オンラインストレージの持つ基本的な機能

オンラインストレージの3つの基本機能

機能1　高信頼性の大容量バックアップ

企業のデジタルデータは日々増大しており、それらを失うことは企業生命に大打撃を与えることを意味します。多くの企業にとって、それらのデジタルデータを失われないようにすることは非常に重要な課題ですが、それらのデータを日々バックアップする作業は手間がかかり、また物理的なバックアップ媒体の管理・保管についても、とてもコストのかかる作業です。

多くのオンラインストレージサービスには、それら大容量のデータバックアップを自動で行ってくれる機能が搭載されています。バックアップ処理の頻度も毎時、毎日、毎週など柔軟に対応でき、ストレージ容量については必要な容量だけ契約すればよいため余計な固定費も発生しません。

オンラインストレージでのバックアップは、企業の情報システム担当にとって悩みの種である、物理的なハードウェアの管理や保管を気にかける必要がない、というのが非常に大きな利点です。

機能2　 ファイル転送サービス

オンラインストレージ上にアップロードしたファイルのダウンロードURLを連絡することで、相手にファイルを取得してもらうことのできるサービスです。

メールでファイルを送付する場合、サイズが大きすぎて送付ができない場合があります。そのような場合、このサービスを使えば、ファイルの容量を気にすることなく送付することができます。また、多くの場合はダウンロード期限が決まっており、その期限がすぎるとファイルへのアクセスができなくなるため、メーラーにいつまでも保存されていてはセキュリティ上問題のあるファイルなども、安心して送付することができます。

基本的に、ファイルダウンロード時にはパスワードが必要とされており、通信についてはSSLを使用しているサービスが多くなっています。それに加え、保管されているファイルは暗号化されているため、第三者にそのファイルが漏洩する心配もありません。

機能3　ファイル共有

オンラインストレージ上のファイルを、指定した複数人がアクセス出来るようにする機能です。 一つのファイルを複数人で編集する必要がある場合などは、社内サーバにファイルを格納することで実現可能です。しかし、社内サーバに格納している場合は、セキュリティの観点から社外からアクセスできないことが多く、本当の意味での共有が難しい状況があります。

オンラインストレージのファイル共有は、そもそも社外のサーバにファイルを格納しているため、社外社内問わずアクセスすることができ、編集可能です。また、ファイルのダウンロード禁止や有効期限など、詳細な設定が可能なサービスもあり、有効に活用することで社外でのファイルの取り扱いについてのセキュリティレベルも調整できるため、情報漏洩のリスク管理にも役立ちます。

専用のソフトではなくウェブブラウザでアクセスすることができる場合が多いため、特別な環境設定が不要なのも魅力的です。

強固なセキュリティと安全性に利便性を兼ね備えたサービス

以上のように、オンラインストレージサービスは、今まで社内サーバで非常に手間のかかっていた管理、運用の作業を簡易化し、より強固なセキュリティと安全性を提供してくれます。また、多くの場合はウェブブラウザから専用URLにアクセスするだけで使用できたり、中にはエクスプローラーなどのファイラーから直接操作できるようになっているなど、利便性の面でも申し分ありません。

今後、ますます企業のデジタルデータの容量は増加し、その重要性は増していくことでしょう。そんな中で、大きな設備投資や管理運用経費の増大を抑えつつ、データを安全に保護していきたいという要望を満たしてくれるオンラインストレージサービスを活用していく流れは、今後も加速していくことと思われます。