メール配信システムを導入すべき５つのメリット

＜おさらい＞メール配信システムの基本的な機能

メール配信システムにはいくつもの基本機能があり、それだけで多くのメリットをもたらしてくれます。具体的には、次の通りです。

• ●文章の作成
• ●宛先の取得
• ●配信予約
• ●大量一斉配信
• ●配信履歴の保存、取得
• ●配信エラー対応

これらの機能は、ほとんどのシステムにおいて普遍のものと言って良いでしょう。そのうえで、メール配信システムをなぜ導入すべきなのか。メリットをご紹介します。

▼メール配信システムの機能をもっと詳しく知る！
参考記事：メール配信システムに欠かせない機能一覧

メール配信システムを導入する５つのメリット

メール配信システムの機能を利用することでどんな効果があるのでしょうか。そのメリットを解説します。

メリット1 配信先を事前登録やグループ分けができる

手動でメール配信を行う場合、たとえテンプレートを使用していても、宛名入力・選択など大きな手間がかかります。それだけで、大きな人的コストが伴うでしょう。メール配信システムは、登録済みの相手へ一斉配信が可能です。また、配信先のグループ分け等を行えば、属性毎にマッチしたメールを送ることもできるでしょう。そのため、メール配信に掛かるコストを大きく削減することが可能です。

メリット2 指定したスケジュールに沿って自動配信できる

メール配信システムでは、あらかじめメールの配信日時を指定することが可能です。「配信先」「配信内容」と合わせて指定しておけば、いくら担当者が忙しくてもメールが配信されます。終業間際に「メール配信を忘れていた」などというミスも、これで回避することができるはずです。

また、誰でも業務には波があり、忙しいときと余裕のあるときがあるでしょう。特に繁忙期ならば、メール配信に割く時間が持てないかもしれません。しかしそれでは、顧客が離れてしまう原因になります。メール配信システムを活用し、余裕のあるタイミングで配信指定を行っておけば、業務効率もアップします。

メリット3 同じ内容の重複配信を防げる

例えばパソコン内のメーラーソフトからメール配信を行っていると、送信メールがどんどん埋もれてしまいます。グループ分けできる機能もありますが、設定や確認は手間となるでしょう。

メール配信システムは、配信済みのメールがシステムに記録・蓄積されていきます。メール内容を検討する際に「以前にも似たメールを送っていないか？」と疑問を持てば、過去に遡って確認可能です。特に配信メールの検索機能を持つシステムならば、特定のキーワードから探すことができ非常に効率的です。

メリット４ 大量のメールを正確に配信し、効果測定もできる

大量のメールを一斉に配信することはメールサーバに負荷をかけることになり、メールが正しく配信されなかったりメールサーバが落ちてしまう場合もあります。また、大量のメールを送るとなると１日がかりでは終わらず、数日かかってしまうことも。

システムを利用すれば、大量のメールを時間をかけずに配信することができ、正確にメールを配信することができます。また、送信後も効果測定ができるため、「メールが開封されているか」「URLはクリックされているか」などの項目をすることが可能です。

これにより「どんなメール」を「どんな人」に送ると効果的なのかを分析し、メールの費用対効果や今後のメールの内容の改善につなげることができます。

メリット５ セキュリティ対策につながる

手動でメール配信を行おうとすると、配信を行うたびにメールの設定を行わなくてはいけません。また、メールサーバに不正アクセスが行われ、情報漏えいしてしまう危険性もあります。

メール配信システムであれば、１度メール配信設定を行えば自動で配信できるため、メールの誤送信や宛先の設定ミスを防ぐことができます。また、サイバー攻撃に対応したシステムも登場してきており、セキュリティ強化を図ることが可能です。

まとめ それぞれの製品を比較してメリットを考えてみる

まだ、メール配信システムを活用するイメージが湧かないという方は、一度実際の製品をご覧になってみてはいかがでしょうか。基本的な機能はありますが、製品によって特徴は異なります。「詳しく知りたいけどどれがいいのかわからない！」という場合は『メール配信システムの選び方ガイド』や一括で資料請求してみてはいかがでしょうか。

▼メール配信システムを比較してみる
参考記事：メール配信システム13製品を比較！導入ポイントもあわせて紹介！