人事評価制度とは
人事評価制度の概要を解説します。
社員の業績・能力を評価すること
社員の業績や能力を評価することを人事評価と言います。単に評価するだけでなく、それを昇進や給与に反映することも含まれます。
以前は、昇進や給与を決めるための評価を人事考課、それ以外を目的とした評価を人事評価と呼んでいました。しかし、現在では両者の厳密な区別はなくなっています。
そして、人事評価を行うための具体的な仕組みが人事評価制度です。すべての社員が客観的に正しく評価されるよう、評価の方法や基準が定められています。
「業績・能力・情意」で評価される
一般的に、人事評価では社員を「業績・能力・情意」という３つの観点から評価します。それぞれ見てみましょう。
- 【業績】
- 売上や契約数など、業績に基づいて社員を評価します。成果だけでなくプロセスを評価に含めることもありますが、基本的には成果主義的な観点と言えるでしょう。売上や契約数などは数値化できるため、客観的な指標としてよく用いられます。数値化しづらいプロセスは、評価基準の設定が肝要です。
- 【能力】
- 業務上求められる知識や技術に基づいて社員を評価します。また、それらの能力を業務においてどの程度発揮できたかも評価します。業務によって求められる能力はさまざまなため、画一的な評価基準はありません。
- 【情意】
- 熱意や興味関心、積極性など、業務に対する精神的な姿勢に基づいて社員を評価します。数値化しづらいうえに目で見えないため、もっとも評価が難しい観点と言えます。
人事評価制度の構成要素
人事評価制度は主に以下の３つの要素から構成されます。
- 【評価制度】
- 評価方法を定める制度です。先述した「業績・能力・情意」の観点において、何をどのように評価するのか、項目と基準を定めます。評価制度は役職や等級ごとに設定されるのが一般的です。
- 【等級制度】
- 評価内容に基づき、社員の等級を決める制度です。社内の序列を決める制度とも言えるでしょう。課長や部長といった役職をそのまま等級に当てはめることもあれば、同じ部長でも実力によって等級３と等級４がいるなど、序列が設定される場合もあります。
- 【報酬制度】
- 評価内容に基づき、社員の報酬を決める制度です。等級制度と連動しているのが一般的です。
人事評価制度を策定する目的
人事評価制度は何のために策定するのでしょうか。
人員配置や待遇設定を適切に行うため
ビジネスを最適化するには、適材適所な人員配置が欠かせません。個々人の能力や適性を正しく把握し、それぞれに合った業務へ割り振る必要があります。その上で、人事評価制度は非常に有益な制度です。客観的な評価指標があることで、最適な人材配置が実現します。
また、人事評価制度は待遇の設定にも役立ちます。一昔前までは年功序列型の評価が一般的でしたが、現代はそうではありません。年齢よりも、実力や業績によって評価する体制がスタンダードとなっています。適切な人事評価制度があれば、社員は自分がどのような努力をすれば待遇が向上するのかを把握できるため、適切な目標意識を持って業務に取り組めます。
社員の意欲を向上させるため
前述したことと関係しますが、適切な人事評価制度があれば社員の意欲は向上します。自分の業績や努力が、評価にどのように反映されているかを客観的に把握できるからです。
どれほど頑張っても評価が上がらなければ、社員のモチベーションは下がります。ましてや、自分より頑張っているように見えない人が高い評価を受けていたら、不満は募るばかりでしょう。
しかし、その際に何が原因で自分の評価が上がらないのかが分かれば話は別です。原因さえ分かれば、それを取り除くために努力できます。結果として評価が上がり、モチベーションが高まるのです。こうして全社的に社員の意欲を高められれば、業務上のパフォーマンスも高まり、ひいては企業の利益も向上します。
人事評価制度の作り方・導入方法
次は、人事評価制度を作る手順を紹介します。
- １．目標設定
- 給与・待遇の決定や社員の意欲向上など、自社が人事評価制度を作る目的を明らかにしましょう。
- ２．評価基準の決定
- 基準とは、どのような状態が評価に値するのかということです。たとえば、新入社員が次の等級にステップアップするには「業務を一通り遂行できるようになる」などが基準となるでしょう。
- ３．評価項目の決定
- 評価基準を参考にして評価項目を決めます。新入社員の例で言えば、「業務の計画や準備を自ら行う」「問題発生時には速やかに上司に相談する」などがあるでしょう。
- ４．評価方法の決定
- 何段階で評価するのかなど、具体的な評価方法を定めます。
- ５．処遇の決定
- どのような評価のときに、給与や賞与、等級などがどうなるのかを明らかにします。
- ６．システムの整備
