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メールを送信する前に、あらかじめ送信内容を確認することができたり、一時的にメール送信を保留してくれたり、添付ファイルを自動的に暗号化してくれたりと、情報漏えい防止に役立つメール誤送信対策ツール。
実際、ちょっとしたヒューマンエラーによって、大きな漏えい事件となり、膨大な損害賠償を負担するケースにも発展し得るメール誤送信。そのリスクの大きさを考え、ツール導入を検討している企業も多いことでしょう。しかし、そのタイプや機能の選択を誤ると失敗してしまうケースも。そこで、メール誤送信対策ツールを導入する際の、ツール選定のポイントを5つご紹介します。
メール誤送信対策ツールを選ぶ際に最も重要なのは、導入のシステム周りが自社の環境や目的に合っているかどうかです。メール誤送信対策ツールは、大まかに分けて次の4つのタイプがあり、それぞれ導入のしやすさが異なります。
一般的に、サーバタイプは自社でサーバを導入する手間があるため、パソコンやメールソフトにソフトをインストールするだけのクライアントタイプやメーラーアドインタイプは、導入の手間の面で比較的優れています。
クラウドタイプは、共用サーバやオリジナルサーバを利用するもので、サーバやメールソフトなどの環境に依存せず、最小限の手間とコストで導入できることから、近年、選択する企業も増えているといわれています。自社の環境に合わせて、最適なタイプを選びましょう。
サーバタイプは、導入の手間がかかるため敬遠されがちですが、メール一時保留機能や上長確認機能、宛先を自動でBccに追加してくれる機能などのサーバレベルでの誤送信防止機能を利用することができます。
一方、パソコンにソフトをインストールするだけのクライアントタイプやメーラーアドインタイプでは、これらの機能が利用できないこともあるので注意が必要です。 導入のしやすさと同時に、自社が求める機能があるかどうかも検討の必要があります。
メール誤送信対策ツールの導入を検討する際には、導入コストはもちろん、運用コストまで配慮するのをおすすめします。
一般的に、メール誤送信対策ツールは、使用する送信者のライセンス数に応じた運用コストがかかります。例えば、50ユーザーで年間いくら、という保守料金設定になります。 この料金体系は、ツールによって大きく異なるので、十分確認しておく必要があります。
メール誤送信対策ツールを選ぶ際には、使用しているメールソフトに対応しているかどうかも確認しておく必要があります。たいていのメールソフトには対応している製品がほとんどですが、念のため確認しておきましょう。
メール誤送信対策ツールには、誤送信防止機能と同時に、パスワード暗号化や添付ファイルの自動リンク変換、スパムメールの検知・排除などのセキュリティ強化機能が付随しているものが多くあります。
しかし、メールのセキュリティシステムとして、すでにサーバレベルでのゲートウェイや迷惑メール検知システム、メールフィルタリングソフトやウイルス対策ソフトなどを導入している場合には、機能が重複することもあるので注意が必要です。すでに導入されているメール関連の環境もよく考えてツール選びを行いましょう。
これらの5つのポイントを意識して、自社に最適かつ、最小限の手間とコストで、メール誤送信対策ツールの導入を検討してみてください。
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