経費精算システム、リプレイスはどのタイミング？

経費精算システムリプレイスの４つのケース

公開されている経費精算システムの導入事例の中から、旧システムからリプレイスされているケースを参考に異なる4パターンをモデルケースとして構成して紹介します。

事例１　経費精算システムをクラウド化

■リプレイスの背景

メーカー企業A社は、パッケージ型の経費精算システムを利用していましたが、法令が改正されたり増税がされるたびにシステムのバージョンアップをする必要があり、その都度手間がかかっていました。

■導入ポイント

クラウド型のシステムを選定

■導入効果

クラウド型システムにリプレイスしたことで、バージョンアップが自動的に行われ、管理コストが削減されました。増税、運賃改定などに即座に対応できるので、業務での手間がかからず便利です。

事例２　規模拡大に伴い多機能システムを要望

■リプレイスの背景

IT企業B社はシンプルな機能の経費精算システムを利用していました。しかし、事業の拡大にともなって企業の規模も拡大し、経費精算の処理が煩雑になってきました。 より多機能なシステムを使って経費精算の処理をさらにシステム化させたい、また会計システムや給与計算システムと連携させて管理コストを削減したいという要望が大きくなり、リプレイスを決定しました。

■導入ポイント

多機能なシステム（交通費等を自動で計算、モバイル対応など）
会計システム・給与計算システムとの連携

■導入効果

交通費では、電車の経路を自動で算出できたり、タブレットで申請・承認ができるので、管理側もユーザ側も効率的な業務の遂行が可能になりました。また、会計システムや給与計算システムとデータの連携が可能になり、二重入力の手間が削減されました。

事例３　機能を使いこなせなかった

■リプレイスの背景

製造業C社は、多機能な経費精算システムを導入しましたが、ITスキルの高い社員が少なく、使いこなせていませんでした。また、小口現金の制度が浸透しているため、完全なキャッシュレス化は実現できませんでした。そのため、申請・承認フローの機能しか利用しておらず、リプレイスを決定しました。

■導入のポイント

申請・承認のフローだけシステム化したい

■導入効果

申請・承認フローのみをシステム化したことで、小口現金の制度を残したまま業務の効率化を実現することができました。シンプルな機能なので、社員も十分使いこなすことができました。さらに、機能の少ないシステムのため、以前のシステム利用時よりも費用を安く抑えることができました。

事例４　ICカード紛失リスクを削減

■リプレイスの背景

IT企業D社は、交通費の精算で経費精算システムと交通系ICカードを連携させていますが、ICカードの紛失が多く、再設定などで手続きが煩雑になってしまいました。また、紛失による情報漏えいの懸念もあり、リプレイスを決定しました。

■導入のポイント

ICカードとの連携はせず、交通費の自動計算機能を重視

■導入効果

ICカード紛失による手続きの必要がなくなったため、再設定などの手間が削減されました。また、交通費の自動計算機能を利用することにより、自動的に経路や金額が算出されます。そのため、ICカード連携時よりは劣りますが、十分効率的に交通費精算をすることができました。

まとめ　～ 経費精算システムとのつきあい方を考えよう！ ～

企業の状況によって、経費精算システムの最適な使い方は異なります。今の経費精算システムの機能では足りていない、もしくは使いこなせていない、という場合は、システム見直すタイミングかもしれません。

経費精算システムは費用対効果がわかりにくいシステムですが、一度確認してみると意外とコストが削減されていないケースもあります。自社では経費精算システムと上手に付き合えているのか、今一度確認してみてはいかがでしょうか？