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ビジネスにおいて、いかに会議を効率よく進行し、会議の目的を無事達成できるかは重要です。最近では、効率を高めるために多くの企業でペーパーレス会議システムが導入されています。ペーパーレス会議システムとは、紙を使わず、PCやタブレットなどの端末を元に会議を進めるシステムです。今回は、ペーパーレス会議システムを導入することによって、紙を使った会議で起こりがちな課題をどう解決できるのか詳しく解説します。
人数の大小に関わらず、会議において必要なものは会議資料です。有意義な会議進行のために、会議資料を万全に整えておくことは主催者の責務です。 ところが紙を使った会議を開催している場合、下記のような課題を抱えており、スムーズな会議準備や会議進行ができないことがあります。
紙を使った従来の会議では、5つの課題をご紹介しましたが、このような課題を解決する方法の1つとしてペーパーレス会議システムの導入が挙げられます。それぞれ、具体的に機能とともに解説していきます。
ペーパーレス会議システムは、紙を使わないため、印刷や紙にかかるコストを削減することができます。従来の紙を使った会議では、参加人数分の資料を印刷・製本・配布するコストと人件費がかかっています。ペーパーレス会議を導入すると、参加者はPCやタブレットなどで資料を閲覧するため、コストや労力を大幅に削減できます。
会議直前の資料差し替えや修正はよく発生します。その都度、準備していた資料を修正後、新たに印刷し製本する必要があります。 ペーパーレス会議では、会議直前でも資料の差し替えや修正を行うことができます。そして変更後の資料は、参加者へワンクリックで共有できるシステムです。
これにより、再印刷のコストを削減するとともに、より実地に即した内容やリアルタイムの情報を盛り込むことができます。
機密文書や社外秘、重要書類などを配布した場合は、紙の資料の場合は会議後のシュレッダー廃棄は必須作業です。
ペーパーレス会議では、機密情報を紙に印刷することがないため、PC画面上で削除するだけで対応が完了します。また、重要書類が印刷された紙を、各参加者が持ち運ぶこともなくなるため、情報漏えいを未然に防ぐセキュリティ対策にもなります。
モニターやプロジェクタで投影された資料、紙の資料では、小さくて見づらいという場合があります。 ペーパーレス会議は、主催者、参加者ともにPCやタブレットなどで資料を参照できるシステムです。手元の端末で、より詳しく見たい部分を自由に拡大・縮小することができます。
特に細かい数値が並ぶ資料であれば、参加者がそれぞれ詳細をしっかり確認できるようになります。会議の進行や説明がしやすくなるだけではなく、タブレットが手元にある前提で資料作成することができるので、エクセルなどの細かい集計表もそのまま貼り付けることができ、資料作成も効率化できます。
紙の資料で会議をしていると、メモなどの書き込みをする社員が多くいます。ペーパーレス会議システムでは、紙に書き込むのと同様、気になったことをすぐにメモできるよう機能が備わっています。ペンや消しゴム機能があるため、手書き感覚で書き込むことができます。
また、会議主催者向けにも、資料へ書き込むホワイトボード機能があるため、紙でできることを網羅しているシステムです。
さらにはPCリテラシーの相違を考慮し、直感的に操作できるシステム画面となっており、参加者全員がスムーズに閲覧できます。
このようにペーパーレス会議システムを導入することによって、紙を使った従来の会議で抱えていた課題を解決することができます。
当たり前のように紙を使っている会議から、印刷・製本・配布していたコストや労力を大きくカットし、さらには会議の全体的な効率化にもつながります。 ペーパーレス会議システムのメリットを把握し、ぜひ導入してみてはいかがでしょうか？
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