FAX配信システムの効果を高める導入後の4ステップ

FAX配信システムとは

FAX送受信システムとも呼ばれるFAX配信システムとは、従来のFAX機器やオフィス複合機などのFAX機能で送信するのとは異なり、PC上に取り込んだデータや作成されたデータを、メールに添付するなどして、インターネットや専用線を介してFAXとして配信することのできるシステム、及びソリューションのことを指します。

一般的に、送信された電子データはFAXサーバでFAXデータに変換され、従来の公衆回線網を介してFAXとして送信されます。

FAX配信システム導入後の４つのステップ

FAX配信システムを導入したあとに行うこと（使い方）をご紹介していきます。

ステップ1　FAX番号を割り振る

FAX配信システムの中には、複数のFAX番号を設定できるものもあります。複数番号を設定できるタイプの製品では、部門ごとに異なるFAX番号を設定することで受信FAXの仕分け作業にかかる負担を大幅に削減できます。ただし、社員それぞれにFAX番号を割り振るというような形であまりにも番号を細分化してしまうと情報共有を阻害する要因となってしまう可能性もあります。FAXの送信あるいは受信状況を、本人しか確認できないからです。 そのため「すでに他の社員が受け取っている受信FAXについて送り主である関係先に問い合わせてしまう」というようなミスが起こってしまいます。したがって、FAX番号の割り振りについては熟慮が必要となります。

ステップ2　連絡先データを移行する

FAX配信システムでは、メールソフトウェア上でFAXを送受信することができます。したがってFAX配信システムの利用に当たっては、連絡先情報をシステム上に移行する必要があります。

データ移行に際しては、事前にデータのバックアップを行うようにしましょう。連絡先データは、自社にとっての重要な情報資産です。したがって、データ移行時に不具合が発生しても連絡先データを確実に守ることのできる体制を整えることが重要なのです。 さらに各社員にデータ移行作業を任せる場合には、詳細な手順書を作成、配布し連絡先データの消失といったトラブルを回避するように努める必要があります。

ステップ3　外部機器との連携機能を設定する

FAX配信システムはメールソフトウェア上でFAXを送受信できるため、ペーパーレス化を促進することができます。また紙媒体のドキュメントが減るため、オフィスの省スペース化にもつながります。

一方でFAXの内容によっては、印刷機で出力しなければならない場合も少なくありません。こうした場合に備えて、FAX配信システムをプリンタなどの外部機器と連携させる必要があります。最新のFAX配信システムでは、プリンタなどの外部機器との連携設定をシステムの管理画面上で簡単に完結できるようになっています。

ステップ4　スマホなどの設定を行う

FAX配信システムには、PCのみならずスマートフォンやタブレットといったモバイル端末からもFAXを送受信あるいは閲覧できるクラウド型サービスも存在します。端末に依存しないクラウド型FAX配信システムは、移動中や客先でもFAXを扱うことができるため非常に便利です。

さらに導入効果を高める一斉配信機能の設定

今回ご紹介した「FAX番号設定」「データ移行」「外部機器連携」「スマホ連携」という4つのステップを経ることで、FAX配信システムの効果的な利用環境を整えることができます。

また多くのFAX配信システムでは、一斉配信機能を利用することも可能です。一斉配信機能は、全社員に送付する社内向けの社報などを配信する時にとても便利。また、販売促進活動の一環としてFAXDMを送付する際にも重宝します。そのため社報を管理する総務部やFAXDMを活用する営業部については、導入初期段階で一斉配信の設定を行っておくとFAX配信システムの利用価値を一層高めることができます。