もう迷わない!稟議書を書くときのポイント

2015年11月17日

   

稟議書を書くときのポイント

稟議書、それは業務をスムーズに動かすための潤滑剤

稟議書とは、業務で必要とされる案件に対して上層部や関係部署への承認を求めるために作成する文書です。

大手の企業では、社内であらかじめ決められた書式がある場合も多いため、各項目を埋めていけばいいのですが、中小企業の場合は自由に作成する場合もあります。自由に作成するときにも困らない稟議書を完成させるため、作成のポイントを理解していきましょう。

稟議書の意義

稟議書を作成することで、組織内部の意思統一を図ることができます。前もって上層部や関係部署へ根回しをしておけば、さらに稟議書が通る可能性も高まります。普段から上司や同僚と信頼関係が結ばれていることは成功の大切なポイントとなります。

もちろん、大勢の人々に検討し承認してもらう必要があるため、手間と時間はかかってしまいます。決裁権限者が自分で判断するというよりは、集団による意見の統一に重きが置かれるため、ともすれば形式的なものになる恐れもあります。それでも業務を推進していくために、日本の企業では稟議書が重要なものとなっています。

作成のポイント

稟議書作成のポイントは、提案した目的、その理由、実現するための方法と費用、課題と解決方法を箇条書きで記載することです。理由や方法の項目には、重要なことを先に書いていくことも大切です。

ダラダラとした文章を書いていると、何を言いたいのか、目的はどこにあるのか、わからなくなります。常に目的を頭に置いて、文末まで目的がぶれないようにし、相手にしっかり伝わるように心がけたいものです。逆に簡潔すぎる説明では、相手に意図が伝わりにくくなります。メリハリをつけた内容にすることも重要です

各項目のポイント

1.提案目的・理由

提案目的は、何をするのかということ、それをしたことで何が実現するのかを記載します。提案理由は、重要点を先頭に具体的かつ簡潔に記載します。裏付けデータがある場合には、添付資料を別紙で用意します。

2.実現するための方法・費用

実現の方法と費用も具体的な数値を記載すると効果的です。特に費用対効果は、箇条書きで説得力あるデータを書くようにしましょう。「省電力が見込まれる」と書くより、「年間10,000kWの電力と300,000円の削減が見込まれる」と書いた方が、読む人の心をつかみやすくなります。

3.課題・解決方法

課題と解決方法により、予想される反対意見をあらかじめ記載し解決策を明記しておけば、反論の芽をつむことが可能です。さらに、稟議書に記載しないような細かな部分も自分用の想定問答集として準備しておくと、不意の質問をされても動揺しません。

その他確認事項

他にも細かいところになりますが、決裁権限者が誰か、どの部署に承認をとればいいのかなど、事前に確認しておきましょう。金額による決裁者の違いや、承認漏れなどがないように気をつけることも大切です。せっかく苦労して作成した稟議書が無駄にならないようにしましょう。

日頃から職場で信頼関係を構築しておく

稟議を通すだけにとどまらず、日頃から社内の人間関係に気を配り、信頼関係を築いておくことも大切なポイントです。上層部のニーズを把握し、関係者との会話を普段から行っていれば、この人は信頼できるという実績につながり、稟議も通りやすくなります。

少々裏技的な話になってしまいますが、稟議書を回す際には休みの前日は狙い目になります。特に長期休暇の前だと、早く仕事を片付けたいという気持ちも出てきますので、承認を得やすくなるかもしれません。ただし、夕方に話を持って行くと休み明けに持ち越される恐れもありますので気をつけましょう。

これは、あくまでも裏技的な話です。稟議書の内容がおろそかにもかかわらず裏技を使ってしまえば、当然提案は却下されます。本来はきちんと手順を踏み、正攻法で作成していれば承認はきちんと通っていくはずです。

最後は「通したい」と思う熱意!

稟議書を作成した人が本気でこの提案を通したいという熱意があれば、上司も周りの人々も応援し協力してくれます。企業を発展させる、良くしたいという気持ちがあれば、道は開けます。もし失敗してもあきらめず実績を積み上げていきましょう。

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