グループウェアで解決できる課題と導入のメリット

グループウェア導入前の課題

グループウェアの導入を検討する前に、企業組織内のコミュニケーションや情報共有にはどのような課題があるか、確認しておきましょう。

1. 業務メンバー間のコミュニケーション不足

各自の時間調整がうまくいかずにコミュニケーション不足に陥り、そのために業務進行に支障をきたすことがしばしばあります。

2. 外出中や出張中のメンバーと情報共有ができない

外出先や出張先からだと電話でのやり取りがメインになってしまい、重要な連絡事項などを伝えきれない場合があります。業務メンバーのスケジュールの確認もなかなかできません。

3. 全社に伝わるまでに時間がかかる

紙による文書の回覧などは作成や印刷にも手間がかかるばかりか、全社に伝わるまでに時間もかかり効率的とはいえません。

4．機密情報の管理で情報漏洩リスクが気になる

システムを使わずに事業に関連する機密情報を共有すると、共有範囲が不明確になったり、内部犯行による情報漏洩リスクが高まってしまいます。

5．各種申請の承認フローが長い

上司の出張が多い職場や、各種申請の承認までのフローが長い職場では、業務効率が低下し、本来労力を割かなくてもよい作業に時間を奪われてしまいます。

グループウェアの導入メリット

グループウェアは、これらの課題を解決し、業務効率化や生産性向上を実現できます。ここでは、グループウェア導入のメリットを紹介します。自社の課題と照らし合わせて、導入を検討してみましょう。

導入メリット１．組織内のコミュニケーションを円滑化

上記のような課題を解決するために、グループウェアにできることと導入のメリットを紹介します。

組織内のコミュニケーションには、同部署内、他部署間、多拠点間、全社一斉などさまざまなタイプがあります。立場の違いや物理的距離を超えて緻密なコミュニケーションを行うためには、必要なときに、必要なメンバー同士が、必要な情報を、適切な形でやりとりできる機能が必要です。

グループウェアはこうしたニーズに応えるために開発されたもので、掲示板、グループチャット、ファイル共有システムなどのさまざまなコミュニケーション手段が一元化されており、随時最適なツールを選択して利用することができるというメリットがあります。

導入メリット２．全員がその場にいるかのような同時性

グループウェアの多くの製品は、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレットなどさまざまなデバイスに対応する機能を備えています。このため外出先や出張先からでも必要なときに気軽にアクセスして、業務メンバーとコミュニケーションがとれます。

また、さまざまなコミュニケーション手段のなかでグループウェアだけができることとして「リアルタイム性の維持」が挙げられます。たとえば業務メンバーの誰が現在パソコンの前にいるか、現時点でグループウェアの情報を見ることができるかといったこともリアルタイムに把握できます。

社内の重要な連絡事項などにもその場からアクセスできますし、業務メンバーのスケジュールも一目で確認できるため、業務メンバーの誰かが社内にいなくても、全員が同じフロアにいるのと同じ感覚でスムーズに仕事を進めることができるというメリットもあります。

導入メリット３．情報の階層化や切り分けが容易

社内で共有するべきひとつの情報であっても、「トップと経営陣が知っておくべきこと」「管理職が知っておくこと」「全社員が知っておくべきこと」など、情報を階層別に切り分ける必要がある場合があります。

グループウェアはひとりのユーザーから「全社共有」「営業部門のみ」「営業部門管理職のみ」といったさまざまなセグメントに対する情報共有の機能を備えており、情報をそれぞれのメンバーに適切な形で素早く伝達・共有が可能となっています。

また、「同一の資料を営業部門のメンバーにはエクセル形式で、それ以外のメンバーにはPDF形式で配布する」といったことも可能です。たとえば、導入により巨大な組織のさまざまな立場のメンバーがそれぞれに最適な形で情報を受け取ることができ、全社共有・浸透までの時間をより短縮することができるでしょう。

導入メリット4．管理者権限やセキュリティ対策が可能

グループウェアでは管理者権限を設定できる機能が搭載されています。そのため、社内全体に共有できない情報を、共有したいメンバーにのみ公開できます。これにより、機密情報の内部漏洩リスクを低減させることができます。

また、グループウェアは多くの情報を取り扱うのでセキュリティ対策も万全に施されている場合が多く、外部からの不正アクセスなどから社内データを守るので、安心して情報共有を行えます。

導入メリット5．煩雑な承認作業を簡略化

グループウェアにはワークフロー機能が搭載されていることが多いです。ワークフロー機能を使うことで、煩雑な承認作業を簡略化できます。上司の出張が多かったり、承認までのフローが長くなりがちな職場で効果を発揮します。

グループウェアを導入し、承認フローが簡略化することにより、重要な業務に時間を割けるようになり、結果的に生産性向上を実現できます。

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グループウェアのメリットを理解し、導入を検討しよう

グループウェア導入前のよくある課題と導入後のメリットをご紹介しました。

グループウェアには、コミュニケーションを円滑にする社内SNSやメール機能、情報を切り分けるアクセス権限機能の他にも勤怠を管理する機能や稟議書の提出に使えるワークフロー機能など、様々な機能を備えています。自社が持つそれぞれの課題に対応したツールを導入するとなると、逆にコストがかさんでしまうこともあります。

一方で、グループウェアには多くの機能が備わっているので、コストも抑えることができ、別々のツールを導入するよりも社内の浸透度が上がります。以下の記事では、人気の製品と選び方を詳しく解説しています。この機会にグループウェアの製品を無料で資料請求してみてはいかがでしょうか。

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