一斉配信をメール配信システムで行うワケとは？導入事例も紹介！

メールを一斉配信するには？

企業のマーケティング活動や学校の連絡網などさまざまな場面でメールの一斉配信が行われますが、どのような方法で行えばいいのでしょうか。メーラーを利用して一斉配信を行うというてもありますが、より多くのメールを送るのであれば「メール配信システム」を利用することが最適でしょう。

メール配信システムとは、複数のデータベースと連携してメールを一斉配信したり、会員の行動を分析する機能が搭載されているシステムです。メールの作成から送信までの業務を効率化することができ、メールの効果を計ることもできます。

メールの一斉配信で重要となる「配信能力」

一斉配信で重要になるのが「配信能力」で、一定の時間あたり何通のメールが送れるかを示す指標です。数千、数万の会員に配信することがあり、学校や自治体でも、送信対象は1万を越えることがありますが、システムによっては配信能力に上限があります。

1回に250通程度が限界なシステムもあれば、時間あたり300万通もの配信が可能なシステムもあります。配信能力は価格と並んで、メール配信システムを選択する際の重要なチェックポイントとなっています。

メール配信システムの選定ポイントの一つ

メール配信システムの仕様に「配信能力」という項目があり、1時間あたりどのくらい配信できるかを記していますが、100万通以上配信できるものであればかなり優秀なツールといえます。

中には「配信能力」の項目がない場合もありますが、これは、セールスポイントが配信能力ではなく、分析機能などの他の機能で差別化を図っているツールとも理解できます。

▼メール配信システムの選定ポイントを紹介
参考記事：メール配信システムとは｜導入のメリット・注意点・選び方を伝授！

一斉配信するためにメール配信システムが必要なワケ

メールを大量に送信すると、「1時間に300万通メールが送れるはずなのに送れない」という事態が発生することがありますが、実際これはよく見かけるケースです。いきなりの大量送信は危険な行為で、その理由は3つあります。

１．スパム・迷惑メールだと認識される

スパムや迷惑メールと判断されてると受信を拒否されてしまいます。通信事業者がフィルタリングすることもありますし、会員の端末がスパム扱いする可能性もあります。

２．サーバダウン

あまりに負荷が高いとサーバが処理しきれなくなってダウンしてしまい、他の業務にも影響を与えます。

３．サーバの処理能力が追いつかない

サーバはメールの一斉配信処理が手一杯になると、受信処理に手が回らなくなってしまいます。この場合、会員からの相談や購入などのメールがあっても、それをリアルタイムに受けることができず、サービス低下につながってしまいます。

そこで、搭載されている機能が「配信スピード調整」です。ブロックされない程度の配信量を調整することができます。これは、大量配信を利用する場合は必須となる機能です。

メール配信システムを導入するメリット

メール配信システムを導入することで以下のようなメリットがあります。

• ■配信リストの作成や属性分けができる
• ■自動配信ができる
• ■重複配信を防げる
• ■効果測定ができる
• ■情報漏えい対策ができる

▼メリットをもっと詳しく
参考記事：メール配信システムを導入すべき５つのメリット

システムを活用した一斉配信のモデルケース

メール配信システムで大量送信を活用したモデルケースを紹介します。

学校法人で配信能力の高いシステムを活用

中学、高校、大学を経営する学校法人への導入のモデルケースです。同校では、災害時に在校生とその保護者へ緊急用のメールを配信していました。生徒と保護者で数万の単位になります。従来は低価格が魅力のシステムを利用していましたが、「指定時間どおりにメールが届かない」とクレームが寄せられていました。

配信能力の限界と同校では考え、ツールの刷新を検討しました。そこで採用されたのが時間あたり100万通の配信が可能な製品です。「テンプレートも充実していて即戦力として活用できた」と評価されています。現在ではインフルエンザ流行時の登校アンケートなどに活用しています。

鉄道子会社がシステムを活用してリアルタイムな情報共有

沿線上でスーパーやスポーツジムなどを手広く経営する鉄道会社の子会社のモデルケースです。スーパーのお客様を対象にした携帯向けのチラシ配信を行ってきましたが、新たに鉄道の遅延情報も流すことにしました。

配信能力とスピード調整に注目し、最適のシステム選びを

近年では、情報共有にSNSを利用している場合も多いですが、アカウント数としてはメールアカウントが最も多くあります。より多くの人に情報を届けることができるのです。

メール配信システム選択の際に注目したいのは、「配信能力」と「配信スピード調整」。ぜひ、自社の配信数に最適なシステムをお選びください。

▼メール配信システムを比較しよう！
参考記事：メール配信システム13製品を比較！導入ポイントもあわせて紹介！