ペーパーレス会議システムの導入後に行う3つのこと

ペーパーレス会議システム導入後の3つのステップ

ステップ1.　利用ユーザー・接続拠点を初期設定する

ペーパーレス会議システムを導入した後は、まず接続拠点を初期設定します。

ペーパーレス会議システムそのものが対応している接続拠点数をもとに、自社としてその拠点を接続したいかを利用シーンを想定して設定します。本社や支社だけでなく全国の営業拠点とも接続するか、海外の支店とも接続するかなどです。そのためには、どのような会議でシステムを利用するかを整理しておく必要があります。

ペーパーレス会議システムは、それぞれ対応している拠点数が異なります。導入したシステムが可能とする接続拠点数を確認し、多くの社員が利用できるよう最適な拠点数を設定しましょう。

ステップ2.　他システムとの関連、同期は可能かどうか

ペーパーレス会議システムは、資料を端末上で確認できるシステムですが、自社で導入しているその他のシステムとの同期について確認、設定します。

例えば、すでに導入しているテレビ会議システムと同期を取ることで、会議進行がよりスムーズになります。また、社内管理システムや各種業務システムなど、会議資料との連携が不可欠なシステムもあるかもしれません。初期設定の段階で同期が可能かどうかを把握しておくことをおすすめします。

ステップ3.　従来型の会議と同様の機能を使うかどうか

会議資料を紙から端末にすることは、多くの社員に意識改革が必要となります。その際、紙の資料でできていたことが今後できなくなるか、あるいは同様にできるかを把握しておきましょう。

例えば、資料への手書きメモ機能です。多くのペーパーレス会議システムでは、タブレットなどの端末上で自在にメモが書ける機能を搭載しています。特にタッチパネル式で画面に直接書き込めるタブレット端末は、紙の資料に近い感覚で利用することができます。システム導入後、スムーズに移行を進めるためには、紙でできることをできる限り継承し、システムに反映することが不可欠です。

ペーパーレス会議の導入成功は社内への働きかけが重要

今回ご紹介した3つのステップは、ペーパーレス会議システム導入前後の早い段階から準備を始めておくことで、システム導入の成功を導いてくれます。

ペーパーレス会議用にタブレット端末を導入する場合、導入前のトライアル期間を利用して多くの社員に体験してもらうことをおすすめします。タブレット導入の社内コンセンサスを得られるだけではなく、導入後の利用促進にも効果がありますので、積極的にトライアル利用をしておきましょう。

コストカットと業務効率を高めるペーパーレス会議システムは、どのような機能を利用できるか、そしてどうすれば利用できるかを全社員が知り得ておくことでツールを有効活用できます。そのためには、誰もが問題なく利用できるように、導入後の操作勉強会など、社内へ働きかけることが重要となります。