- 評価シートや専用のITツールなど、実際に評価を行うにあたって必要な体制を整備しましょう。
人事評価制度でよく起こりがちな失敗
人事評価制度を導入したものの、うまく運用できないケースがあります。代表的な失敗パターンを２つ紹介します。
公平な評価ができない
人事評価制度は客観的に社員を評価するための制度です。ところが、評価するのが人間である以上、どこかに主観が入り込むことがあります。いくつか例を見てみましょう。
- 寛大化傾向
- 私情により実態よりも甘く評価する傾向です。
- 中心化傾向
- 無難に評価しようという考えによって、平均的な評価に偏ることを言います。
- 極端化傾向
- 小さな差を極端に大きく認識することで、評価の偏りが大きくなる傾向です。
- 論理誤差
- 評価項目に関係があるはずだと決めつけることによって生じる不公平な評価です。たとえば、プレゼンが上手な人はコミュニケーション能力が高いと決めつけるケースが当てはまります。
- 近隣誤差
- 期間全体の評価を直近の評価だけで決めることを言います。
- ハロー効果
- １つの印象によって、ほかの評価が左右されることを言います。たとえば、学歴が高い人は業務も思慮深く進めていると考えるケースが該当します。
制度自体が機能していない
せっかく人事評価制度を策定しても、機能していないケースがあります。その大きな原因の１つは、経営戦略と人事評価制度の乖離です。
人事評価制度の目的には、社員の意欲向上や給与の決定などがあります。しかし、いずれも最終的な目的は、自社の経営をより良いものにすることです。したがって、人事評価が経営の改善に役立っていないのならば意味がありません。自社の経営のために必要な人材を育成できるように、人事評価制度を策定しましょう。
一方、コストパフォーマンスに原因があるケースもあります。人事評価制度の運用に要するコストに見合った成果が得られていないのです。たとえば、社外で時間を過ごすことが多い部下を、上司が評価するのは大変です。評価しようとすれば、毎日部下から業務について詳細な報告を受けたり、逐一連絡を取ったりしなければなりません。
これでは評価制度のメリットよりも負担のほうが大きくなります。
人事評価制度の運用で失敗しないためのコツ
人事評価制度の運用で失敗しないためには、どのようなコツを意識すれば良いのでしょうか。
導入目的・ルールの明確化
人事評価制度は、上司が一方的に部下に押し付けるものではありません。部下の成長を促す目的がある以上、部下を納得させる必要があります。
そこで必要になるのが、人事評価制度の導入目的やルールの明確化、そしてそれらの周知です。何のために行うのか、どのようなルールに基づくのかが分からなければ、社員は納得できません。
このとき、可能な限り評価制度や評価基準も詳細に周知することが大切です。評価の仕方が不透明だと社員の不信感を買うことになるからです。
評価者向けの研修を実施
先述したように、評価する側が人間である以上、主観が入り込むことがあります。しかし、主観で評価されたのでは社員は納得できません。
できるだけ客観的に評価できるように、評価者向けの研修を実施しましょう。評価基準を改めて周知するとともに、一般的に人がどのような評価エラーを起こしやすいのかを確認しましょう。
研修は外部の教育サービスを利用するのがおすすめです。人事評価制度について熟知した有識者から、知識や技術を教わりましょう。
フィードバック面談の実施
評価基準が明らかであれば、社員はその基準に基づいて自らの努力の方向性を決められます。しかし、一人でそれを考えるのは簡単ではありません。自分はどういったところが弱いのか、逆にどのような強みを活かすべきなのかを客観視するのは大変です。
そこで必要になるのが、フィードバック面談です。上司と部下で面談を行い、人事評価内容に基づいて部下に適切なアドバイスを与えましょう。また、どのような努力をすべきなのか、部下の意見も聞きながら一緒に考えることが大切です。コミュニケーションを経ることで、部下は自分に与えられた評価を重く受け止め、次につなげられるようになります。
企業が導入しているユニークな人事評価制度の例
ここまでは一般的な人事評価制度について紹介してきました。しかし、実際の人事評価制度は企業によってさまざまです。そこで、次はユニークな人事評価制度の事例を紹介します。
短いスパンで評価する「リアルタイムフィードバック」
一般的に、フィードバックはある程度の期間分をまとめて行います。１年や半年といった単位で実施している企業も多いでしょう。
しかし、フィードバックの期間が空けば空くほど、社員はそのフィードバック内容を活かしにくくなります。特に、ビジネス環境の変化が激しい昨今、１年単位のフィードバックでは現状にそぐわないケースも少なくありません。
