FAX配信システムで解決できる課題と導入メリット

従来型のFAXを利用する上での5つの課題

これまでFAXを送受信する場合には、電話回線に接続された専用のFAX機を利用することが一般的でした。しかしFAX機を利用したFAXの送受信では、下記に挙げた5つの課題に直面することも珍しくありません。

• 1．送受信した紙文書が多くなり、保管場所に困る
• 2．宛先の電話番号を打ち間違えてしまい、FAXを誤送信してしまう
• 3．ひとつのFAX番号しかないため、受信したFAXの仕分け作業にかなりの時間を要する
• 4．同じ内容を複数の宛先に送信する場合、宛先ごとに送信作業を行わなければならない
• 5．他の人がFAX機を利用中の場合、順番待ちをしなければならない

FAXを利用する上でのこのような課題を解決するのに役立つのがFAX配信システムなのです。なぜならFAX配信システムは、FAX機を利用したFAX送受信における課題を克服できる下記のようなメリットを備えているからです。

FAX配信システムの導入メリット5つ

上で説明した従来型のFAXを利用する上での課題をFAX配信システムを使うとどう解決できるのでしょうか。5つの課題に対し、メリットとしてご紹介していきます。

1. 電子文書として保管できるため、保管場所が不要

FAX配信システムでは、メールソフトウェア上でFAXを送受信することができます。そのため送信するドキュメントを印刷する必要が無く、受信したドキュメントもメール添付の電子データとして受け取ることができます。したがって、FAXでやり取りされた文書を保管する場所を確保する必要がありません。

2. オートコンプリート機能などを利用することで、誤送信を防げる

FAX配信システムでは、メールソフトウェア上でEメールを送信する際と同様の感覚でFAXを送信することができます。したがって、電話帳機能や宛先欄のオートコンプリート機能を活用することで誤送信を未然に防ぐことができます。

3. 複数のFAX番号取得で、仕分け作業が不要になる

FAX配信システムの中には、複数のFAX番号を取得できるものもあります。システムの機能要件や提供事業者のサービス内容によっては、各社員にそれぞれ異なるFAX番号を割り振ることもできます。そのため、各社員が自分あてのFAXを直接受け取ることが可能となり受信FAXの仕分け作業を無くすことができます。

4. 複数宛先への同時送信も可能

Eメールでは、CCやBCCを利用して、同じ内容のメールを複数の宛先へ同時に送信することができます。同様に、FAX配信システムでも複数宛先への同時送信を行うことが可能です。そのため、複数の宛先へFAXを送信する場合の送信漏れを防ぐことができます。またFAX配信システムを導入することで、FAXDMの送信を効率的に行うことも可能です。

5. 送信時の順番待ち不要

FAX配信システムでは、PCのメールソフトウェアからいつでもFAXの送信を行うことができます。そのため、FAX機を利用したFAX送信とは異なり送信の順番待ちが発生することもありません。

まとめ

最近では、スマートフォンやタブレットといったモバイル端末にも対応したFAX配信システムも登場しています。こうしたシステムでは、オフィスのPCだけではなく移動中にスマートフォン上でFAXの送受信や受信FAXの閲覧を行うことができます。FAX配信システムの登場と進化により、FAXの用途は広がりその利便性はますます向上しているのです。