会議の重要度

Web会議は場所を選ばず、資料の共有などをしながら会議をすることができます。現場レベルの会議にはうってつけでしょう。
一方、ネットワーク環境によっては画質や音質が変わる場合があります。重要なお客様や社内でも役員レベルの会議をすることが多い場合はテレビ会議と導入を比較検討しましょう。

提供形態

提供形態には自社内で管理するオンプレミス型、インターネット経由でサービス利用するクラウド型があります。
提供形態で選ぶ場合は、費用とカスタマイズの2点に注目しましょう。
オンプレミス型は初回にまとめて支払うため初期導入コストが高めになります。一方クラウド型は比較的低額でサービスの利用が始められますが、基本的には継続的に月額費用が発生します。
カスタマイズの点では自社独自開発となるオンプレミス型の方が自由な設計が可能です。
初めてWeb会議を導入する際はスモールスタートでクラウド型、欲しい機能が決まっているリプレイスの場合はオンプレミス型、など自社の利用状況にあわせて提供形態を選びましょう。

どのような機能が必要か

冒頭でも触れたように、Web会議では会議をしながら資料を共有できる機能や、PCの画面共有、チャット機能があります。
目的が遠隔地の相手とのコミュニケーションの場合は、上記のような機能は必要ないでしょう。一方、資料や図面などを使っての打ち合わせが多い場合は書き込み機能があるかどうかなどを確認することが必要です。

サポートの対応範囲

サポート体制が充実しているかも検討にあたって重要なポイントです。
コンサルティングサービスがあるものや、海外拠点をサポートしてくれるサービスもあります。
必要に応じて24時間365日のサポート窓口があるシステムを選ぶとよいでしょう。