そのような中、リアルタイムフィードバックを行う企業があります。１週間や半月などの短いスパンでフィードバックすることにより、フィードバック内容と現状の間にあるギャップを小さくするのです。
これにより、社員はフィードバック内容を実践的なものとして捉えられるようになります。また、部下と上司のコミュニケーションが増えることで、職場の風通しが良くなるのも魅力です。
ランク付けをしない「ノーレーティング」
従来の人事評価では、業績や能力に応じてA・B・Cのようにランク付けを行うのが一般的でした。しかし、今ではランク付けを廃止したノーレーティングの人事評価制度も広く採用されています。
ランク付けを行うのは、社員間にある競争意識を刺激し、成長を促すためでした。しかし、評価が下がるのを嫌って思い切ったアクションを起こせなくなるという問題点も抱えていました。そのような問題を解決するのがノーレーティングです。
ランク付けを行わないため、競争意識は刺激されません。一方、フィードバックに充分な時間を取ることで、社員１人ひとりに適したアドバイスを行い、成長を促します。社員の個性や自由な発想力、行動力が求められる昨今のビジネスにマッチした人事評価制度と言えるでしょう。
複数の社員が評価する「360度評価」
多くの企業では、上司が部下を評価するでしょう。しかし、これでは「上司から見た部下」の特徴しか把握できません。社員１人ひとりを正しく把握するには、より多くの視点から評価する必要があります。
360度評価は、その名のとおり全方位から評価する人事評価制度を言います。具体的には、上司だけでなく同僚や部下、さらには自分自身でも評価するのです。本人が自己理解を深められるとともに、企業も自社の社員を深く把握できるため、適材適所な人員配置や個々人に合った教育が実現します。
また、360度評価は、自分が周囲のさまざまな人から見られていることを社員が再認識できるのも特徴です。上司の前だけでなく、常に適切な行動を取れるようになります。
企業方針に合った行動を評価する「バリュー評価」
ここで言うバリューとは、企業方針のことです。社員が企業方針に合った行動を取れているかどうかで評価を下します。業績などの成果ではなく、行動にフォーカスするのが特徴の人事評価制度です。
たとえば、常に積極的な姿勢を大事にするのが企業方針だったとしましょう。この場合、会議で積極的にアイデアを出したり、新しい企画を考えたりするのは、バリューに則した行動として評価の対象になります。
環境の変化が激しい現代では、「これをすれば良い」と言えるものは多くありません。ビジネスでは、社員が自らの頭で考えて行動する能力が重要になっています。バリュー評価は、そうした行動力を評価する制度と言えるでしょう。
優秀モデルに基づき評価する「コンピテンシー評価」
コンピテンシー評価とは、すでに高い成果を上げている社員を優秀モデルとし、評価基準にする制度です。そのモデルに則した行動をとれているかどうかで評価します。たとえば、優秀モデルの社員が日頃から画像を豊富に用いた資料作りをしているのなら、そのとおりに行った社員は高い評価を受けられます。
評価される社員側から見れば、「優秀な人の真似をすれば高い評価を受けられる制度」ということになります。何をすべきかが非常に明快なのがメリットです。
人事評価制度の運用を効率的に行う方法
適切に人事制度を運用するには、多くのことを実施しなければなりません。正しく評価するには多くの項目を設け、それぞれに基準を設定する必要があります。そして、評価内容を次につなげるためには、フィードバックも高頻度で行わなければなりません。
しかし、限られたリソースでこれらをこなすのは困難でしょう。そこで活用したいのが人事評価システムです。
従来は紙媒体やエクセルで管理されるのが一般的でしたが、システム上で一元管理すれば負担が少なく済みます。人事評価に必要な雑務が減れば、フィードバックにより多くの時間をかけられるようになり、結果を出しやすくなるでしょう。
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人事評価制度を策定し、社員のモチベーションを向上！
人事評価制度は社員の業績や能力を評価する制度です。効果的な人員配置や待遇の設定、社員の意欲向上などを目的として設けられます。うまく運用するには以下の点に留意しましょう。
- ■目的・ルールの明確化と周知
- ■評価者向けの研修を実施
- ■フィードバック面談の実施
また、運用負担を減らすには人事評価システムの導入がおすすめです。
以上を踏まえて人事評価制度を策定・運用し、社員のモチベーションを高めましょう。
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