FAX配信システムの導入でよくある3つの失敗例

FAX配信システム導入の３つの失敗例

FAX配信システムの導入後に失敗してしまう原因はどこにあるのでしょうか。そのような原因を探るべく、FAX配信システムの失敗事例をご紹介していきます。/p>

失敗例1．メール感覚でFAXを送信してしまいトラブルが発生した

多くのFAX配信システムでは、メールシステムを利用してFAXを送受信することが可能です。たとえばFAXを送信する場合には、FAXを送信したい宛先にメールシステムから電子メールを送信する形でFAXを送信することができます。そのためFAX配信システムを活用することで、FAXの利便性を大きく向上させることができるのです。

一方でこのようなFAX配信システムの持つ便利な側面は、「ついメールと同じような感覚でFAXを送ってしまいがちになってしまう」というリスクも併せ持っているのです。このリスクは、取引先との信頼関係を崩壊させかねないような重大なトラブルの原因となりかねません。

そもそもFAXは電子メールとは異なり、必ずしも意図した相手が直接手に取るとは限りません。またFAXと電子メールでは、慣習的に使用される文体や表現が異なることも忘れてはなりません。そしてこうしたFAXと電子メールとの違いを失念してしまうことは、不適切な内容をFAXで送信してしまい相手先とトラブルになってしまう原因となる可能性もあるのです。

失敗例2．従来型のFAXよりも毎月の通信費負担が増えてしまった

FAX機を介した従来型のFAX送信同様に、FAX配信システムを利用してFAXを送信する場合にも通信料が発生します。この「通信料の発生する」という点は、「失敗例1」と同様に電子メールとの大きな違いでもあります。加えて、利用する回線や選択するプランによってはFAX機からFAX送信を行った場合よりも通信料が高くついてしまうこともあります。

また、システム導入で効率的にFAXを送信できるようになれば月当たりのFAX送信量が増加する可能性も非常に高いです。場合によっては、FAXで送信する必要のないものまでFAX配信システムを利用してFAX送信されてしまうこともあります。このような理由から、「FAX配信システム導入によって毎月の通信費が跳ね上がってしまった」という事態に見舞われるケースも珍しくないのです。

失敗例3．以前クレームを受けた相手先にFAXDMを送ってしまった

「失敗例1」で触れた通り、FAX配信システムではメールシステム上からFAXを送受信することができます。そのため多くのFAX配信システムでは、同一のFAXを複数の相手先へ同時に送信することも可能です。こうしたFAX配信システムの利点を活かして、システム上からFAXDMを送信するFAX配信システム導入企業も少なくありません。

しかしFAXDMのみならずいわゆるダイレクトメールには、相手先からのクレームも付き物。加えて、FAX配信システムでは手軽にFAXDMを送信できるため宛先のチェックも疎かになりがちです。そのためFAX配信システムを活用したFAXDMの送付を行った場合には「以前クレームを受けた相手に再びFAXDMを送ってしまった」という大きなミスにより重大なトラブルを引き起こしてしまう危険性もあるのです。

まとめ

以上のようにFAX配信システムを導入した場合には、「不適切な内容をFAX送信することによる関係先とのトラブル」「通信費の著しい増大」「FAXDMを行った場合の見込み客とのトラブル」という3つの失敗に陥る可能性が高いです。

FAX配信システムの導入は、FAXをより効果的に利用することにつながります。とはいえ、導入後の使用方法しだいでは取引先や顧客との関係悪化や思わぬコストの発生にもつながってしまうのです。だからこそ、システム導入前の十分な検討と周到な準備が重要となるのです。