メール配信システムを導入すべき５つのメリット

＜おさらい＞メール配信システムの基本的な機能

メール配信システムにはいくつもの基本機能があり、それだけで多くのメリットをもたらしてくれます。具体的には、次の通りです。

• ●文章の作成
• ●宛先の取得
• ●配信予約
• ●大量一斉配信
• ●配信履歴の保存、取得
• ●配信エラー対応

これらの機能は、ほとんどのシステムにおいて普遍のものと言って良いでしょう。そのうえで、メール配信システムをなぜ導入すべきなのか。メリットをご紹介します。

▼メール配信システムの機能をもっと詳しく知る！
参考記事：メール配信システムに欠かせない機能一覧

メール配信システムを導入する５つのメリット

メリット1 配信先を事前登録やグループ分けができる

手動でメール配信を行う場合、たとえテンプレートを使用していても、宛名入力・選択など大きな手間がかかります。それだけで、大きな人的コストが伴うでしょう。メール配信システムは、登録済みの相手へ一斉配信が可能です。また、配信先のグループ分け等を行えば、属性毎にマッチしたメールを送ることもできるでしょう。そのため、メール配信に掛かるコストを大きく削減することが可能です。

メリット2 指定したスケジュールに沿って自動配信できる

メール配信システムでは、あらかじめメールの配信日時を指定することが可能です。「配信先」「配信内容」と合わせて指定しておけば、いくら担当者が忙しくてもメールが配信されます。終業間際に「メール配信を忘れていた」などというミスも、これで回避することができるはずです。

また、誰でも業務には波があり、忙しいときと余裕のあるときがあるでしょう。特に繁忙期ならば、メール配信に割く時間が持てないかもしれません。しかしそれでは、顧客が離れてしまう原因になります。メール配信システムを活用し、余裕のあるタイミングで配信指定を行っておけば、業務効率もアップします。

メリット3 同じ内容の重複配信を防げる

例えばパソコン内のメーラーソフトからメール配信を行っていると、送信メールがどんどん埋もれてしまいます。グループ分けできる機能もありますが、設定や確認は手間となるでしょう。

メール配信システムは、配信済みのメールがシステムに記録・蓄積されていきます。メール内容を検討する際に「以前にも似たメールを送っていないか？」と疑問を持てば、過去に遡って確認可能です。特に配信メールの検索機能を持つシステムならば、特定のキーワードから探すことができ非常に効率的です。

メリット４ 大量のメールを正確に配信し、効果測定もできる

大量のメールを一斉に配信することはメールサーバに負荷をかけることになり、メールが正しく配信されなかったりメールサーバが落ちてしまう場合もあります。また、大量のメールを送るとなると１日がかりでは終わらず、数日かかってしまうことも。

システムを利用すれば、大量のメールを時間をかけずに配信することができ、正確にメールを配信することができます。また、送信後も効果測定ができるため、「メールが開封されているか」「URLはクリックされているか」などの項目をすることが可能です。

これにより「どんなメール」を「どんな人」に送ると効果的なのかを分析し、メールの費用対効果や今後のメールの内容の改善につなげることができます。

メリット５ セキュリティ対策につながる

手動でメール配信を行おうとすると、配信を行うたびにメールの設定を行わなくてはいけません。また、メールサーバに不正アクセスが行われ、情報漏えい獅子Sてしまう危険性もあります。

メール配信システムであれば、１度メール配信設定を行えば自動で配信できるため、メールの誤送信や宛先の設定ミスを防ぐことができます。また、サイバー攻撃に対応したシステムも登場してきており、セキュリティ強化を図ることが可能です。

まとめ それぞれの製品を比較してメリットを考えてみる

まだ、メール配信システムを活用するイメージが湧かないという方は、一度実際の製品をご覧になってみてはいかがでしょうか。基本的な機能はありますが、製品によって特徴は異なります。「詳しく知りたいけどどれがいいのかわからない！」という場合は『メール配信システムの選び方ガイド』や一括で資料請求してみてはいかがでしょうか。

▼メール配信システムを比較してみる
参考記事：メール配信システム13製品を比較！導入ポイントもあわせて紹介！