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多くの企業が導入しているIP電話は機能性が高くなり、単なるコストカット目的ではなく、営業機会や顧客満足度の向上にまで活用され、企業活動になくてはならないツールになっています。 ここでは、まだ導入前の課題として「高額な通信費」「通知番号と信頼感」「通話内容の共有」「転送設定」といった課題を具体的にあげつつ、IP電話の導入によりどういったメリットが受けられるのかを紹介していきます。
技術進歩によって高機能でありながらコスト削減を可能にしたIP電話は、今や企業にとってなくてなくてはならないシステムのひとつになっています。ところが今でも二の足を踏む企業はあり、IP電話のメリットを受けられないだけでなく、さまざまな課題に直面しています。具体的には以下のようなものが上げられます。
これらの課題は、IP電話を導入することでクリアできるものばかりです。ではIP電話を導入することで、具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。
IP電話を導入することで、それまで外線を使用していた拠点間の通話はもちろん、アプリを入れることでスマートフォンを使った通話も内線化することができるため、大幅なコストカットを実現します。また複数の拠点をつないだ通話やテレビ会議も可能となるため、利便性がアップします。
携帯電話でも固定電話でも、番号通知が一般化している現在では、毎回同じ番号から発信されていることが信用につながります。IP電話を導入することで、複数の電話機からの発信時はもちろん、スマートフォンからの発信でも代表電話の番号を表示させることができます。
また、このシステムを使うことで、在宅勤務時や社外スタッフの幅広い活用につなげることもでき、新たな勤務体系の構築や新しい人材活用の可能性が広がります。
IP電話を導入すれば、通話をモニタリングできるようになります。必要に応じて、窓口担当者の横で必要なアドバイスをし、トラブルを未然に防ぐことができます。
後日、クレームの対応検証を行う際にも通話内容を正確に把握することが必要な他、トークスキルの高い人の通話記録を研修で使用するなど、全通話録音を導入するメリットは大きいといえます。また、通話ログを残すことで、顧客満足度の向上に役立つデータに変換することもでき、これまで取得できなかった情報を得ることにもつながります。
電話転送も、IP電話を導入することで柔軟な設定が可能となります。例えば特定の回数以上コールした場合、自動で転送するようにしたり、通話開始の前に顧客情報を通知することで対応をスムーズにしたり、また指定した番号はいつでも特定の人に転送するなどの設定が可能になります。
また、留守電対応の場合でも、着信状況をメールで転送したり、後でレポーティングしたりすることができ、素早い対応による信頼感のアップやチャンスロスの軽減につなげることができます。
IP電話は単なる固定電話の代わりではなく、戦略的な活用により企業の持つ可能性をさらに広げる重要なツールとして欠かせないものになっています。またクラウドを活用することで、イニシャルコストは最小にしながら最大のメリットにつなげることも可能です。固定電話やビジネスフォンで十分だと信じて疑わない企業も、IP電話の導入を検討する価値は十分にあるといえるでしょう。
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IP電話
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| 11月19日(月) 更新 | |
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