テレワークにおける労務管理の方法とは？失敗しないポイントを解説

テレワークにおける労務管理の課題

昨今、テレワークにおける労務管理の難しさが問題となっています。従業員が本当に働いているのか、その労働時間はどのくらいなのか、目視で確認するのが難しいためです。

独立行政法人労働政策研究・研修機構が2014年に実施した調査によると、36.4%の企業が、終日在宅勤務における進捗管理に難があると感じています。また、労働時間の管理や人事評価に問題意識を抱えている企業が、ともに30％近くに上ることが判明しました。そのほか、コミュニケーションやセキュリティの確保を課題としている企業も少なくありません。

参照：「テレワークは、生産性の向上、家庭生活と仕事の両立等に効果をもたらす」～「情報通信機器を利用した多様な働き方の実態に関する調査結果｜独立行政法人労働政策研究・研修機構

テレワークで労務管理を適切に行う方法

テレワークにおける労務管理を適切に行うにはどうすれば良いのでしょうか。

始業・終業時間を管理する

テレワークでは従業員を常に監視できません。したがって、従業員の行動を始業から終業まですべて把握するのはほぼ不可能です。

しかし、ある時刻に勤務しているかどうかだけであれば管理できます。たとえば、始業時刻と終業時刻のみを従業員に報告させる方法があります。その時刻になったらメールを送ったり、専用のシステム上で打刻したりすれば、勤務時間の証拠を残すことが可能です。

中抜け時間や休憩時間の把握

上記と同じ方法で、中抜け時間や休憩時間も把握できます。中抜け・休憩する前と後に時刻を報告させ、その間を休憩時間として扱うことで、労働時間を把握できます。あるいは、時間単位の有給休暇として扱うのも良いでしょう。

ただし、中抜け時間を休憩時間として扱い、終業時刻を繰り下げる場合は注意が必要です。たとえば、本来なら午後６時に終業のところ、午後３時～４時に中抜け時間を挟むため、終業時刻を午後７時にずらすといったケースです。この場合、事前に就業規則に終業時間繰り下げについて記載しておく必要があります。

また、テレワークにおいては、休憩時間の一斉付与の原則を適用しなくて良いことも知っておきましょう。本来、労働基準法第34条によって、休憩時間はすべての従業員に一斉に付与することが定められています。しかし、労使の合意により、テレワークを実施する労働者には適用除外とすることが認められます。

参照：労働基準法

長時間労働への対策

オフィスで働く場合と異なり、テレワークでは長時間労働を阻止するのが難しくなります。これでは従業員が健康を損なうリスクが高くなり、企業としても損失を被るおそれがあります。

しかし、テレワークでも長時間労働を防ぐ方法がないわけではありません。厚生労働省が推奨する方法を紹介します。

メール送付の抑制

労働時間外に仕事の連絡ができないように、システム上でメールの送付をブロックします。

アクセス制限

メールと同様に、社内システムへのアクセスをブロックすることで長時間労働を抑制できます。

時間外・休日・深夜労働の原則禁止等

就業規則として、時間外労働や休日労働、深夜労働を禁止することでも一定の抑止効果が期待できます。

注意喚起

テレワークでは気づかぬうちに長時間労働をする例も少なくありません。システム上でアラームを表示させるなど、注意喚起することも対策になります。

参考：テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン｜厚生労働省

安全衛生管理を実施する

以下の場合は、テレワークでも安全衛生管理を行う必要があります。

立ち寄りオフィス勤務

外回りの営業社員などが使うスポットオフィスやレンタルオフィスを利用するタイプのテレワークです。

サテライトオフィス勤務

メインとなる事業者ではない比較的小規模なオフィスで勤務することです。

労働安全衛生法では、このような場合に安全衛生教育や健康診断の実施などが義務付けられています。該当する種類のテレワークを導入する際は、健康上の相談窓口の設置や保健指導を実施すると良いでしょう。

参照：労働安全衛生法

評価制度や賃金制度を明確にする

テレワークの場合、社員は業務の評価を行う上司・責任者の目が届かない場所で仕事をします。そのため、業務の評価も偏ったものになってしまう可能性があります。

特に国内の企業では、業務の結果よりもプロセスを重視することが多くあります。このような企業であれば、テレワークの評価は難しくなりやすいため、事前にルールを明確に決める必要があります。

適切に評価を行う具体的な方法は企業によって変わるでしょう。業務の結果や納品物のみを評価対象とする企業もあれば、カメラを設置して常に仕事の様子を確認する企業もあります。

セキュリティ対策を万全にする

テレワークでは情報漏えい事故やサイバー攻撃を受けるリスクが高くなります。例えば、従業員個人の端末を使って業務を行う場合、セキュリティ対策が十分にできておらず危険にさらされる可能性が高まります。

そのため、テレワーク導入時には、パソコンやネットワーク回線といった情報通信環境を安全に整えなければなりません。通信を暗号化する技術を用いることや、ファイアウォールなどのセキュリティ対策、端末への認証などを行いましょう。

他にも端末に業務データが残らない仮想デスクトップ方式を採用するといった対策もおすすめです。

テレワーク時の労務管理で失敗しないポイント

最後に、テレワークにおける労務管理で失敗しないためのポイントを２つ紹介します。

小規模からスタートして様子を見る

仮に大規模なテレワークを導入して労務トラブルが発生すれば、対応が追い付かなくなってしまうこともあります。

小規模で始めて課題を洗い出し、新しいルールの作成や制度の見直しをすると、労務管理を効果的に行えます。テレワークを本格的に導入する前に、試験的にスモールスタートして労務体制を整えてください。

ITツールを活用する

テレワークにおける労務管理を適切に行うには、ITシステムの活用が不可欠です。コミュニケーションはもちろん、始業・終業時刻の記録などもITシステム上で行う必要があります。

そこで検討したいのが、労務管理システムの活用です。これは労務管理に特化したITシステムで、勤怠管理はもちろん、人事情報管理や労務関連の書類作成などにも対応しています。これまではエクセルなどを使って行われることが多かった労務管理ですが、専用ツールのほうが操作や管理の手間が少なく、業務を効率化できます。

特に、導入ハードルが低いクラウド型の労務管理システムがおすすめです。インターネット環境さえあれば場所を問わず使え、テレワークと相性が良いです。

ちなみに、ITシステムの導入にあたって、政府の助成金制度を利用できることがあります。うまく活用すれば非常に低いコストで導入できる可能性があるため、政府が公開する情報を調べてみましょう。

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テレワークにおける労務管理の方法を知り、円滑な運営を！

テレワークでは労務管理の難しさが課題となることがあります。適切に労務管理を行うには以下のことに留意しましょう。

• ■始業・終業時刻を管理する
• ■安全衛生管理を実施する
• ■評価制度や賃金制度を明確にする
• ■セキュリティ対策を万全にする

また、テレワークの労務管理で失敗しないコツは以下のとおりです。

• ■小規模から始める
• ■ITツールを活用する

以上を踏まえ、円滑に労務管理を行いましょう。

社会保険労務士

原田 真吾さんのコメント