仕事のスケジュール管理をうまく行うには？知らなきゃ損！コツを伝授

仕事のスケジュール管理をうまく行う４つのコツ

タスク管理のコツを４つ紹介します。スケジュール管理をする時の参考にしてください。

１．仕事内容と期日を整理する

具体的な行動を決めるためにも、まずは仕事内容と期日を決めます。紙やメモ帳に必要となるタスクを列挙し、どのような仕事があるのかを把握しましょう。すべてピックアップできたら、その横に期日を書きます。期日が不明なタスクは、その他のタスクの状況などを考慮し、自分の裁量で日時を指定してください。

チームなどの複数人体制で臨む場合は、自分の担当するタスクを設定し、無駄のない割り振りを行います。

２．優先順位をつける

やるべきタスクと期日が決まったら、それぞれの仕事に優先順位をつけます。「納期が近い仕事」「後回しにすべきでない仕事」「利益の大きい仕事」など、緊急度と重要度が高い案件を中心に順位付けましょう。この順番を間違えると、業務の効率性や売上が低下します。

最優先すべきは「緊急度と重要度が高い仕事」です。そのあとは、「緊急度は高いけど、重要度は低い仕事」「緊急度は低いけど、重要度は高い仕事」「緊急度と重要度が低い仕事」の順に仕事を割り振ります。

３．作業に必要な時間を想定する

次は、実際にどのくらいの作業時間が必要なのかを見積もります。ここが曖昧だと、スケジュールどおりに業務を進めるのは困難です。自分が過去に同じ作業をどのくらいの時間で完了させたかを確認し、具体的な業務時間を決めましょう。実際に時間を計ってみるのも有効です。

見積もりは、不確定要素をできるだけ排除し、正確な数値をもとに算出します。たとえば「今日の担当者は早口だから、ミーティングは30分ほどで終わるだろう」や「資料の作成にはそんなに時間がかからないだろう」といった曖昧な根拠では、作業時間を適切に見積もれません。

４．中間締切日を設定する

中間締切日を設定することで、余裕をもってスケジュールを管理できます。作業の進捗状況が悪ければ、前倒ししてマンパワーを集中させるなどの柔軟な対応が可能です。ただし、中間締切日を実際の締切日直前に定めると、不確定要素によるトラブルを回避しにくいです。そのため、できるだけ早めに設定しましょう。

不確定要素を正確に予測するのは困難です。したがって、スケジュール管理では、中間締切日のほかに月・週・日別の小さな中間目標を定めます。たとえば納期が１年後なら、３カ月単位での中間指標を立て、それを達成するために１日の作業内容を決めましょう。

そこからそれぞれの進捗状況を週・月単位で振り返れば、改善点が見つかり、より効率的に仕事を進められるでしょう。

仕事のスケジュール管理における２つの注意点

実際にスケジュール管理を行うにあたり、注意すべきポイントを説明します。

１．予定を一括管理する

仕事とプライベートの予定は、一括で管理します。それぞれを別々で管理すると、ダブルブッキングする可能性があります。プライベートの予定を泣く泣くキャンセルするような事態を避けるためにも、このルールを徹底しましょう。

スケジュール管理にシステムを用いる場合は、複数のツールで運用しないようにしてください。連携させたとしても、完全にミスを防止するのが困難なためです。そのため、特に理由がないなら１つのツールで運用することをおすすめします。

２．次の予定との間に隙間時間を作る

スケジュールの合間は、電車の遅れや渋滞などのトラブルを考慮して、余裕を持たせます。時間の余裕がないと、ちょっとした遅れですべての予定が崩れ、結果的にクライアントの信頼を損ねます。どれだけ緊急度が高くても、予定を詰め込みすぎるのは避けましょう。

トラブルはいつ起こるか分かりません。そのため、普段のスケジュールも、それを想定して決めるべきです。

仕事のスケジュール管理方法

仕事でのスケジュール管理は、手帳やスマホでも可能ですが、組織単位で行いたい場合はグループウェアがおすすめです。

グループウェアは、全社員のスケジュールを日時指定して確認できます。また、情報のリアルタイム更新にも対応しており、業務上の情報伝達も容易です。担当グループや担当者ごとの進捗管理も可能です。クラウドで提供されるグループウェアはモバイル端末にも対応しており、外出先でも利用できます。

中にはガントチャートを搭載した製品もあり、それを使えばプロジェクトの進捗情報を可視化して共有することも可能です。

こういった機能を駆使すれば、スケジュール管理にかける時間が減り、業務の効率化を図れるでしょう。

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グループウェアで上手なスケジュール管理を！

仕事のスケジュール管理をうまく行うには、以下のポイントを意識しましょう。

• ■仕事内容と期日を整理する
• ■優先順位をつける
• ■作業に必要な時間を想定する
• ■中間締切日を設定する

上記を徹底すれば、優先順位の高い仕事から効率的に消化できます。また、下記にも注意してください。

• ■予定を一括管理する
• ■次の予定との間に隙間時間を作る

スケジュール管理を効率化したい場合は、グループウェアがおすすめです。