では、勤怠管理システム導入の際の4つのポイントを中心に、実際の検討に必要な項目を洗い出してみましょう。
自社の就業規則に対応可能か？
業種や会社規模などによって、会社の就業規則は大きく異なります。
また、頻繁に改定される労働関係の法令にも柔軟に対応できるかどうかも見極めたいところです。
給与システムとの連携は可能か？
勤怠管理システムで集計されたデータは給与計算の基礎データとなります。給与システムとの連携によって、データの受け渡しが自動化、簡素化され、業務効率化が図れます。給与システム以外では、人事系のシステムとの親和性も確認しておくとよいでしょう。
自社の従業員にとって使いやすいシステムか？
勤怠状況を記録する方法はタイムカード、ICカード、生体認証、Web打刻など多様なターミナルが用意されており、自社の業務や社員、コストに合わせて最適なものを採用する必要があります。
さらに、人事･総務担当者や管理監督者がどのような情報を必要とし、その情報が簡単に取り出せるかどうかも確認します。インプット側とアウトプット側の操作性が自社にしっかりとマッチしたシステムを選定するようにしましょう。
キャパシティとセキュリティは十分か？
クラウド環境が整備されてきた昨今、システム管理やコスト面でのメリットも大きいASPやSaaSですが、センタ側のキャパシティはしっかり確認しておかなければなりません。
特に勤怠管理の場合、出退勤では朝の始業時間にアクセスが集中したり、月末の時期にデータの大量の出し入れがあるなど、特定の時間や期間に負荷が集中します。また、情報の機密性やバックアップなどの体制もチェックしておきたいところです。情報セキュリティマネジメントシステムの導入やISO27001の取得などはひとつの目安になるでしょう。