ペーパーレス会議システムの導入後に行うべき3つのこと

まずはペーパーレス会議システムのメリットを理解してもらう

何よりも最優先で行うべきは、ペーパーレス会議システム導入のメリットを社内に周知し理解してもらうことです。ペーパーレス会議システムに限らず新しいシステムを導入するときは、今までの仕事のやり方が多かれ少なかれ変わることになります。

新しいシステムに慣れることができるかという不安が強かったり、コストメリットはあるのかなど疑問が多い場合、せっかく導入しても社内にペーパーレス会議文化が定着しないことが多いです。まずはシステム導入を社内広報し、導入の背景・目的やどんなメリットがあるのかを説明することから始めましょう。

ペーパーレス会議システム導入のメリットについては、こちらの記事をご覧ください。

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ペーパーレス会議システム導入後に行うべき3つのこと

１．利用ユーザー・接続拠点を初期設定する

ペーパーレス会議システムを導入した後は、まず接続拠点を初期設定します。

ペーパーレス会議システムが対応している最大接続拠点数のスペックを確認しつつ、自社としてどの拠点でシステムを接続する可能性があるか、利用シーンを想定して設定を行います。本社や支社だけでなく全国の営業拠点とも接続するか、海外の支店とも接続するかなど確認しましょう。

拠点数が多い場合は、東日本エリアはこの拠点のみ導入する、などの工夫を行い多くの社員が利用できるよう最適な設定をしましょう。

２．他システムとの連携や同期設定をする

ペーパーレス会議システムは資料をタブレットなどの端末上で確認できるシステムですが、例えばweb会議システムと一緒に使う場面が想定されるのであれば、連携して使用するための設定を事前に済ませておきましょう。

事前に連携させる予定のシステムとの設定を済ませておくことで、会議当日に設定ができず使用できなかったなどのトラブルを避けることができます。

また、web会議システム以外にも社内管理システムや各種業務システムなど、会議資料との連携が不可欠なシステムもあるかもしれません。初期設定の段階で連携の設定をしておきましょう。

３．自社でどの機能を中心に使うか絞り込む

会議資料を紙からITデバイスに変更することで、会議のやり方が大きく変わる可能性があります。単純に以前よりも業務が効率化されるのであれば良いのですが、場合によってはシステムの機能に会議のやり方を合わせ過ぎて、かえって非効率化する工程もあるかもしれません。

選定したシステムが多機能過ぎて使いづらい場合もあるようです。その場合は使用する機能をあえて絞り込むことで対応することが可能です。

実際に社員に使用してもらう前にひとつひとつの機能について、自社に必要なのか精査を行いましょう。

システム導入後も社内定着を目指して活動しよう

ペーパーレス会議システム導入決定後の早い段階からご紹介した３つのポイントを踏まえて準備を始めておくことで、会議のペーパーレス化を成功に導くことができます。

ペーパーレス会議システムを導入することはゴールではなくスタートです。導入後にいかに社内にペーパーレス会議という文化を定着させるかが重要です。そのためには導入後のスタートダッシュでつまづかないように、ご紹介したような基本的な設定の確認に加えて誰もが問題なく利用できるように、入念な準備をすることが重要となります。

ペーパーレス会議システムの活用のポイントについては、以下の記事をチェックしてみてください。

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