メール誤送信対策ツールの選び方とは？５つのポイントから後悔のない導入を！

ポイント１. 導入が容易かどうか

メール誤送信対策ツールを選ぶ際に最も重要なのは、導入のシステム周りが自社の環境や目的に合っているかどうかです。メール誤送信対策ツールは、大まかに分けて次の4つのタイプがあり、それぞれ導入のしやすさが異なります。

• ●サーバタイプ
• ●クライアントタイプ
• ●メーラーアドインタイプ
• ●クラウドタイプ

一般的に、サーバタイプは自社でサーバを導入する手間があるため、パソコンやメールソフトにツールをインストールするだけのクライアントタイプやメーラーアドインタイプは、導入の手間の面で比較的優れています。

クラウドタイプは、共用サーバやオリジナルサーバを利用するもので、サーバやメールソフトなどの環境に依存せず、最小限の手間とコストで導入できることから、近年、選択する企業も増えているといわれています。自社の環境に合わせて、最適なタイプを選びましょう。

ポイント２. 欲しい機能があるかどうか

サーバタイプは導入の手間がかかるため敬遠されがちですが、メール一時保留機能や上長確認機能、宛先を自動でBccに追加してくれる機能などのサーバレベルでの誤送信防止機能を利用することができます。

一方、パソコンにツールをインストールするだけのクライアントタイプやメーラーアドインタイプでは、これらの機能が利用できないこともあるので注意が必要です。 導入のしやすさと同時に、自社が求める機能があるかどうかも検討の必要があります。

ポイント３. コストが妥当かどうか

メール誤送信対策ツールの導入を検討する際には、導入コストはもちろん運用コストまで配慮するのをおすすめします。

一般的に、メール誤送信対策ツールは、使用する送信者のライセンス数に応じた運用コストがかかります。例えば、50ユーザーで年間いくら、という保守料金設定になります。この料金体系は、ツールによって大きく異なるので、十分確認しておきましょう。

ポイント４. 使用しているメールソフトに対応しているか

メール誤送信対策ツールを選ぶ際には、使用しているメールソフトに対応しているかどうかも確認しておく必要があります。たいていのメールソフトには対応している製品がほとんどですが、念のため確認しておきましょう。

ポイント５. 既存のソフトと機能が重複していないか

メール誤送信対策ツールには誤送信防止機能と同時に、パスワード暗号化や添付ファイルの自動リンク変換、スパムメールの検知・排除などのセキュリティ強化機能が付随しているものが多くあります。

しかし、メールのセキュリティシステムとして、すでにサーバレベルでのゲートウェイや迷惑メール検知システム、メールフィルタリングソフトやウイルス対策ソフトなどを導入している場合には、機能が重複することもあるので注意が必要です。すでに導入されているメール関連の環境もよく考えてツール選びを行いましょう。

メール誤送信対策ツールで情報漏えいを防ごう！

いかがだったでしょうか。今回はメール誤送信対策ツールの選び方について、５つのポイントをみてきました。ぜひこれらの5つのポイントを意識して、自社に最適かつ最小限の手間とコストで、メール誤送信対策ツールの導入を検討してみてください。