ＦＡＸ配信システムの目的別の４つの選定ポイント

ＦＡＸ配信システムを選定する際に重視する4つのポイント

ポイント1：セキュリティ面を重視した選定方法

顧客情報を取り扱う会社に重宝されているのは、セキュリティ面を重視したＦＡＸ配信システムです。個人情報保護法ができてから、顧客情報の流出は企業の命取りになっています。そういったリスクを最小限に抑えるためのシステムがセキュリティ面を重視したタイプです。代表的な機能として、以下のようなものがあります。

1.誤送信の防止機能

承認者を別においてFAX番号のチェックを行うので、誤送信を未然に防ぐことができます。

2.不正利用の防止機能

送信者の利用権限を設定することができるので、不正利用を防止できます。

3.FAX送信履歴の管理機能

専用のWeb画面で、FAXの操作履歴や送信者の確認が管理できます。

セキュリティ重視型のFAX配信システムを選定することで誤送信のリスクを低減することができ、また履歴管理機能のあるシステムであれば、重要情報の管理もスムーズになることでしょう。

ポイント2：業務効率を重視した選定方法

メーカーや卸売業は帳票の管理が欠かせません。日常的な受発注業務を効率化できるFAXシステムを選定していくことも1つのポイントとなります。複数ある一連の作業を、FAX配信システムで一本化することが可能になります。代表的な機能として、以下のものがあります。

1.配信能力が高い

一度に大量のFAX送信が可能なので、繁忙期でも安定して業務が遂行できます。

2.作業効率を上げることができる

イメージファイルやデータファイルを作成し、システムへファイルを送信するだけで帳票ファックスが配信できる機能があります。帳票作成からファックス配信までの一連の作業を効率化することができます。

3.配信管理が容易

配信結果レポートをEメールアドレスなどに送信してくれる機能です。WEBサイトから、配信状況や配信結果を確認することもできます。

4.コスト削減を実現

全て業者が一括管理してくれるので、初期導入費用や人件費もかかりません。

このように、完全に一分野の業務に特化したFAX配信システムもあります。「業務効率化」と「コスト削減」を同時に実現できるので、自社の業務に合ったFAXシステムがあれば、積極的に採用していくと良いでしょう。

ポイント3：利便性を重視した選定方法

利便性を重視してFAX配信システムを選定する場合におすすめなのが「クラウド型FAX配信システム」です。

パソコンから直接メール添付してFAX送信ができたり、外出先でもタブレットやスマートフォンから気軽に送信ができるので非常に利便性が高くなります。オフィスのFAX渋滞や、FAXチェックの為にオフィスに立ち寄ることもなくなるので、作業効率を重視する企業にはおすすめです。

クラウド型ということで、セキュリティ面での懸念はありますが、パソコンやスマートフォンから送信ができるので、送信時文書を見られないという点においては、機密情報の管理も徹底できます。

ポイント4：コスト面を重視した選定方法

最後は、コスト面を重視しFAX配信システムを選定する方法です。通常、FAX配信サービスは月額料金制の業者が多いですが、規模の小さい企業においては、利用枚数で課金された方が経済的な場合もあります。

たとえば、小さなメーカーや卸売業はポイント2で挙げたような、業務効率化機能を重視したサービスで、利用枚数に応じたコストで利用できる為、非常に使い勝手がよくなります。

上記のようなポイントを押さえながら、自社に最適なFAX配信システムを選定しましょう。