一斉配信だけじゃない？メール配信システムの基本機能を解説！

【図解】メール配信システムの基本機能一覧

メール配信システムには、製品によってさまざまな機能がありますが、ここではメール配信システムの基本的な機能を図解で紹介します。

ここからそれぞれの機能について詳しく解説していきます。

１．一斉メール配信機能

メール配信システムのメイン機能が、一斉メール配信です。数百通を越えるメールの配信は簡単ではありませんが、メール配信システムではあらかじめ登録されたリストへ自動でスピーディーに配信します。そのほか、配信日時を指定して配信予約ができたり、会員登録をした段階で自動的にメール配信されるよう設定したりできます。

また、複数のIPを取得しているメール配信システムは、一斉に大量のメール配信が可能です。単一のIPで大量のメール配信を行うとISP事業者からブロックされることがありますが、複数のIPで大量のメール配信すると、到達率が安定します。

なお、１時間あたりの配信数はメール配信システムによって異なります。「100万通/時間」というように記載されていれば、100万通を１時間で配信できるということです。この点にも注目して、メール配信システムを比較すると良いでしょう。

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２．ステップメール配信機能

ステップメール配信に特化した機能もあります。ステップメールとは、顧客のある行動を起点に、スケジュールに沿って複数のメールを配信していくことです。たとえば、顧客が商品を購入したその日にサンクスメールを配信し、その後も「3日後」「1週間後」など決まった日にフォローのメールを配信していきます。

メール配信システムでは、この一連のストーリーをあらかじめ作っておくことで、ステップメールの自動配信が可能になります。配信のタイミングを細かく設定することもできます。

３．セグメント配信機能

セグメント配信とは、フォローしたい顧客を絞り込み、その顧客にメール配信を行うことです。たとえば、20代男性・１ヶ月前に購入したがリピート購入がない人、という条件で絞り込み、該当者だけにメール配信を行います。このように配信対象者を絞ると、対象者に適した内容のメール配信が可能です。

セグメント配信はメール配信システムによって、自動化されます。メール配信システムと顧客情報を連携しておけば、管理画面上で配信対象者を絞り込みやすくなります。

４．HTMLメール作成機能

最近はHTMLメールでのメール配信が主流となっています。HTMLメールとは、画像やリンクなどを挿入し、Webページのような見栄えの良いメールのことです。テキストメールよりもHTMLメールのほうが読まれやすいうえ、開封率やクリック率を分析ができるようになります。ただし、HTMLメールを作成するには知識が必要です。

メール配信システムは、知識がなくてもHTMLメールを簡単に作成できる機能があります。ドラッグ＆ドロップで直感的な作成が可能です。

また、PC向けのメールをスマホ向けのデザインに自動変換するレスポンシブデザイン機能が搭載されているシステムもあります。この機能があると、デバイスごとに原稿を用意する必要がなくなり、メール作成の効率が格段にアップします。

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５．テンプレート機能

メール配信において、大きなハードルとなるのが原稿の作成でした。メールの内容が変わるたび、原稿を書き直さなければならず、非効率だったのです。

しかし、今ではほとんどのメール配信システムにテンプレート機能が搭載されています。一度作成したメールをテンプレートとして登録しておくと、次にメール作成する際はそれを加工するだけで済みます。

また、HTMLメールのデザインテンプレートを搭載したメール配信システムもあり、初心者でも作成が簡単です。

６．差し込み機能

顧客１人１人に合ったメールの配信が望ましいですが、手作業では難しいでしょう。そこで、メール配信システムの差し込み機能を利用すると、簡単にパーソナライズ化したメールを作成できます。

件名やメール本文中に、顧客の名前やメールアドレスなどを差し込めます。これを利用して、バースデーメールを配信することも可能です。

７．メールアドレス・リスト管理機能

メール配信システムでは、顧客のメールアドレスを一元管理する機能を搭載しています。配信リストの管理や、メルマガ退会者の管理も可能です。これらを適切に管理することで、重複配信などの誤配信を防止できます。

また、エラーメールで戻ってきた場合、そのアドレスも管理し、自動で配信を停止します。エラーメールアドレスが配信リストに入ったままになっていると、そのアドレスに配信され続けます。

これでは、ISP事業者から迷惑メールを配信していると判断され、ほかの顧客にもメールが届かなくなってしまうのです。そのため、配信リストをクリーンな状態に保てるメール配信システムが必要となります。

８．開封率・クリック率分析機能

メール配信をしただけで終わっていはいけません。メール配信の効果を測定し、ブラッシュアップを図りましょう。そこで役立つのが、メール配信システムの分析機能です。

配信したメールが開封されたのか、メール本文中のURLをクリックされたのかなど、手間をかけずに素早く分析できます。主に以下のような指標を分析します。

• ■メールの開封率
• ■クリックカウント
• ■コンバージョン分析

このほか、複数のメールと比較して成果の高いメールを分析できたり、曜日や時間別で成果を比較できたりする機能もあります。これが、顧客満足度向上や売上拡大につながるでしょう。

９．セキュリティ機能

メール配信システムでは顧客のアドレスを管理するため、セキュリティが重要です。ほとんどのメール配信システムに、アクセス制限やログ監視機能が搭載されています。ほかにも、操作内容はSSL通信で暗号化されていたり、脆弱性診断を行っていたり、セキュリティが強化されています。

ただ、メール配信システムによってセキュリティ強度が異なるため、より安全な製品を選択しましょう。

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さまざまなメール配信システムを比較検討しよう

メール配信システムの基本機能として以下の９つが挙げられます。

• ■一斉メール配信機能
• ■ステップメール配信機能
• ■セグメント配信機能
• ■HTMLメール作成機能
• ■テンプレート機能
• ■差し込み機能
• ■メールアドレス・リスト管理機能
• ■開封率・クリック率分析機能
• ■セキュリティ機能

これらの機能が搭載されているメール配信システムですが、製品により少しずつ特徴が異なります。さまざまな製品を比較して、自社にあったメール配信システムを導入しましょう。

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