少人数のチーム・組織でもグループウェアの導入は必要？選び方は？

少人数のチームでもグループウェアは必要？

グループウェアは大人数で使うものと思われがちですが、少人数のチームでも大きな力を発揮します。むしろ、少人数だからこそグループウェアを活用すべきという見方もできます。なぜなら、限られた人員を効率よく活用しなければ成果を出せないからです。

例として、会議について考えてみましょう。大企業であれば、会議に少々無駄が発生しても残った時間で大量の人材を活用し、成果を上げられるかもしれません。しかし、少人数のチームで会議に無駄な時間をかけると、残された時間でできることは限られてしまいます。

そこでグループウェアがあれば、会議を効率化できます。わざわざ会議室に集まる必要はなく、チャットやビデオ会議機能を使えば移動中に話し合いをすることも可能です。少人数のチームにとって、グループウェアは人数の不利を覆すツールとも言えるでしょう。

少人数チームにおけるグループウェアの選び方は？

続いて、少人数チームにおけるグループウェアの選び方を解説します。３つの観点から見ていきましょう。

無料か、有料か

グループウェアには無料と有料の製品があります。当然機能面では有料製品が優れていますが、利用規模が小さいのであれば、無料製品でも充分事足りることがあります。この点は、無料・有料製品の機能をよく比較して検討しましょう。

また、有料製品を導入する前に無料製品で使い勝手を確認するというのも有効です。ある程度慣れてから有料製品に移行すれば、本格的な運用を始める際のハードルが低く済むでしょう。

一方、気をつけなければならないのは、無料で使える期間が決まっている製品です。たとえば、「14日間の無料トライアル」のように、全機能を使える代わりに期間が定められている場合があります。このタイプの製品では、有料版に移行した際にコストに見合った成果を上げられるかどうか、試用期間内に見定めなければなりません。

コストとメリットが釣り合わないようなら、無理に導入せず、別の製品を検討したほうが良いでしょう。

必要な機能が搭載されているか

一口にグループウェアといっても、機能は多岐にわたります。たとえば、会議では１対１の気軽なWeb会議機能もあれば、最大数百人が参加できる大規模会議に対応した製品もあります。

ここで重要なのが、小規模チームで必要な機能を洗い出すことです。不要な機能が多いとコストが高くなるだけでなく、操作が煩雑になり、社内に定着しづらくなります。

上述の例で言えば、小規模チームにおいて大規模会議機能の必要性はそれほど高くないでしょう。一方、気軽に使えるWeb会議機能やチャット機能があれば、少人数ならではのフットワークの軽さを活かせるはずです。そのほか、いつでもデータを取り出せるオンラインストレージ機能も役立ちます。

ただし、導入後になって初めて必要性が生じる機能もあるかもしれません。そのときのために、後から機能を柔軟に追加・削除できる製品を選ぶのも良いでしょう。

操作性は優れているか

グループウェアはその名のとおり、グループ全体で使うものです。そのため、一部の人にしか使えないツールではいけません。誰でも直感的に使える操作性に優れた製品を選ぶことが大切です。

ただし、少人数のチームであればこの問題点の解決は簡単です。無料トライアル期間などを利用し、チーム全員で使ってみましょう。いくつかの製品を試してどれが良かったかをチームの総意で決めるのは、大人数グループと比べて容易なはずです。その話し合いにグループウェアを使えば、ちょうど良い訓練にもなります。

少人数のチームでグループウェアを活用するポイントは？

グループウェアの導入目的は企業によって異なります。膨大なファイルを社内で共有したい場合もあれば、会議の円滑化を目指す例もあるでしょう。そして、目的によって必要な機能と、その使い方が変わってきます。

そこで重要になるのが、あらかじめ必要な機能を洗い出すとともに、その利用目的・方法まで決めることです。たとえば、Web会議を行いたいのなら、具体的なメンバーや目的、開催回数・頻度といったことまで導入前の段階で決めておきます。こうすれば、導入したのにあまり使わないといった失敗を防げるでしょう。

少人数のチームでグループウェアを利用し、業務を円滑化！

少人数のチームでもグループウェアを使用する意義はあります。業務を効率化すれば、人数の不利を補えるでしょう。

少人数チームにおけるグループウェアは、以下の観点に留意して選定しましょう。

• ■無料か有料か
• ■必要な機能は搭載されているか
• ■操作性は良いか

また、導入前の段階から、導入後の利用目的・方法まで明らかにしておくとスムーズに活用できます。

以上を踏まえてグループウェアを活用し、業務を効率化しましょう。