人事評価制度とは？その目的や作り方、失敗しないコツをご紹介

人事評価制度とは

「人事評価制度」とは、従業員の能力や貢献度を査定し、昇給や昇進の処遇に反映させる制度です。人事評価制度は大きく分けて「評価制度」「等級制度」「業績制度」の３要素から構成されます。

それぞれがバランスよく保たれることが重要です。

【評価制度】

評価方法を定める制度です。先述した「業績・能力・情意」の観点において、何をどのように評価するのか、項目と基準を定めます。評価制度は役職や等級ごとに設定されるのが一般的です。

【等級制度】

評価内容にもとづき、社員の等級を決める制度です。社内の序列を決める制度ともいえるでしょう。課長や部長といった役職をそのまま等級に当てはめることもあれば、同じ部長でも実力によって等級３と等級４などのように序列が設定される場合もあります。

【報酬制度】

評価内容に基づき、社員の報酬を決める制度です。等級制度と連動しているのが一般的です。

人事評価制度の目的

そもそも何のために会社は人事評価制度を導入するのでしょうか？目的を明確化することで、人事評価制度の指針や重視するべきポイントが見えてくるでしょう。

会社のビジョンや方向性の提示

人事評価制度には会社ごとの企業理念やビジョン、求める社員像が色濃く反映されます。従業員に対して会社のビジョンや方向性を示すことで、全従業員が同じ方向に進み、結果として企業力の高まりにつながるでしょう。

従業員の人材育成

人事評価制度を確立し、評価基準が明らかになれば、従業員は何に注力すべきか、どんな能力を身につけるべきかが理解できるようになります。会社と従業員が共通認識をもつことで、会社が求める人材を育成しやすくなります。

さらに成果が適切に昇給や昇進に結びつくとわかれば、従業員のモチベーション向上につながり、能動的に成長できる人材が増えていくでしょう。

従業員の職階・待遇の決定

人事評価制度は従業員の公平な処遇を決めるためにも役立ちます。人事評価基準を明確化することで、客観的な指標に基づいた判断ができ、評価の偏りを防ぎます。結果、従業員一人ひとりの能力や貢献度に応じた適切な処遇を決められるでしょう。

人事評価制度の評価基準

人事評価を行うにあたり、「何を評価するか」を設定する必要があります。一般的に人事評価では、従業員を「能力・業績・情意」という３つの観点から評価します。

能力評価

業務上求められる知識や技術にもとづいて社員を評価します。さらに自身の能力を業務においてどの程度発揮できたかも評価対象です。業務によって求められる能力はさまざまなため、画一的な評価基準はありません。

業績評価

売上や契約数など、業績にもとづいて社員を評価します。成果だけでなくプロセスを評価に含めることもありますが、基本的には成果主義的な観点と言えるでしょう。

売上や契約数などは数値化できるため、客観的な指標としてよく用いられます。数値化しづらいプロセスは、評価基準の設定が肝要です。

情意評価

熱意や興味関心、積極性など、業務に対する精神的な姿勢にもとづいて社員を評価します。数値化しづらいうえに目で見えないため、もっとも評価が難しい評価基準でしょう。

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人事評価制度の主な評価手法

人事評価制度といってもさまざまな評価手法があります。ここでは「能力評価」「業績評価」「情意評価」といった３つの評価軸を測るための評価手法を解説します。

目標管理制度（MBO）

MBO（Management By Objectives：目標管理制度）とは、あらかじめ従業員自身が目標を設定し、その達成度を評価する手法です。従業員がなすべき目標がはっきりしているため、行動が明確化され、モチベーションアップにもつながるでしょう。

従業員が自主的に目標を設定し管理するため、「やらされ感」がなく、より大きな成果を得ることが期待できます。

360度評価

360度評価とは、その名のとおり全方位から評価する評価手法です。具体的には、上司だけでなく同僚や部下、さらには自分自身でも評価を行います。自己理解を深められるとともに、企業も自社の社員を深く把握できるため、適材適所な人員配置や個々人に合った教育が実現できるでしょう。

