ファイル転送ツール利用時に注意するポイント

ファイル転送の時に注意すること

ファイル転送の開始時、送り先に注意する

ファイル転送ツールでは、送信したいファイルがあることをメール等で相手にお知らせすることになります。この時、宛先となるメールアドレスを間違うと「重要な見積もり書を関係ない他社に送ってしまう」といったトラブルが発生してしまいます。

メールにファイルを添付する場合と異なり、瞬時に内容まで伝わることはありませんが、送信時に宛先違いに気付かなければ、誤送信の相手がダウンロードを完了させる、十分な猶予時間があるでしょう。

また、ツールには「送信先制限機能」等の誤送信防止機能もありますが、流れ作業や急いで送信しようとして確認が不足すると、防止機能をすり抜けて誤送信してしまうという事態もあり得ます。メールアドレスの指定時には、複数回のチェックをルーチン化しておくなどの対策を講じるべきです。

他者が著作権を持つものに注意する

「資料用にコピーした雑誌を著作権者の許可なく他社に配布する」といった使い方は、法律に触れる行為です。資料の作成などを行なう場合は、必要なデータの著作権者を確認し、他社に送る場合は許諾を受けたものを使う、データのみを引用して文書を作成する、といった対処をすることが重要です。

また、業務用のアプリケーションをファイル転送ツールなどで誰でもダウンロード可能な状態にしていると、そのアプリケーションを提供している企業に損害を与えることになります。

「他社が商業的権利を持つファイルはオンラインストレージに保存しない」等、運用開始前のルール策定とその周知に注力しておくことも必要です。

セキュリティに注意する

ファイル転送ツール経由で複数の人に配るファイルがウイルスに感染していたら、一気に複数台のパソコンに広まる危険性があります。また、プログラムなどの実行ファイルではなく文書ファイルのマクロなどでも、パソコンに対して攻撃を行なう可能性があります。

ファイル送信を実行する時、受信を実行する時、どちらも日常の業務以上にセキュリティに注意したほうがいいでしょう。ファイル転送ツール自体にもウイルスチェック機能がありますが、それだけに依存することなく、各自が細心の注意を払って利用する姿勢を忘れてはいけません。

大容量のファイルは吟味してから送信する

インターネット回線の高速化により、大容量のファイルも短時間でアップロードできるようになりました。ファイル転送ツールを使えば、以前はDVD-Rに記録し配送していたような数GBのデータも、オンラインでそのまま送ることができます。

しかし、データを送られる方にしてみれば、ダウンロードが短時間で完了するに越したことはありません。文書ファイルの一部のみを見てほしいならそのページを切り出すなど、編集作業によって先方の確認がしやすくなることもあります。

「自分が行なえるデータの選別を相手に丸投げしていないか」「本当にその大容量のデータを送ることが両者のWin-Winにつながるのか」送信前にもう一度チェックしておきたいところです。