在庫管理システム導入後にまずやること

在庫を把握するための仕組みを見直す

在庫管理システムを導入しても、管理の仕組みが従来のままではシステムは効果的に機能しません。この場合、管理フローの見直しが必要となります。まずは、在庫を正確に把握することから始めましょう。

イレギュラーな動きへの対処を統一する

サンプルとして出荷した分や、不良品として返品された品など、例外的な在庫の動きがシステムに反映されていない場合があります。そのような動きを可能な限り浮き彫りにして、対処の徹底を図りましょう。

在庫管理システムの導入は、それぞれの担当者任せだった管理の方法を統一する良い機会でもあります。

対象とする倉庫を限定する

システムの論理上のデータと倉庫の実在庫数が一致しないのは、対象とする範囲の不一致にあります。対象の範囲を特定の倉庫の中だけに絞るのか、複数の倉庫を対象にするのか、輸送途中や店舗・工場にある流動在庫まで対象とするのかを定めて徹底します。

いきなり社内全体の在庫を対象とするのではなく、まずは従来どおり特定倉庫に範囲を限定し、システムに手を加えながら他の拠点の在庫を加えていくのが賢明です。

リアルタイムに把握できるようにする

システムの論理上のデータと倉庫の実在庫数にタイムラグが生じることがもあります。その多くは現場での登録の遅れです。とりあえず入荷あるいは出荷してから、手が空いたときに在庫管理システムに入力するという習慣が在庫数の不一致につながります。

在庫管理システムは実際の在庫数がリアルタイムに把握できなければ意味がありません。納期遅れなどにつながり、お客様からの信頼を失いかねないので対策が必要です。

勝手な発注を許さない

在庫管理システムを導入して在庫の見える化を実現したものの、次第に在庫過剰になっていった例もあります。原因は、営業担当者の自己判断による発注でした。十分な在庫を確保しておくと安心して営業活動をすることができますが、これを許してしまうと在庫は膨れあがり、会社経営自体に影響を与えかねません。

こうした場合は、担当者ごとに発注権限を規制しましょう。

現場に合わせて操作性を改善する

仕組みが悪くて問題が発生する場合の他に、システムの操作性が悪いことで現場担当者から不満があがることがあります。こうした場合には、下記のような対処方法があります。

教育を徹底する

導入前からシステムの必要性を現場に訴え、操作の訓練を徹底しておきましょう。情報システム部門から見れば容易な操作でも、現場担当者は戸惑うことが多くあります。うまく操作できないことがあるのはもちろん、用語が難解なことも多くあります。

操作性は在庫管理システムが浸透するかどうかの大きなポイントです。選んだシステムが、しっかり受け入れられる教育体制を整えましょう。

カスタマイズで対応する

いつまでもミスが減らないのは、何らかの問題があるからです。現場担当者に操作性を確認し、改善できるか検討しましょう。ボタンの配置、機能の名称、入力ボックスの順序など、カスタマイズできる箇所があるかもしれません。現場から要望があればコストの許す限り対応しましょう。

管理対象を絞る

業種によっては膨大な在庫数があり、現場は日々入力作業に追われています。ハンディターミナルを活用しても管理しきれない状況も出てくるかもしれません。その場合は操作性を改善するだけでは対応できません。思い切って在庫管理システムの対象とする在庫を絞って、可能な範囲から管理を開始しましょう。

あとで分析してみると、実際に動いている商品はそれほど多くなく、棚卸だけすればいいという商品もあります。

導入目的に立ち返ることが重要

在庫管理の方法をシステムに合わせて管理フローの見直しをすること、また、操作性の課題を解決する３つの対応方法を紹介しました。

導入後に発生する問題については、在庫管理システムの導入目的に立ち返って判断することが重要です。いつの間にか「システム化」自体が目的になってしまい、本来の目的であった在庫管理業務の課題解決やシステム化によって収益性を改善することなどから逸脱してしまうことがあります。

どのシステムも導入して終わりではありません。導入後の運用しだいで導入効果は大きく違います。また、関連システムとの連携も業務全体の効率化においては重要です。販売管理や生産管理などのシステムと連携し、データベースを共有化することで、ムダなデータ入力が不要になり、データ更新も早くなります。

目的に立ち返り、業務全体を俯瞰して、全体最適を心がけましょう。