グループウェアを選定する際のポイントとは？事前準備も合わせて解説

グループウェアを選定する際のポイント

グループウェアを選定する際のポイントは何でしょうか。ここでは、５つのポイントを見ていきましょう。

自社にとって必要最小限の機能が搭載されているか

グループウェアはベンダーによって提供している機能が異なります。多機能を売りにしている製品もあれば、カスタマイズ性を強調しているものもあるでしょう。

そこで、重要な選定基準となるのが「自社の求める機能を搭載しているか」です。

グループウェアを導入したからといって、抱える課題をすべて解決できるわけではありません。搭載機能には限りがあるので、課題を明確にして優先順位をつけてください。必須機能を明確にしたら、各製品の機能を比較しましょう。同じ機能を１つとっても、ベンダーにより特長が異なるからです。

パソコンに不慣れな人でも簡単に使えるか

グループウェアは、すべての社員が使いこなせないと意味がありません。多くの社員に毎日使ってもらってこそ、その真価を発揮します。

ITの普及が進んでも、パソコンやスマートフォンといった機器の操作に苦手意識を感じる人は多いです。そのような社員でも簡単に操作できるグループウェアを選定しましょう。また、グループウェアの導入後は、既存の業務をこなしながら機能や操作を覚えなければいけません。ユーザインターフェースや画面遷移がシンプルな製品を基準に選ぶと良いでしょう。

グループウェアの中には無料トライアルを設けているベンダーもあります。無料トライアルを活用し、社員に操作性を確認してもらうことをおすすめします。

使用人数の増加などにより処理が遅くならないか

グループウェアのパフォーマンスは、重要な選定基準です。処理能力が低いと画面遷移に時間がかかり、頻繁にタイムアウトのエラーを起こしやすくなります。これでは操作にストレスを感じやすく、グループウェアの社内への浸透が進みません。

そのため、アクセスが急増してもパフォーマンスに影響しない製品を選んでください。

多くのユーザーを抱えるメジャーなベンダーであれば、まず問題ないでしょう。導入数が多いベンダーほどインフラにコストをかけることができ、安定した通信環境を提供できるからです。

十分なセキュリティ対策は行われているか

グループウェアには、顧客やプロジェクト情報といった重要な情報が保管・管理されます。機密情報が外部に漏えいした場合、状況次第では経営に深刻な影響を与えかねません。

そのため、セキュリティ対策が充実したグループウェアを選びましょう。情報の重要度に応じてアクセス制限を設けられたり、ログを管理できたりする製品がおすすめです。

なお、クラウドサービスを利用する時はどのような環境でデータを保管・管理しているのか、ベンダーの取り組むセキュリティ対策について事前に調べると良いでしょう。

サポート体制は充実しているか

グループウェアを選ぶ上で、サポートの充実度も基準にしてください。

無償・有償は、サポートの範囲で異なります。どこまでのサポートが必要なのかを明確にしましょう。また、一般オペレーター、あるいは技術スタッフによる対応かどうかでサポートの質が変わってきます。

そのため、どのようなサポートを提供しているのかを事前に確認すると良いです。さらに、窓口の開設時間を必ず確認するようにしましょう。急なトラブルにも対応できる24時間365日体制のサポートだと、安心して運用できます。

グループウェアを選定する前の準備

グループウェアを選定する前はどのような準備をすれば良いのでしょうか。選定前に行う２つの準備を解説します。

導入する目的を明確にする

「何のためにグループウェアを導入するのか」を明確にしましょう。

グループウェアによってはさまざまな機能を追加できます。機能重視で選んでしまうと、導入目的がぼやけてしまい、何のために導入したのかわからなくなるでしょう。

業務効率化であればワークフロー、情報共有を重視するならスケージュール管理など、目的により最適な機能は異なります。なお、多機能を求めるのであれば、その分費用は高くなります。

導入により解決したい課題を厳選し、自社に必要な機能を見極めてください。

使用する範囲を明確にする

グループウェアの利用範囲は長期的な視野で検討することが大切です。特定の部署やプロジェクトのみ、あるいは全社展開かどうかでコストが大幅に異なります。

部署やプロジェクトのみの運用であれば、ユーザー数やデータ量がそう多くはないので膨大なコストはかからないでしょう。しかし、全社展開を検討しているのであれば、ユーザー・データ量ともに膨大になることが予想されるため、多くのコストを見込むべきです。

小規模から大規模への展開を予定しているのであれば、それに対応したサービスや料金体制を採用したベンダーを選ぶようにしましょう。

自社にあったグループウェアを導入しよう

グループウェア選定時のポイントは以下のとおりです。

• ■自社にとって必要最小限の機能を搭載
• ■パソコンに不慣れな人でも簡単に使える
• ■使用人数が増加しても処理が遅くならない
• ■十分なセキュリティ対策
• ■サポート体制が充実

これらのポイントを具現化する選定基準を適用して最適なグループウェアを選定しましょう。また、選定前は導入目的や使用範囲を明確にしましょう。

以上を踏まえ、最適なグループウェアを導入してください。