人事考課システムとは？人事考課のさまざまな課題を解決！

そもそも人事考課とは？

ここでは、人事考課について簡単に解説します。

社員の会社への貢献度を評価すること

「人事考課」は、任意の期間内の社員の業績を評価すること、およびその評価を賃金や昇進などの処遇に反映させる仕組みを言います。評価は年に数回行われ、その期間は数か月ごと～１年ごとと企業によってさまざまです。

なお、人事考課で何を評価するかについては、後の見出しで詳しく解説します。

人事評価との違いは「人事処遇を目的とするか」

「人事考課」はよく「人事評価」と同義語として捉えられることがあります。実際、「考課」と「評価」の意味に明確な違いはありません。しかし、一般的には「人事処遇を目的とするか」で言葉が使い分けられています。

前者は社員の業績を評価し、それを処遇に反映させるまでの流れが含まれます。一方後者に含まれるニュアンスは、社員の業務の良しあしを判断することのみです。

しかし、近年では「考課」という言葉の堅苦しさから、「人事考課」を「人事評価」を呼び改める企業も多くなっています。そのため、両者の言葉の意味に深くとらわれる必要はないでしょう。

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人事考課の目的

ここでは、企業が人事考課を行う目的を大きく２つに分けて解説します。なお「会社を成長させる」という人事考課本来の目的は以下には登場しませんが、ここではそれを前提として話を進めています。

適切な人員配置の参考にする

人事考課で得られた結果は、人事異動や昇進などを適切に進める資料として機能します。

人事考課では、各社員の性格や意欲、業務成果などを総合的に評価します。それによって各社員と仕事の相性を吟味すれば、適材適所の人材配置が実現可能です。その結果、企業の生産性がさらに向上する効果も期待できるでしょう。

また評価を定期的に行っておくと、優秀な人材のリスト化が可能です。あらかじめ人材をピックアップしておけば、新プロジェクトの立ち上げ時や重要なポストが空いた際などに役立つでしょう。

社員のモチベーションを維持する

人事考課は、社員のモチベーションを維持、向上させる効果を発揮します。

人事考課では、社員一人ひとりの頑張りや会社の求める役割に対する達成度を可視化し、公平公正に判断します。あらかじめ企業側が将来ビジョンやキャリアを明確にしておくことで、社員自身が将来像をイメージすることが可能です。

その結果、なりたい自分に向かってやりがいを持って働けるようになります。以下の記事では具体的な評価項目について解説しています。

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人事考課の課題

ここでは、人事考課における課題を２つご紹介します。

公平に評価できていない

人事評価は、適切な運用が行われていないと公平な評価ができない危険をはらんでいます。というのも、人事評価の基準のなかには、主観的視点で判断する「絶対評価」の部分が少なくないためです。

「絶対評価」は曖昧な要素が多く、公平な評価を保つには評価担当者の相当な力量が問われます。そのため、担当者に一定の教育を行っていないと誤差（人事エラー）が生じ、評価に対して不満を抱く社員が増える原因となってしまいます。

エクセルの人事考課表だと時間がかかる

人事考課表を作成する際、エクセルを利用するのもひとつの手段です。しかしエクセルだと、企業規模によっては非効率になる可能性があります。

エクセルは自由な形式で作成できるのが魅力です。しかし、すべての作業が手入力になるという難点もあります。そのため、人事評価担当者がそれぞれ別の形式でまとめていると、集計に時間がかかってしまうでしょう。同時編集もできません。

そのほか、従業員の規模に比例してデータ容量が増えることも、エクセルの非効率性だと言えます。

課題を解決する人事考課システムとは？

ここでは、人事考課の課題を解決する人事考課（評価）システムの特徴を3点ご紹介します。

人事評価を効率化・適正化するシステム

人事考課システムは、人事評価作業の効率化と評価の公平公正を実現します。

人事考課システムを導入すると、キャリアシートなどの配布をパソコンやスマートフォンで行えます。それにより、シートの配布・回収にかかっていた時間やコストの削減が可能です。

また、詳細な設定も容易に行えるため、自社に最適なシステムが簡単に構築できます。

評価内容を共有・分析ができる

人事考課システムには、評価内容の分析や共有を容易に行える機能が搭載されています。

在籍している社員の個人情報はもちろん、これまでの人事評価が蓄積されているため、社員一人ひとりのレポートを簡単に作成できます。また、分析結果は採用活動にも使え、在籍している社員にはないスキルを持つ人材を見極めることができます。

そのほか、評価内容は担当者間で共有でき、作業時間を大幅短縮することが可能です。

適切な評価により社員の満足度が上がる

人事考課システムを導入することは、評価に対する社員の満足度の向上にもつながります。

システムを使えばデータに基づいた統計が容易に行えるため、より公平で正確な評価を保証できるようになります。統一された評価方法は社員に納得してもらいやすいため、より高いモチベーション引き出せるでしょう。

具体的な製品や選び方を見てみたい方は以下の記事が参考になります。

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人事考課システムの注意点

ここでは、人事評価システムを導入するうえでの注意点を２点ご紹介します。

システムを導入してもフィードバックは行わなければならない

人事評価システムの導入の有無は別にして、フィードバックは必ず行わなければなりません。というのも、人事評価システムはあくまでも「情報共有ツール」でしかないからです。

フィードバックは、社員の現状の課題を伝え、その解決策や今後のキャリアを確認する機会です。システムだけでは数字などの情報しかわからないため、それをもとに話し合わなければ、問題は効率的に改善されません。

また人事担当者からすれば、社員一人ひとりに評価を納得してもらう場でもあります。そのため、ほかの工程を効率化・削減したとしても、フィードバックの手間は惜しまないようにしましょう。

課題を改善するためには評価者を教育する必要がある

社員一人ひとりが課題を効率的に解決するためには、評価者にもある程度の教育を行う必要があります。

社員の評価を担当する人事は、ほかの社員よりも偉いわけではありません。社員を評価することに特権意識を持つような人が人事を担当していると、偏った評価が出る可能性があります。

システム化し人事考課の課題を解決しよう！

人事評価は、社員のモチベーションアップや適切な人員配置のために欠かせない制度です。しかし、紙やエクセルなどで入力していると非効率なため、人事考課システムの導入がおすすめです。

評価作業の効率化だけでなく、基準が明確になるため、より正確な評価が期待できます。作業の一部をシステム化し、人事考課の課題を解決しましょう。