ファイル暗号化システムで解決できる課題とメリット

ファイル暗号化システム導入前にみられる課題

さまざまなファイルの送受信を行う際、そのまま送信するにはリスクが大きいため、ファイル暗号化システムが必須となります。ここでは全社的なファイル暗号化システムを採用していない企業が抱える課題について見ていきましょう

企業が抱える課題には以下のようなものがあります。

■課題１　取引先に送信した機密事項ファイルが、複数の人に共有される可能性がある

担当者に確認してもらうために送ったファイルを便利だからと、受信者側の勝手な判断で、共有しているケースがあります。悪意はないにしても機密漏えいのリスクが高まってしまいます。

■課題２　メールの送信先を誤った際に情報漏えいする可能性がある

メール送信する際のアドレス指定間違いは決して少ないミスではありません。重要なファイルを添付したメールを誤送信したことで情報が社外にもれ、重大な問題に発展するケースもあります。

■課題３　必要に応じて暗号化しているが、手間がかかる

全社的ではなく、個人レベルで暗号化している場合、パスワードの設定や毎回の復元作業が面倒で、スムーズな業務遂行に支障が出ているケースもあります。

■課題４　暗号化方式が違うため異なるソフト間の共有ができない

あらゆる業務をパソコン上で行う今、何かを作る際、複数のソフトを使用して作るシーンが多々あると思います。そういったソフトそれぞれに異なる暗号化方式を採用しているシステムでは、ソフト間の共有ができなかったり、作成したファイルを暗号化できないケースもあります。

これらの課題は全社的な暗号化システムの機能を使えば簡単に解決できます。

こちらの記事では、ファイル暗号化の基本機能について詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

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ファイル暗号化システムの基本的な機能とは？

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ファイル暗号化システム導入のメリット

ではここからはシステムがどのように問題を解決するのか、システム導入によるメリットを見ていきましょう

導入メリット１.　共有できない設定で不本意なファイル拡散を防止できる

暗号化したファイルを、閲覧ができてもコピーができない設定や、特定の端末でしか暗号を解除できない設定にすることで、安易なファイル共有を防止することができます。業務のことだけを考えれば、ファイルの共有は必要なケースがありますが、そこには機密漏えいのリスクを伴うため、その都度最適な設定ができるメリットは大きいでしょう。

導入メリット２.　特定の人しか解除できない仕組みで万が一に備えられる

指定した端末でしか開封できない設定やパスワードによる暗号化解除などを設定しておくことで、万が一誤った送信先にメールを送ってしまった場合でも、自社のデータが漏えいするリスクを回避することができます。

導入メリット３.　暗号化も解除も自動化でき、作業効率も上がる

指定したファイル（あるいは全ファイル）は自動的に暗号化と複合化ができるため、作業者は負担を感じることなく、暗号化に関して特別な作業を求められることはありません。スムーズな業務進行により、生産性を維持しつつ安全性を確保することが可能です。

導入メリット４.　統一された暗号化システムで複数のソフトの連携もできる

さまざまなソフトを駆使して作成したファイルにありがちな、「暗号化できない」という問題を回避できます。手間をかけず、特定の環境での自動的な解除やまとめての暗号化ができるため、高い安全性を保ちながら、より自由度の高いファイル作成が可能となり、ソフト間連携で担当者同士の連携がスムーズとなり、業務の効率化が実現できます。

ファイル暗号化を利用してビジネスに迫る危機を回避しよう

昨今、会社の保有する情報が何らかの形で外部にもれ、暗号化を施しておらず情報が盗まれてしまう、といったケースが増加しています。「暗号化は面倒」「やりたくてもできない」と後回しにしていたら、自社ビジネスに大きな損害が発生するかもしれません、ぜひ早急なファイル暗号化システムの導入を検討してください。