グループウェアで解決できる課題と導入のメリット

グループウェア導入前の課題

グループウェアの導入を検討する前に、企業組織内のコミュニケーション／情報共有にはどのような課題があるか、確認しておきましょう。

1. 業務メンバー間のコミュニケーション不足

各自の時間調整がうまくいかずにコミュニケーション不足に陥り、そのために業務進行に支障をきたすことがしばしばあります。

2. 外出中や出張中のメンバーと情報共有ができない

外出先や出張先からだと電話でのやり取りがメインになってしまい、重要な連絡事項などを伝えきれない場合があります。業務メンバーのスケジュールの確認もなかなかできません。

3. 全社に伝わるまでに時間がかかる

紙による文書の回覧などは作成や印刷にも手間がかかるばかりか、全社に伝わるまでに時間もかかり効率的とはいえません。

グループウェアの導入メリット

導入メリット１．組織内のコミュニケーションを円滑化

上記のような課題を解決するために、グループウェアにできることと導入のメリットを紹介します。

組織内のコミュニケーションには、同部署内、他部署間、多拠点間、全社一斉などさまざまなタイプがあります。立場の違いや物理的距離を超えて緻密なコミュニケーションを行うためには、必要なときに、必要なメンバー同士が、必要な情報を、適切な形でやりとりできる機能が必要です。

グループウェアはこうしたニーズに応えるために開発されたもので、掲示板、グループチャット、ファイル共有システムなどのさまざまなコミュニケーション手段が一元化されており、随時最適なツールを選択して利用することができるというメリットがあります。

導入メリット２．全員がその場にいるかのような同時性

グループウェアの多くの製品は、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレットなどさまざまなデバイスに対応する機能を備えています。このため外出先や出張先からでも必要なときに気軽にアクセスして、業務メンバーとコミュニケーションがとれます。

また、さまざまなコミュニケーション手段のなかでグループウェアだけができることとして「リアルタイム性の維持」が挙げられます。たとえば業務メンバーの誰が現在パソコンの前にいるか、現時点でグループウェアの情報を見ることができるかといったこともリアルタイムに把握できます。

社内の重要な連絡事項などにもその場からアクセスできますし、業務メンバーのスケジュールも一目で確認できるため、業務メンバーの誰かが社内にいなくても、全員が同じフロアにいるのと同じ感覚でスムーズに仕事を進めることができるというメリットもあります。

導入メリット３．情報の階層化や切り分けが容易

社内で共有するべきひとつの情報であっても、「トップと経営陣が知っておくべきこと」「管理職が知っておくこと」「全社員が知っておくべきこと」など、情報を階層別に切り分ける必要がある場合があります。

グループウェアはひとりのユーザーから「全社共有」「営業部門のみ」「営業部門管理職のみ」といったさまざまなセグメントに対する情報共有の機能を備えており、情報をそれぞれのメンバーに適切な形で素早く伝達・共有することが可能となっています。

また、「同一の資料を営業部門のメンバーにはエクセル形式で、それ以外のメンバーにはPDF形式で配布する」といったことも可能です。たとえば、導入により巨大な組織のさまざまな立場のメンバーがそれぞれに最適な形で情報を受け取ることができ、全社共有・浸透までの時間をより短縮することができるでしょう。

まとめ

グループウェア導入前のよくある課題と導入後のメリットをご紹介しました。グループウェアには、コミュニケーションを円滑にする社内SNSやメール機能、情報を切り分けるアクセス権限機能の他にも勤怠を管理する機能や稟議書の提出に使えるワークフロー機能など、様々な機能を備えています。自社が持つ課題に対して切り分けたツールを導入しても逆にコストがかさんでしまいます。

一方で、グループウェアを導入すれば、すべての機能が備わっていますので、全員の利用を浸透させるには、グループウェアの導入がおすすめです。この機会にグループウェアの製品を無料で資料請求してみましょう。