれるなどの機能があります。また交通系ICカードの履歴などを交通費のデータとして取り込んでくれる製品もあります。

経費精算システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

導入メリット１．交通費精算がラクに

役職や行き先によって利用できる交通機関の等級（グリーン席、ビジネスシートなど）が異なったり、支給される日給が異なったりした場合には、事前の設定で交通費にあわせて自動計算してくれる製品もあります。製品によってできることにはさまざまな違いがありますが、多くの製品では計算と同時に仕訳データの生成などにも連携させることが可能です。

こうした経費精算システムの利用によって経理担当者の業務負担が軽減され、手計算によるミスも回避できます。また、申告にミスがあったとしても短時間で修正対応が可能です。この結果、経理担当者の経費精算に対する拘束時間が減り、人員増や時間外労働時間の増加などをしなくて済むため、人件費削減に役立ちます。

導入メリット２．業務効率化でコスト削減

経費精算システム導入によって、仮払いの申請から支払までのサイクルの短縮や仮払い手続の簡素化なども実現できます。これによって、出張や外出の多い従業員の立て替え負担も軽減できます。このことによって、全社的な経費管理をよりリアルタイムに近い状態で行えるため、内容の分析を通じてムダな部分を洗い出し、コスト削減につなげるといったメリットも期待できます。

このほか、原本のデータ化が難しい領収証などの証憑類に対応できる製品もあります。例えば、経費データの作成時にバーコード付きの添付用紙などを発行し、その上に領収証を貼り付けることで、以後の事務処理を効率化する機能を持つ製品などです。

導入メリット３．経理部門の生産性が向上

企業の収益に直接結びつかない経費精算業務を簡略化することで、経理担当者が本来取り組むべき経理業務の生産性を高めることができます。

さらに、製品によっては、作業結果をそのまま上司に承認申請できる機能を備えているものもあります。経費精算の作業だけではなく、業務の流れ全体を一貫したデータ処理によって円滑にし、経理部門全体および関連部門の生産性の向上に寄与することも期待できます。

手作業から脱却し経費精算システムの導入を急げ

経費精算をシステム化する前の課題と経費精算システムの導入メリットを対応させる形で紹介しました。経費精算の手作業によるミスが多い場合、注意喚起など、人の努力による改善効果は、一般的にその努力に対して見合うものにはなりません。特に経費精算を手作業で申請処理していることで抱えている課題があれば、今すぐ経費精算システムの導入を検討されることを強くおすすめします。

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