FAX配信システムの導入事例4つをご紹介｜まだ古くないコスト削減事例

FAX配信システム導入事例3つ

早速ですが、FAX配信システムの導入事例をご紹介していきます。

勤怠資料管理の効率向上に貢献　ディスカウントショップA社での事例

・出勤簿や業務日報の管理が大きな負担に

ディスカウントショップであるA社では、従業員の出勤簿や業務日報といった勤怠資料を各店舗から本社へとFAXで送信していました。そして本社の担当者が、受信したFAXをファイリングするという形式で勤怠資料を管理。

しかし、本社担当者は複数の業務を掛け持ちしていたため受信したFAXをすぐに確認できないということも珍しくありませんでした。したがって、受け取った勤怠資料をもとに的確な指示をすばやく行うことが困難でした。またファイリングにも時間がかかり、過去の資料を探すのも一苦労という状況が常態化。そこでA社では、FAX配信システムの導入を決定しました。

・クラウド型FAX配信サービス導入で、資料整理の効率向上

A社では、クラウド型のFAX配信システムを導入。出勤簿や業務日報が電子データとして送受信されるため、情報を確実にチェックできるようになりました。

またやり取りされたデータは自動的にクラウド上へと保存されるため、これまで資料のファイリングにかけていたコストを削減することにも成功。

加えて、導入したシステムでは保存データを任意のフィルター（送信元、送信先、送信日時など）で検索できる機能も搭載。必要な時に必要な情報をすばやく入手できるようになったため、常に迅速かつ的確な指示を行えるようになりました。

新規顧客獲得に貢献　食品小売店B社での事例

・新サービス成功のカギは、見込み客へのアプローチ方法

総菜販売を行っているB社では、企業向けの弁当販売サービスを計画。しかし従業員数は限られており、訪問営業や電話営業といった営業手法によって新サービスを売り込むのは現実的には難しい状況にありました。

・FAX配信システム導入で、FAXDMによる営業を実現

そんな中、短期間で幅広い企業に対してアプローチする手段としてFAXによるダイレクトメール（以下、DM）送信を検討。一度に数多くの企業へとFAXDMを送信するため、FAX配信システムの導入を決定しました。

FAX配信システムにより新サービスを紹介するFAXDMを送信したB社では、FAXDM配信後1週間のうちに複数社からのレスポンスを獲得。また、反応のあった企業にはその後成約へとつながり新規顧客となった例も。

このようにシステム導入によって短期間で新サービスの顧客開拓に成功しました。

コスト削減に貢献　インテリアショップC社での事例

・受注数増とともに負担の増す資料整理

最後に、インテリアショップを営むC社でのFAX配信サービス導入事例をご紹介します。

C社では、顧客からの注文が発生した際に、顧客に対して注文内容を確認する注文確認書と、メーカーに対して発注を行う発注書を発行します。そして、この2種類の帳票は顧客とメーカーのそれぞれに対してFAXで送信していました。しかし、受注数の増加とともに取り扱うFAXの量も増大。FAXでの帳票送受信にかかる時間的なコストは大きくなる一方でした。

・FAX配信システム導入で、業務効率化とコスト削減を実現

そこでC社では、FAX配信システムの導入を検討。基幹システムとの連携機能を持つ、FAX配信システムの導入に至りました。FAX配信システム導入により、C社は注文確認書と発注書の作成と送付にかかわる業務の効率化に成功。時間的なコストを大きく削減することに成功しました。

まとめ

今回ご紹介した3つの事例のように、FAX配信システムは業務効率化やコスト削減に大きく貢献します。また、最新のFAX配信システムにはクラウドベースで提供されるものも登場。従来型のシステムよりも、さらに低コストでの導入が可能となっています。