メールアーカイブシステムの基本的な機能

メールアーカイブの基本機能

ここではメールアーカイブの持つ、以下の３つの基本的な機能について解説します。

それよりも「メールアーカイブとはなんなのか」やGmailでの使い方が気になる方は、以下の記事を参考にしてください。

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機能１：全メールの完全な保存と容易な検索・閲覧

メールアーカイブシステムのもっとも基本的な機能が、メールを保存することです。保存対象は本文や添付ファイルはもちろん、エンベロープも含めたメールのすべての情報となります。それはつまり大規模なデータ量ということになりますので、ただ保存しているだけでは、いざという時の調査・確認は非常に困難になります。

そのため、メールアーカイブシステムには、詳細な検索機能が搭載されており、かつ多くの場合、メール保存時にインデックスを作成しているため、非常に高速な検索が可能になっています。

また、それらの検索対象は添付ファイルやエンベロープにも及んでいるため、網羅的な確認が可能です。そして、当然ですが、それら検索結果の一覧表示や、任意のメールの閲覧はもとより、メール内容の取得や再配送などにも対応しています。

機能２：情報漏えいを防げるフィルタリング

送受信されるメールの内容を解析し、その結果に合わせた処理を自動で行う機能です。

その機能は多彩で、以下のような機能があります。

• ■添付ファイルがあれば自動的に暗号化してパスワードを送信元に通知
• ■承認者の承認があるまで、添付ファイルの送付を保留
• ■社外宛のメールは必ず一定時間保留（保留中はキャンセル可能）
• ■不適切な宛先設定については、送信処理を停止して送信者へ警告を返信
• ■大量のToやCcの宛先については、Bccに変換して送付

このように、多くが情報漏洩のリスクを最小限に抑えるために実施されます。

また、フィルタリングの対象や各種のフィルタ機能、処理内容は細かく設定でき、導入企業のセキュリティポリシーに合わせた運用が可能になっています。この機能は社内間メールにも適用できますので、社外への情報漏洩のみならず、部外秘資料の流出の対策など、内部統制の一環としても活用可能です。

機能３：メールデータの復旧と完全性の保証

保存しているメールから検索結果に該当するメールだけを一括で取得することができる機能です。

PCがクラッシュした場合など、大量のメールを復旧しなければならない時に迅速な復旧が見込めます。業務で参照すべきメールを失ってしまうリスクは、PCのクラッシュだけではなく、操作ミスや勘違いなど、常に存在しますので、いざという事態に備える意味で非常に安心感があります。

また、退職者からの引き継ぎがうまくいっておらず、過去の情報を探る必要があるときなどにも、このメール取得機能が効果を発揮することでしょう。

ただし、ただメールを保存しているだけであれば、復旧したメールが保存した当時と同じものではなくなっている可能性があり、もし1件でも改ざんされていることが判明すれば、すべてのメールの信頼性がゼロになります。そのため、多くのメールアーカイブシステムでは、データの改ざん防止機能を搭載しており、保管しているメールの完全性を保証しています。

情報漏洩対策と内部統制を意識させることなく実現する

以上がメールアーカイブシステムの基本的な3つの機能です。

J-SOX法の施行（2007年9月）などもあり、多くの企業が内部統制の厳格化や取引履歴としてのメール保存を求められ、様々な施策をとっています。

しかし、多くの場合が業務手順を複雑化することとなり、従業員に何かしらの負担をかけてしまっています。しかしメールアーカイブシステムであれば、無用な負担や手間もなく、従業員が意識することなく内部統制を実現し、かつ今まで見過ごされてきたミスを軽減させる効果も期待できます。

今日、メールを介してのウイルス感染や情報漏洩は非常に巧妙化し、深刻になっています。リスクを最小限にとどめるためにも、メールアーカイブシステムの導入を検討しましょう。

メールアーカイブのメリットについて知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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