さらに自分が周囲のさまざまな人から見られていることを再認識できるのも特徴です。上司の前だけでなく、常に適切な行動を取れるようになります。

コンピテンシー評価

コンピテンシー評価とは、高い成果を上げている社員に共通する行動特性をもとに評価基準を設定して、人事評価を行う評価手法です。モデルとなる社員の行動や思考の傾向を調査・分析し、評価項目を設定していきます。

企業が求める人材を明示しやすく、さらに仕事の成果だけでなくプロセスも踏まえた多面的な評価の実現につながるでしょう。

「バリュー評価」

バリュー評価とは、社員が企業方針に合った行動を取れているかを基準に評価を下す評価手法です。業績などの成果ではなく、行動にフォーカスして評価します。

例えば、常に積極的な姿勢を重要視する企業方針を掲げている場合、会議で積極的にアイデアを出したり、新しい企画を考えたりするのは、バリューに則した行動として評価の対象となります。

リアルタイムフィードバック

リアルタイムフィードバックとは、部下や同僚の働きぶりに対して、高い頻度でフィードバックを行う評価手法です。一般的に１年や半年といった単位でフィードバックを実施している企業も多い中、１週間や半月など短いスパンでフィードバックを行います。

ショートスパンでフィードバックを行うことで、部下の課題を適切に把握でき、状況にあった目標に軌道修正しやすくなるでしょう。さらに双方の認識のズレが生じにくく、評価に対する納得感も高まります。

ノーレーティング

ノーレーティングとは、A・B・Cのようにランク付けを廃止して、数値などを用いず従業員を評価する手法です。

ランク付けを行わないため、競争意識は刺激されません。一方、フィードバックに充分な時間を取ることで、社員一人ひとりに適したアドバイスを行い、成長を促します。社員の個性や自由な発想力、行動力が求められる昨今のビジネスにマッチした評価手法といえるでしょう。

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人事評価制度の作り方・導入方法

人事評価制度を導入する際は、以下のフローで進めます。

１．人事評価制度の目的を設定

給与・待遇の決定や社員の意欲向上など、自社が人事評価制度を作る目的を明らかにしましょう。

２．評価基準の決定

スキルを評価する「能力評価」、実績を評価する「業績評価」、仕事に対する姿勢を評価する「情意評価」の３要素に基づき、評価基準を設定します。

３．評価項目の決定

評価基準を参考にして評価項目を検討します。例えば「能力評価」基準における評価項目には、「企画力」「改善力」「実行力」などが挙げられるでしょう。

４．評価方法の決定

何段階で評価するのかなど、具体的な評価方法を定めます。

５．処遇の決定

下された評価に対して給与や賞与、等級などがどのように反映されるのかを明らかにします。

６．システムの整備

評価シートや専用のITツールなど、実際に評価を行うにあたって必要な体制を整備します。

人事評価シートの作成ポイント

人事評価制度を整備するうえで、人事評価シートの作成が求められるでしょう。作成にあたり、注意すべきポイントを解説します。

職種・階層別に項目を作る

職種や階層によって、会社から求められる成果は異なります。そもそも評価シートとは、従業員が評価シートを見たときに会社が自分に何を求めているか、期待しているかが明確に理解できるものでなければなりません。そのため職種や階層に応じて評価項目を設定することで、自己評価・他者評価とも行いやすくなるでしょう。

設問数はなるべく少なく設定する

評価者は忙しい業務の合間を縫って評価シートの記入を行うため、人事担当者には評価者の負担軽減配慮が求められます。設問数が多いと評価者が負担に感じ、集中して的確な評価が行えない恐れがあるため、設問数は適正を図りましょう。

点数評価だけでなくコメント欄も設ける

コメント欄を設けることで、補足事項を記入できたり、具体的なフィードバックができたり、評価を補えるメリットがあります。ただしコメント内容によってはトラブルにつながるケースもあるため、書き方の注意事項は明記しておきましょう。

