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メールは、今や欠かせないコミュニケーションツールです。あらゆる分野において、情報伝達手段として用いられています。その効果を期待し、メール配信システムを導入していることも多いでしょう。 しかし、中には効果が分からず検討が進まないという方がいるかもしれません。そこでメール配信システムの持つ基本的な機能を踏まえ、導入すべきメリットを3つご紹介します。
メール配信システムにはいくつもの基本機能があり、それだけで多くのメリットをもたらしてくれます。具体的には、次の通りです。
手動でメール配信を行う場合、たとえテンプレートを使用していても、宛名入力・選択など大きな手間がかかります。それだけで、大きな人的コストが伴うでしょう。メール配信システムは、登録済みの相手へ一斉配信が可能です。また、配信先のグループ分け等を行えば、属性毎にマッチしたメールを送ることもできるでしょう。そのため、メール配信に掛かるコストを大きく削減することが可能です。
メール配信システムでは、あらかじめメールの配信日時を指定することが可能です。「配信先」「配信内容」と合わせて指定しておけば、いくら担当者が忙しくてもメールが配信されます。終業間際に「メール配信を忘れていた」などというミスも、これで回避することができるはずです。
また、誰でも業務には波があり、忙しいときと余裕のあるときがあるでしょう。特に繁忙期ならば、メール配信に割く時間が持てないかもしれません。しかしそれでは、顧客が離れてしまう原因になります。メール配信システムを活用し、余裕のあるタイミングで配信指定を行っておけば、業務効率もアップします。
例えばパソコン内のメーラーソフトからメール配信を行っていると、送信メールがどんどん埋もれてしまいます。グループ分けできる機能もありますが、設定や確認は手間となるでしょう。
メール配信システムは、配信済みのメールがシステムに記録・蓄積されていきます。メール内容を検討する際に「以前にも似たメールを送っていないか？」と疑問を持てば、過去に遡って確認可能です。特に配信メールの検索機能を持つシステムならば、特定のキーワードから探すことができ非常に効率的です。
固定されたやり方でメール配信を行っていると、そもそも他の方法を検討することすら無いかもしれません。メール配信システムの導入メリットについて疑問を持ったら、「もし〜だったら」とイメージしてみると良いでしょう。
そのうえで、現状と比較してみてください。自社にとって、メール配信システムを導入するメリットが明確化されてくるはずです。
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| 12月10日(月) 更新 | |
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