ファイル暗号化システムで解決できる課題とメリット

ファイル暗号化システム導入前にみられる課題

さまざまなファイルの送受信を行う際、そのまま送信するにはリスクが大きいため、ファイル暗号化システムが必須となります。ここでは全社的なファイル暗号化システムを採用していない企業が抱える課題とその解決法を見ていきましょう。

企業が抱える課題には以下のようなものがあります。

• 取引先に送信した機密事項ファイルが複数の人に共有される可能性がある
• メールの送信先を誤った際のリスクを減らしたい
• 必要に応じて暗号化しているが、手間がかかる
• 暗号化方式が違うためを異なるソフト間の共有ができない

■課題１　取引先に送信した機密事項ファイルが複数の人に共有される可能性がある

担当者に確認してもらうために送ったファイルを便利だからと、受信者側の勝手な判断で、共有しているケースがあります。悪意はないにしても機密漏えいのリスクが高まってしまいます。

■課題２　メールの送信先を誤った際のリスクを減らしたい

メール送信する際のアドレス指定間違いは決して少ないミスではありません。そこに重要なファイルが添付されていることをきっかけに情報が社外にもれ、重大な問題に発展するケースもあります。

■課題３　必要に応じて暗号化しているが、手間がかかる

全社的ではなく、個人レベルで暗号化している場合、パスワードの設定や毎回の復元作業が面倒で、スムーズな業務遂行に支障が出ているケースもあります。

■課題４　暗号化方式が違うため異なるソフト間の共有ができない

あらゆる業務をパソコン上で行う今、複数のソフトを関連付けて操作するシーンが多々あります。それぞれに異なる暗号化方式を採用している環境では、その連携に支障が出るほか、成果物を暗号化できないケースもあります。

これらの課題は全社的な暗号化システムを導入することで簡単に解決できます。では具体的に、どのように解決するのかを見ていきましょう。

ファイル暗号化システムの導入メリット

導入メリット１.　共有できない設定で不本意なファイル拡散を防止できる

暗号化したファイルに、閲覧ができてもコピーができない設定や、特定の端末でしか暗号を解除できない設定にすることで、安易なファイル共有を防止することができます。業務のことだけを考えれば、ファイルの拡散は必要なケースがありますが、そこには機密漏えいのリスクを伴うため、その都度最適な設定を段階的に設定できるメリットは大きいでしょう。

導入メリット２.　特定の人しか解除できない仕組みで万が一に備えられる

指定した端末でしか開封できない設定やパスワードによる暗号化解除などを設定することで、万が一誤った送信先に送ってしまった場合や自動的に転送された先で、安易に開封されるリスクを回避することができます。情報漏えいから起こるアイデアの盗用や類似品がでることによる競争力の低下を防ぎながら、安心して連携業務を行えます。

導入メリット３.　暗号化も解除も自動化でき、作業効率も上がる

指定したファイル（あるいは全ファイル）は自動的に暗号化と複合化ができるため、作業者は負担を感じることなく、いつも通りの作業を行えばいいことになります。スムーズな業務進行により、生産性の向上が期待できます。

導入メリット４.　統一された暗号化システムで複数のソフトの連携もできる

さまざまなソフトを駆使して作成したファイルにありがちな、「暗号化できない」という問題を回避できます。手間をかけず、特定の環境での自動的な解除やまとめての暗号化ができるため、高い安全性を保ちながら、より自由度の高いファイル作成が可能となり、担当者間の連携がスムーズとなり、業務の効率化が実現できます。

意図しない機密情報の漏えいは、利便性の悪さが認識の甘さを作りだし、大きなリスクに発展します。「暗号化が面倒」「やりたくてもできない」といった状況を一刻も早く脱するためにも、ぜひ早急なファイル暗号化システムの導入をお勧めします。