FAX配信システムとは？　導入事例を３つ紹介！

FAX配信システムの導入事例を参考にしよう！

さっそくですが、FAX配信システムの導入事例を３つ紹介します。

勤怠資料管理の効率向上に貢献　ディスカウントショップA社での事例

・出勤簿や業務日報の管理が大きな負担に

ディスカウントショップのA社では、従業員の出勤簿や業務日報などの勤怠資料を各店舗から本社へとFAX送信し、担当者がファイリングするという流れで勤怠資料を管理していました。

しかし、本社の担当者は複数の業務を掛け持ちしていたため、FAX受信した勤怠資料をすぐに確認できないことも多く、的確な指示をすばやく行うことが困難でした。またファイリングにも時間がかかり、過去の資料を探すのも一苦労という状況。そこでA社は、FAX配信システムの導入を決定しました。

・クラウド型FAX配信サービス導入で、資料整理の効率向上

A社はクラウド型のFAX配信システムを導入しました。出勤簿や業務日報が電子データとして送受信されるため、情報を確実にチェックできるようになりました。 また、やり取りされたデータは自動的にクラウド上へと保存されるため、これまで資料のファイリングにかけていたコストを削減することにも成功しました。

また、導入したシステムでは保存データを任意のフィルター（送信元、送信先、送信日時など）で検索できる機能も搭載しており、必要な時に必要な情報をすばやく探せるようになったため、常に迅速かつ的確な指示を行えるようになったのです。

新規顧客獲得に貢献　食品小売店B社での事例

・新サービス成功のカギは、見込み客へのアプローチ方法

総菜販売を行っているB社では、企業向けのお弁当販売サービスを計画しました。しかし従業員数は限られており、訪問営業や電話営業といった営業手法によって新サービスを売り込むのは現実的には難しい状況にありました。

・FAX配信システム導入で、FAXダイレクトメール（DM）による営業を実現

そこで、短期間で幅広い企業に対してアプローチする手段としてFAXによるダイレクトメール（以下、DM）送信を検討。一度に数多くの企業へとDMを送信する必要があるため、FAX配信システムの導入を決定しました。

FAX配信システムを利用して新サービス紹介のFAXDMを送信したB社は、DM配信後１週間のうちに複数社からのレスポンスを獲得、うち数社はその後成約へとつながり新規顧客となりました。システム導入によって短期間で新サービスの顧客開拓に成功したのです。

コスト削減に貢献　インテリアショップC社での事例

・受注数増とともに負担の増す資料整理

最後に、インテリアショップを営むC社でのFAX配信サービス導入事例を紹介します。

C社では顧客からの注文が発生した際に、顧客に対しては注文確認書、メーカーに対しては発注書を発行します。そして、この2種類の帳票は顧客とメーカーのそれぞれに対してFAXで送信していました。しかし、受注数の増加とともに取り扱うFAXの量も増大。FAXでの帳票送受信にかかる時間的なコストは大きくなる一方でした。

・FAX配信システム導入で、業務効率化とコスト削減を実現

そこでC社では、FAX配信システムの導入を検討。基幹システムとの連携機能を持つ、FAX配信システムの導入に至りました。FAX配信システム導入により、C社は注文確認書と発注書の作成と送付にかかわる業務の効率化に成功。時間的なコストを大きく削減しました。

まとめ

今回紹介した3つの事例のように、FAX配信システムは業務効率化やコスト削減に大きく貢献します。また、最新のFAX配信システムにはクラウドベースで提供されるものも登場し、従来型のシステムよりもさらに低コストでの導入が可能となっています。

以下の記事では、最新のクラウド型FAX配信システムを比較紹介しています。製品の概要や種類、選び方なども解説していますので、参考にしてください。

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