メールアーカイブシステム

自動で複製保存！メールセキュリティの監視役 ＠Securemail Plus Archive

@Securemail Plus Archiveは、専用のクラウド環境上でメールを保存し、検索できるようにするシステムです。ユーザーと取引先の間でやり取りされるメールをすべて複製保存することで、内部統制や監査に役立てられます。

【メールアーカイブ】
送受信されるメールを自動的に複製保存する機能です。本文はもちろん、エンベロープやヘッダー情報、添付ファイルなどの情報をすべて圧縮保存します。保存されたメールの本文やヘッダーに含まれるキーワードを用いることで、あとから容易に検索可能です。

【全文検索】
メール本文のキーワードが検索対象となるのはもちろんですが、添付ファイル内のテキストも検索対象となります。メールに含まれるあらゆるテキストデータに基づいた正確な検索が実現します。

【長期保存】
保管期間は１年・３年・５年から選択可能です。メールを保存する目的に応じて柔軟に選べます。５年以上保管したい場合は個別見積もりが必要になります。

【社外からの要請に素早く対応したい】
メールの開示を社外から求められることがあります。その時に速やかに対応できるかどうかで、顧客や取引先との関係が左右されるかもしれません。たとえば、担当者が不在の際にメールの確認を求められた場合、メールアーカイブがなければ担当者本人に連絡をする必要があります。すぐに連絡がつけば良いですが、そうでなければ相手を長く待たせることになるでしょう。そこで、メールアーカイブがあれば管理者はすぐに該当のメールを検索し、中身を確認できます。

【内部統制を強化したい】
メールでどのような情報を送受信するかは、従業員一人ひとりにゆだねられがちです。しかし、これでは機密情報が社外に漏れたり、ハラスメントなど社会倫理に反するやり取りが行われたりするリスクがあります。そこで、メールアーカイブを活用すれば、不適切な言葉を含むメールを一括検索可能です。このようなチェック体制を整えることで、従業員に注意を促すことができます。

【削除されたメールを復旧したい】
ビジネスマンは日々大量のメールを処理しています。受信メールだけでも数十通、送信も含めると３桁に上ることも珍しくありません。そのような膨大な数を扱っていると、誤操作で削除してしまうことがあります。また、デバイスの故障や紛失などに伴って多くのデータが失われることもあるでしょう。しかし、メールアーカイブを使っていれば心配はありません。端末上からメールが消えてしまっても、クラウド環境上に複製保存が残っているため復旧可能です。また、eml形式での一括ダウンロードにも対応しています。

【既存メールを活用したい】
＠Securemail Plus Archiveの導入に伴って、既存のメール環境を大幅に変える必要はありません。Microsoft 365を筆頭とした外部のメールサービスと連携可能です。今のメールをそのまま使いつつ、バックアップをクラウド上にとる形ですぐに利用を始められます。