ファイル転送サービス利用する時に注意するポイントを解説！

ファイル転送サービス利用時に注意する４つのポイント

ファイル転送を行う時の注意点を解説します。サービスを利用していても、していなくとも起こる可能性のある問題なため、しっかり把握しておきましょう。

１．ファイル転送の開始時、送り先に注意する

ファイル転送ツールでは、送信したいファイルがあることをメール等で相手にお知らせすることになります。この時、宛先となるメールアドレスを間違うと「重要な見積もり書を関係ない他社に送ってしまう」といったトラブルが発生してしまいます。

メールにファイルを添付する場合と異なり、瞬時に内容まで伝わることはありませんが、送信時に宛先違いに気付かなければ、誤送信の相手先がダウンロードをしてしまう可能性があります。

ファイル転送サービスには「送信先制限機能」等の誤送信防止機能もありますが、流れ作業や急いで送信しようとして確認が不足すると、防止機能をすり抜けて誤送信してしまうという事態もあり得ます。メールアドレスの指定時には、複数回のチェックをルーチン化しておくなどの対策を講じるべきです。

２．他者が著作権を持つものに注意する

「資料用にコピーした雑誌を著作権者の許可なく他社に配布する」といった使い方は、法律に触れる行為です。資料の作成などを行なう場合は、必要なデータの著作権者を確認し、他社に送る場合は許諾を受けたものを使う、データのみを引用して文書を作成する、といった対処をすることが重要です。

また、業務用のアプリケーションをファイル転送ツールなどで誰でもダウンロード可能な状態にしていると、そのアプリケーションを提供している企業に損害を与えることになります。

「他社が商業的権利を持つファイルはオンラインストレージに保存しない」等、運用開始前のルール策定とその周知に注力しておくことも必要です。

３．ファイルがウイルスに感染していないか確認する

ファイル転送ツール経由で複数の人に配るファイルがウイルスに感染していたら、一気に複数台のパソコンに広まる危険性があります。また、プログラムなどの実行ファイルではなく文書ファイルのマクロなどでも、パソコンに対して攻撃を行なう可能性があります。

ファイル送信を実行する時、日常の業務以上にセキュリティに注意したほうがいいでしょう。ファイル転送サービス自体にもウイルスチェック機能がありますが、それだけに依存することなく、各自が細心の注意を払って利用する姿勢を忘れてはいけません。

４．大容量のファイルは吟味してから送信する

インターネット回線の高速化により、大容量のファイルも短時間でアップロードできるようになりました。ファイル転送サービスを使えば、以前はDVD-Rに記録し配送していたような数GBのデータも、オンラインでそのまま送ることができます。

しかし、データを送られる方にしてみれば、ダウンロードが短時間で完了するに越したことはありません。文書ファイルの一部のみを見てほしいならそのページを切り出すなど、編集作業によって先方の確認がしやすくなることもあります。

「自分が行なえるデータの選別を相手に丸投げしていないか」「本当にその大容量のデータを送ることが両者のWin-Winにつながるのか」送信前にもう一度チェックしておきたいところです。

ファイルを受け取る時の注意点

ファイルを開くことでウイルスに感染したり、情報漏えいを起こしてしまうこともあります。ファイルを受け取った場合、まず送信者の確認と受け取る予定のファイルであるかを確認しましょう。

受け取る予定のなかったファイルや知らない人からのファイルは、なるべく開かないことをおすすめします。

ファイル転送サービスで情報漏えいのリスクをおさえる！

ファイル転送を行う際の注意点を紹介しましたが、ファイル転送サービスを利用すれば、ファイルの暗号化やダウンロード後の削除、ファイルのウイルスチェックなどを行うことができます。

ファイルの扱いには十分注意するべきですが、ファイル転送サービスを導入してそのリスクを抑えましょう。