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一斉配信はメール配信システムで!その理由と製品の選び方は?

2023年01月17日 最終更新
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一斉配信はメール配信システムで!その理由と製品の選び方は?

販売促進、マーケティング、顧客フォローを目的としたメルマガを一斉配信する際、どのような方法をとっていますか。配信対象が多い場合は、メール配信システムで一斉配信すべきでしょう。メール配信システムには配信先の事前登録、指定したスケジュールに沿った自動配信、同じ内容の重複配信防止などの機能があります。

この記事では、メール配信システムが一斉配信に適した理由を詳しく解説するとともに、一斉配信をよりスピーディーにできるシステムの選び方を紹介します。

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メールを一斉配信するには

企業のマーケティング活動や学校の連絡網など、さまざまな場面でメールの一斉配信が行われますが、その方法は2つあります。1つは、メーラーを使用して一斉配信を行う方法です。BCCで送信すれば、ほかの顧客のメールアドレスが漏れることはありませんが、大量のメール配信には向いていません。そこでもう1つの方法、メール配信システムが最適でしょう。

メール配信システムとは、メールの一斉配信を自動的に行えるシステムのことです。メールの一斉配信はもちろん、メールの作成や効果測定も効率化できます。そのほか、メール配信システムのメリットは以下のとおりです。

  • ■メール配信にかかる時間や手間を省ける
  • ■顧客1人1人に最適な内容のメール配信ができる
  • ■重複配信や宛先入力のミスなどを防げる
  • ■効果測定により成果が出しやすくなる
  • ■情報漏えい対策ができる
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一斉配信にメール配信システムが必要なワケ

メール配信システムがメールの一斉配信に適している理由は、メール配信が自動的に行えるから、だけではありません。ほかにも2つの理由があります。

1.複数のIPアドレスで一斉配信できるから

実は、大量のメールを一斉配信すると、ISP事業者側がスパム・迷惑メールと認識して、メールが届かなくなってしまいます。なぜかというと、スパム・迷惑メールの多くが単一のIPアドレスで一斉配信されているからです。単一のIPアドレスで一斉配信されたメールは危険、という判断基準になっています。

メール配信システムは単一のIPアドレスを使わず、複数のIPアドレスを設定し、分散配信を行います。こうすることで、ISP事業者からブロックされずに大量のメールを一斉配信できるのです。

2.サーバが安定しているから

大量のメールを一斉配信した場合、送信側のサーバに負荷がかかり、配信遅延が発生します。日中に配信したはずのメールが真夜中に届いてしまい、クレームに発展したというケースもあります。

また、サーバがダウンすれば、他の業務にも影響があるでしょう。顧客からの問い合わせなどでメールが送られても、それをリアルタイムに受け取れず、サービス低下につながるかもしれません。

メール配信システムは大量のメールを配信することを前提としているので、専用サーバを用いて高速で一斉配信できます。サーバの稼働が安定し、高い到達率を維持します。

正しいメール配信システムの選び方

一口にメール配信システムといっても、ベンダーによって特徴が異なります。より確実にメールを届けられるシステムを選ぶには、どんな点に注目すべきかご紹介します。

配信数と配信速度を確認する

一斉配信で重要になるのが「配信能力」です。配信能力とは、1時間あたり何通のメールを配信できるかを示す指標です。数百万の顧客に配信する場合は配信能力が高くないと、配信遅延が生じるかもしれません。ただ、メール配信システムごとに配信能力は差があります。

毎時100万通が標準的ですが、毎時4,100万通も配信可能なシステムもあります。中には「配信能力」が表示されていない場合もありますが、これはセールスポイントが配信能力ではなく、分析機能などのほかの機能で差別化を図っているツールといえるでしょう。

なお、月に配信できる数に上限を設けているシステムもあるため、配信数を考慮して選んでください。

到達率を確認する

一斉配信したメールがすべての顧客に届いているとは限りません。エラーメールが返ってくる可能性があるからです。配信したメールが顧客側の受信ボックスに届いたことを示す「到達率」が高いシステムを選びましょう

ただし、単に到達率が高いだけで選んではいけません。スパム・迷惑メールとしてはじかれていても顧客側の受信サーバには届いているため、到達しているとみなすベンダーもいます。つまり、到達率が高くても、実は顧客には届いていないケースがあります。

そこで到達率とともに注目すべきは、「エラーアドレスを徹底的に管理し、迷惑メール業者や個⼈による利⽤を禁止しているか」です。クリーンな状態を保ち、ISP事業者から安全な送信元であると判定されていることが重要です。

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システムを活用した一斉配信のモデルケース

最後に、メール配信システムで大量配信をしているモデルケースを紹介します。具体的な導入イメージの参考にしてください。

学校法人で配信能力の高いシステムを活用

中学、高校、大学を経営する学校法人のモデルケースです。同校では、災害時に在校生とその保護者へ緊急用のメールを一斉配信していました。生徒と保護者で数万の単位になります。従来は低価格が魅力のメール配信システムを利用していましたが、「指定時間どおりにメールが届かない」とクレームが寄せられていました。

配信能力の限界と考え、ツールの刷新を検討しました。そこで採用されたのが毎時100万通の一斉配信が可能なメール配信システムです。現在ではインフルエンザ流行時の登校アンケートなどにも活用しています。

鉄道子会社がシステムを活用してリアルタイムな情報共有

沿線上でスーパーやスポーツジムなどを手広く経営する鉄道会社の子会社のモデルケースです。スーパーのお客様を対象にした携帯向けのチラシ配信を行ってきましたが、新たに鉄道の遅延情報も流すことにしました。

これが好評で会員を大幅に増やすことに成功しましたが、遅延情報は時間が勝負です。一斉配信が30分も遅れると、遅延や復旧情報が意味をなしません。そこで、改めて導入したのがより配信能力の高いメール配信システムでした。クラウド型で低価格であることも採用のポイントとなりました。配信速度が速く、ベストなタイミングでメールを配信できるとうになったのです。

メール配信システムで一斉配信を効率化しよう

メール配信システムは、メールの一斉配信を自動化するだけではありません。複数のIPアドレスで一斉配信でき、サーバの稼働が安定しているため、大量のメールでも到達率が高くなります。ただし、確実にメールを届けるには、配信能力や到達率が高く、エラーアドレスなどを管理してクリーンな状態を保っているメール配信システムを選択しましょう。

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