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人事評価制度でよく起こりがちな失敗

人事評価制度を導入したものの、うまく運用できないケースがあります。代表的な失敗パターンを２つ紹介します。

公平な評価ができない

人事評価制度は客観的に社員を評価するための制度です。ところが以下の要因により、公平な評価が妨げられてしまうケースがあります。

寛大化傾向

私情により実態よりも甘く評価する傾向です。

中心化傾向

無難に評価しようという考えによって、平均的な評価に偏ることを指します。

極端化傾向

小さな差を極端に大きく認識することで、評価の偏りが大きくなる傾向です。

論理誤差

評価項目に関係があるはずだとの決めつけによって生じる不公平な評価です。例えば、プレゼンが上手な人はコミュニケーション能力が高いと決めつけるケースが当てはまります。

近隣誤差

期間全体の評価を直近の評価だけで決めることを指します。

ハロー効果

一つの印象によって、ほかの評価が左右される心理現象です。例えば、学歴が高い人は業務も思慮深く進めていると考えるケースが当てはまります。

制度自体が機能していない

せっかく人事評価制度を策定しても、機能していないケースがあります。大きな原因の一つとして挙げられるのが、経営戦略と人事評価制度の乖離です。

人事評価制度の目的には、社員の意欲向上や給与の決定などがあります。しかし、いずれも最終的な目的は、自社の経営をよりよいものにすることです。したがって、人事評価が経営の改善に役立っていないのならば意味がありません。自社の経営のために必要な人材を育成できるよう、人事評価制度を策定しましょう。

一方、コストパフォーマンスに原因があるケースもあります。人事評価制度の運用に要するコストに見合った成果が得られていないケースです。

例えば、社外で時間を過ごす機会が多い部下を、上司が評価するのは多くの手間と時間を要します。毎日部下から業務について詳細な報告を受けたり、逐一連絡を取ったりしなけれならず、結果として評価制度のメリットよりも負担のほうが大きくなるでしょう。

人事評価制度の運用で失敗しないためのコツ

人事評価制度の運用で失敗しないためには、どのようなポイントを意識すればよいのでしょうか。

導入目的・ルールの明確化

人事評価制度は、上司が一方的に部下に押しつけるものではありません。部下の成長を促す目的がある以上、部下を納得させる必要があります。

そこで必要になるのが、人事評価制度の導入目的やルールの明確化と周知です。「何のために行うのか」「どのようなルールにもとづくのか」が分からなければ、社員は納得できません。

評価方法が不透明な場合、社員の不信感が高まるため、評価制度や評価基準も詳細に周知することが重要です。

評価者向けの研修を実施

先述したように、評価する側が人間である以上、主観が入り込むことがあります。しかし、主観で評価されたのでは従業員も納得できません。

客観的な視点を養い、評価の質を上げるためには評価者向けの研修を実施しましょう。評価基準をあらためて周知するとともに、一般的にどのような評価エラーが起きやすいかの学びにもつながります。

研修は外部の教育サービスを利用するのがおすすめです。人事評価制度について熟知した有識者から、知識や技術を教わりましょう。

フィードバック面談の実施

従業員が自らの強みや弱みを客観的に把握し、たった一人で目標設定を行うのは容易ではありません。そこで必要になるのが、フィードバック面談です。上司と部下で面談を行い、人事評価内容にもとづいて部下に適切なアドバイスを行います。

また、どのような努力をすべきなのか、部下の意見も聞きながら一緒に考えることが大切です。コミュニケーションを通じて、部下は評価をより理解し、次につなげられるでしょう。

人事評価制度の運用を効率的に行う方法

適切に人事制度を運用するには、多くのことを実施しなければなりません。正しく評価するには、適した評価基準や項目を設定する必要があります。

しかし、限られたリソースでこれらの複雑な業務をこなすのは困難でしょう。そこで活用したいのが人事評価システムです。

人事評価システムとは、人事評価のワークフローや従業員の評価データを一元管理できるシステムです。評価項目の設定から評価プロセスの管理、データの集計・分析までを行います。従来は紙媒体やエクセルで管理するのが一般的でした。しかしシステム上で一元管理すれば、煩雑な人事評価を効率化できるでしょう。

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人事評価制度を策定し、社員のモチベーションを向上！

人事評価制度は社員の業績や能力を評価する制度です。効果的な人員配置や待遇の決定、社員の意欲向上などを目的として設けられます。人事評価制度をうまく運用するには「目的・ルールの明確化と周知」「評価者向け研修の実施」「フィードバック面談」を念頭に置き、導入を進めましょう。