マニュアル作成の手順おさらい
マニュアル作成には、手順の確認や内容の整理が大切です。ここでは改めてマニュアルの作成手順を解説します。
目的と掲載範囲を決める
まずは「業務を効率化して教育コストを削減したい」といった目的を決め、内容の掲載範囲を明確にします。掲載範囲が曖昧だと内容に一貫性がなくなり、業務マニュアルとしての価値が下がります。目的をもとにどのような基準でどのような内容にするかを明確にすることで、目次や見出しも決まってくるでしょう。
構成を作成する
マニュアル全体の構成を決めて、目次や見出しを作成します。目次や見出しはマニュアルの質を決める重要な要素なので、丁寧にわかりやすくしましょう。
マニュアルは、業務の完成形から逆算して作成していくのが一般的です。作業手順１から順番に実行していけば業務を完遂できるよう、時系列に沿った構成にしてください。
完成させて運用する
構成が完了したらマニュアルの中身を埋めていきます。マニュアルは、利便性にこだわり出すとキリがありません。そのため、動画や画像などを用いてある程度わかりやすい内容になったら一旦完成とすることをおすすめします。手順や数値などにミスがないか、校正チェックをしたらいよいよ運用開始です。
マニュアルの内容に不安がある場合は、仮運用して問題点や改善点をフィードバックしてもらいましょう。得られたフィードバックを内容に反映させることで品質が向上していきます。
マニュアル運用後は、利用者からフィードバックをもらうなどして、定期的に内容をアップデートしましょう。既存の業務内容を改善するのはもちろんのこと、最新の業務ノウハウや注意点なども追加してください。
マニュアル作成にツールがおすすめな理由
マニュアルの作成にWordやExcel、PowerPointなどのオフィスソフトを使うと、下記のような問題点が生じます。
- ・作成者によってフォーマットに統一性がなくなる
- ・画像や動画で動作が重くなる
- ・担当者のスキル次第で作成に時間がかかる
そのためマニュアルを作成する際は、ツールを利用するのがおすすめです。マニュアル作成ツールのメリットについて詳しく解説します。
品質が向上する
マニュアルの品質は、内容の見やすさやわかりやすさに直結します。誰が見ても同じように理解できるのが、優れたマニュアルの条件です。しかしマニュアルの品質を引き上げることは簡単ではありません。作成者の裁量に任せると、フォーマットやデザインなどがバラバラになり理解しづらい部分もでてきます。
マニュアル作成ツールを利用すると、フォーマットやデザインが統一化され、誰が見てもわかりやすい内容になります。画像や動画キャプチャ支援機能などを利用すれば、より品質の高いマニュアルを作成できます。
業務が効率化する
マニュアル作成ツールは、動画キャプチャ支援やテンプレートなどの便利機能が実装されています。そのため、マニュアル作成業務効率化にも効果があります。
また、ツール内に保管されているマニュアルを閲覧することで、従業員のスキルが上がり通常業務の効率化も期待できるでしょう。
ビジネスにおいて、業務の標準化は非常に重要です。業務が標準化されないと、担当者ごとに業務品質にばらつきがでて属人化が発生します。マニュアル作成ツールを導入すると、社員全員でノウハウや知識を取得できるようになり、誰でも同じ品質で業務を遂行することが可能です。
情報共有がしやすくなる
マニュアル作成ツールを使うと、システム上で各種マニュアルを社内共有できるようになります。業務中に不明点があっても、従業員が主体的に情報を探して問題を解決することが可能です。業務内容に変更が生じた場合でも、クラウド型のマニュアル作成ツールであればマニュアル内容をリアルタイムに更新できます。
マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールは、ベンダーによって搭載されている機能が異なるため、自社にあったものを選ぶことが大切です。そこで、選ぶ際のポイントについて解説します。
目的にあった機能があるか
自社が目的とするマニュアル作成に必要な機能があるか確認しましょう。たとえば工場機器の操作マニュアルを作成したい場合は、 操作説明を自動入力してくれたり、操作画面を自動キャプチャしてくれたりするものがおすすめです。
文字のマニュアルだけではなく動画マニュアル作成もしたい場合は、スマートフォンでビデオ撮影してそのまま動画作成に利用できるものがよいでしょう。自動翻訳機能が付いていると、日本語を理解できない労働者にも業務内容のレクチャーが可能です。
簡単に操作ができるか
マニュアル作成ツールは、マニュアルを作成する人・更新する人・閲覧する人の誰もが簡単に操作できる必要があります。機能が多すぎると作成に手間取ることもあるため、操作性のよい製品を選びましょう。テンプレートがあるものなら、情報を入力するだけでマニュアル作成ができるためおすすめです。マニュアルを更新する人向けにQRコード作成などの編集機能がついているものもよいでしょう。
マニュアル作成ツールの中には、無料トライアル期間や無料デモがある製品もあります。操作性が気になる場合は、無料期間中に使いやすさや操作感を確認してみてください。
サポートが充実しているか
マニュアル作成に関する知見やノウハウがないなら、導入や運用サポートまで行ってくれる製品がおすすめです。導入前にツールの使い方を教えてもらえたり、運用中に24時間365日間オンラインで質問できたりするところを選びましょう。
完全に外注化したい場合は、マニュアル作成の代行サポートがあるところをおすすめします。
マニュアル作成ツールを利用し業務を効率化しよう！
マニュアル作成は、目的や掲載範囲の選定、構成の作成など、複雑な工程が必要な業務です。人力だとフォーマットが統一されなかったり、マニュアルの管理が難しくなったりするためツールで行うことをおすすめします。
マニュアル作成ツールは、以下の３つのポイントを意識して選びましょう。
- ・目的にあった機能があるか
- ・簡単に操作ができるか
- ・サポートが充実しているか
以下の記事では、おすすめマニュアル作成ツールを比較紹介しています。基本機能や提供形態、料金プランなど詳しく紹介しているので、導入検討の参考にしてください。
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