マニュアル作成ツールの必要性とメリットを解説！導入事例も紹介

マニュアル作成ツールの必要性

マニュアルは、属人化を解消し業務を効率化させる効果があるためできる限り作成すべきです。しかしマニュアルの作成には、作業のリストアップや業務目的の記載が必要なため、ある程度の工数がかかります。したがって、ツールを利用してマニュアル作成業務を効率化するのが望ましいです。

また、新型コロナウイルス感染症の影響で昨今リモートワークが広がり、マニュアルの電子化も普及しています。この流れは、新型コロナウイルス騒動が終結した後も続くと予想されます。そのため、マニュアル作成ツールは今後さらに重要になるでしょう。

マニュアル作成ツール導入のメリット

マニュアル作成ツールを利用することで得られるメリットについて解説します。

スキル不要で簡単に作成できる

マニュアル作成ツールにはテンプレートが用意されているため、スマートフォンがなくても簡単にマニュアルを作成できます。初めて利用する場合でもマニュアルのフォーマットやデザインを考える必要がありません。

また、動画マニュアルの作成に特化したツールを利用すれば、スマートフォンから動画を撮影して、現場作業などに役立つマニュアルを簡単に作成可能です。自動翻訳機能を搭載している製品なら、日本語がわからない労働者にも業務内容をレクチャーできます。

品質を担保できる

マニュアル作成は担当者によって品質にバラツキが出やすく、フォーマットやデザインが異なることも多いです。しかしマニュアル作成ツールにはテンプレートが用意されています。そのため、フォーマットやデザインが統一化され、一定の品質を担保できるでしょう。画像や動画マニュアルの作成機能を活用すれば、より高品質なマニュアルになります。

コスト（工数・人件費）を削減できる

マニュアル作成ツールにはさまざまな業務効率化機能が搭載されているため、工数や人件費を大幅に削減できます。例えば画面キャプチャは作業内容をわかりやすく説明するために不可欠な作業ですが、枚数が多くなるほど担当者の負担も大きくなりがちです。そこで、キャプチャ画像を最適なサイズに自動調整してくれるマニュアル作成ツールを利用することで、工数や人件費を削減できます。

情報共有や更新が容易にできる

マニュアル管理ツールでは各種マニュアルをシステム上で一括管理するため、情報共有や更新も容易に行えます。業務内容に変更が生じた場合でも、システム上に保存されたマニュアルの内容を変更するだけで更新が完了します。更新前後の状況を確認しやすくなっているため、間違えて古いマニュアルを参照することもありません。更新されたマニュアルは、システム上で社員全員に共有できます。

ナレッジを蓄積できる

マニュアル作成ツールは、誰でも簡単に最新のマニュアルにアクセスできるツールです。そのため人づてのコミュニケーションが主体だった従来の方法と比べて、効率的に業務のノウハウや知識を蓄積できます。得られたノウハウや知識を社員全員で共有することで、属人化の防止も可能です。

マニュアル作成ツールを導入したいけれど、どんな製品・サービスを選べばいいのかわからないという方は、まず人気の製品をチェックしてみることをおすすめします。自社に最適な製品を選ぶためには、機能や価格、サポート内容などの比較検討が欠かせません。ぜひITトレンドの資料請求（無料）を活用してください。

マニュアル作成ツールの導入事例

マニュアル作成ツールの具体的な導入効果を知りたい人も多いのではないでしょうか。ここでは実際にマニュアル作成ツールを導入した他社の事例を紹介します。

年間16,000時間の時短を実現

卸売業・小売業を営む会社では紙マニュアルを利用していました。しかし、利用率が悪く業務内容がうまく現場の社員に伝わっていませんでした。

そこでマニュアル作成ツールを導入したところ、マニュアルの利用率が上がり、年間の研修時間が16,000時間も減ったそうです。そのため年間1,000人程度の従業員が入れ替わっても、すぐに戦力となる人材を教育できるようになりました。

新人研修の手間が10分の１へ大幅削減

ある食品メーカーは、社内の教育体制が十分に確立されておらず、新入社員に対する教育コストが問題になっていました。

そこでマニュアル作成ツールを導入し動画マニュアルを作成しました。その結果、教育者と新入社員のコンタクト時間が大幅に減り、教育にかかる手間が１／10に減ったそうです。動画マニュアルを見れば業務内容が正しく伝わるため、結果的に新入社員のスキルアップにも繋がっています。

マニュアル作成ツールの必要性を判断して導入準備を進めよう

マニュアル作成ツールの必要性は、以下のメリットを考えると非常に高いといえるでしょう。

• ●スキル不要で簡単に作成できる
• ●品質を担保できる
• ●コスト（工数・人件費）を削減できる
• ●情報共有や更新が容易にできる
• ●ナレッジを蓄積できる

実際に導入して、研修にかかる時間の短縮や手間の削減に成功した企業もあります。マニュアル作成ツールの必要性を理解できたら、さっそく導入準備をはじめましょう。