オンライン商談システムの機能は？何ができるのか徹底解説！

オンライン商談システムの主な機能

オンライン商談システムは、客先に出向くことなくお客様との商談を可能にするWebシステムです。このシステムについて、特に重要な３つの機能を見ていきましょう。

簡単で迅速な接続機能

オンライン商談システムは、少ないステップで自社とお客様をつなぎます。

具体的な手順は製品によって異なりますが、一般的には発行したナンバーやURLをお客様に通知し、入力してもらうだけで接続が可能です。事前の準備なしにオンライン商談を始められるため、お客様に迷惑をかけることなく商談が実現します。

ただし、製品によっては事前のアカウント作成が必要なものや、専用のソフトウェアをインストールしていなければ接続できないことがあります。また、利用可能なデバイスの機種やブラウザが限られるケースもあります。円滑にオンライン商談を行うためには、製品選定の段階からこれらの点に気をつけておきましょう。

資料やPC画面を共有する機能

オンライン商談では、対面で商談するように紙で資料を提示できません。その代わりとなる機能に、画面共有機能があります。

画面共有機能とは、その名のとおり同じ画面を見ながら商談を行う機能です。製品によっては互いのマウスポインタの位置も共有可能なため、疑似的に相手の視線も把握できます。実際に対面しているのと変わらない感覚で商談できるでしょう。

商材によっては、対面の商談より画面共有機能を活用したオンライン商談のほうが適している場合もあります。たとえば、ソフトウェアなどの無形商材は、実際に操作する様子を画面共有機能で見せることで魅力を伝えやすくなるでしょう。

また、お客様に資料を渡すことも可能です。資料のアップ・ダウンロード機能があるため、オンライン商談をしながら資料を渡せます。商談後のメールを送付ではつい忘れがちですが、その場で対応することができれば、対応漏れも少なくなるでしょう。

双方が編集可能なノート機能

多くのオンライン商談システムには、後で商談内容を確認するための機能が備わっています。具体的には、トークログや録画機能によって商談内容を記録します。しかし、それでも商談の最中に気づいたことなど、手動でメモを取りたいこともあるでしょう。オンライン商談システムには、それを可能にする共有メモ機能も搭載されています。

共有メモ機能では営業担当者とお客様が同じノートを共有し、そこにメモを取ることが可能です。たとえば、お客様から受けた質問に対する解答の記入や、口頭では伝えづらいURLなどを書き込むことで効果を発揮するでしょう。聞き漏れや聞き間違いを防止することで、齟齬のないやり取りが実現します。

オンライン商談システムの活用事例

オンライン商談システムの活用により、どのような効果が得られるのでしょうか。２つの活用事例を見ていきましょう。

電話での営業をオンライン商談システムに切り替えて成約率向上

システムやWebサービスの開発を行うA社は、お問い合わせの電話でヒアリングする際、伝えきれない情報が多いことに悩んでいました。しかし、相見積もりになっていることが多いため、すぐに訪問するのはハイリスクです。そこで活用したのがオンライン商談システムです。画面共有機能によって認識の齟齬をなくしてから訪問することで、成約率が向上しました。

オンライン商談システムの導入で営業リソース不足を解消

BtoBに関するサービス運営を行うB社は、営業リソース不足に悩んでいました。Webマーケティングにより新規商談を増やしたものの、人手が足りず、対応が追いつかなくなっていました。そこでオンライン商談システムの導入に踏み切ります。その結果、１つの商談を短い時間で進められるようになり、受注数の増加が実現しました。

機能を確認し自社に最適なオンライン商談システムの導入を！

オンライン商談システムの持つ代表的な機能は以下のとおりです。

• ■簡単で迅速な接続
• ■資料やPC画面の共有
• ■双方が編集可能なノート（メモ共有）

これらの機能の具体的な特徴や使いやすさはシステムによって異なるため、製品選定時に注意が必要です。

オンライン商談システムの導入により、営業を効率化し、商談数や受注数、成約率を向上させた企業は多く存在します。ぜひ、自社での導入も検討してみてください。