ペーパーレス会議システムで解決できる5つの課題

紙資料を使った会議の５つの課題

会議において資料は議論の根拠になったり、プレゼンの補助的な役割を果たす重要なものです。有意義な会議進行のために、会議資料を万全に整えておくことは主催者の責務と言えるでしょう。

ところが紙資料を使った会議にはさまざまな課題があります。以下のような課題を自社でも抱えていませんか。

１．印刷代や用紙代が無視できないほどの金額になっている

多くの企業で会議のペーパーレス化を考え始める最大のきっかけは、やはり経費削減でしょう。１度の会議で使用する紙の枚数は少なくても、年間を通した全会議での資料枚数を合計すれば膨大な数になります。会議資料の印刷代は企業経営を圧迫するでしょう。

２．会議直前の資料差し替えが間に合わず開始時間が遅れる

会議が始まる直前に資料にミスが見つかり、修正後に全員分印刷し直したことはないでしょうか。資料枚数が膨大だと印刷に時間がかかり、その結果会議の開始時間が遅れてしまうことがあります。紙代が余計にかかり、遅れた分の時間あたりの人件費もムダになってしまいます。

３．機密文書は会議後にシュレッダーにかける必要がある

役員会議などで使用した機密文書は情報漏えいを防ぐために、会議終了後すぐに処分する必要があります。全資料を間違いなく回収し、シュレッダーにかける作業は時間と労力がかかるでしょう。

４．プロジェクターで資料を投影したが文字が小さくて読めない

会議のペーパーレス化を目指して資料をプロジェクターを使って投影したものの、文字や図が小さかったり滲んで見えてしまい参加者から不満の声が上がることも良くあることでしょう。結局手元にも資料を配布することになり、何のためにプロジェクターを用意したのか分からない、ということも多くの企業で起きているようです。

５．手元に資料が無いとメモをとることができない

前述したようにプロジェクターで資料投影をして資料を配らなかった場合、メモを取りづらいという声も聞かれます。自分の手帳などにメモをとっても、質疑応答の際に資料の何ページの話だったのか分からなくなってしまった経験はないでしょうか。手元に資料が無いと会議の利便性が落ちるという懸念もあるのです。

「ペーパーレス会議システム」による課題の解決方法

紙資料を使った従来の会議ではご紹介したような課題があると言えます。これらの課題を解決できるのが「ペーパーレス会議システム」の導入です。それぞれ解説していきます。

１．デバイス画面上で資料を閲覧することで印刷コストを削減できる

ペーパーレス会議システムはPCやタブレットで使用することができます。デバイスの画面上で資料を閲覧するため、資料を紙に印刷する必要がなく、その分の印刷コストを大幅に削減することができます。

また印刷をする複合機には耐用年数や買い替えの目安となる印刷枚数が決まっているものがあります。不要な印刷を減らすことで、複合機のメンテナンス費用や買い替えの回数を減らすことができるというコストメリットもあるでしょう。

２．ワンクリック共有機能で会議資料の差し替えも簡単にできる

ペーパーレス会議システムでは、会議資料の差し替えをワンクリックで行うことができます。会議直前に資料差し替えや修正が発生しても、印刷し直す必要が無いため余計な印刷代がかかりません。またワンクリックで差し替えが完了するため、製本や配り直す手間がかかりません。そのため、会議開始時刻が遅れることもないでしょう。

３．データの削除もワンクリックで完了し情報の機密性が維持できる

ペーパーレス会議システムにはワンクリックでのデータ削除機能がついています。機密文書や社外秘の資料もデバイス画面上で確認するため、会議後はデータ削除をするだけです。

また回収しそびれた資料の紛失などで情報漏えいが起きるリスクも低減することができます。

４．ズームイン・ズームアウト機能で資料が見やすくなる

ペーパーレス会議システムにはズームイン・ズームアウト機能（拡大・縮小機能）が付いています。手元のデバイスで個人個人が自分の好きなように拡大・縮小ができるため、プロジェクター投影時のように文字が小さくて読めないということもありません。また、プロジェクター使用時のように部屋を暗くする必要もなく、ピントが合わず滲んでしまうこともありません。

５．直感的な操作性で資料への書き込みも紙と同じ感覚でできる

タブレット端末でペーパーレス会議システムを利用している場合、タッチペンを利用して紙の資料に書き込むのと同じ感覚でメモをとることができます。またホワイトボード機能を搭載しているシステムもあり、各個人でメモをとったり全員が同じホワイトボードに書き込んでいくような使い方もできます。

紙での会議における課題を解決できる「ペーパーレス会議システム」について紹介しましたが、さらにそのメリット・デメリットを把握したい方は、以下の記事を参考にしてください。

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システム導入で会議のペーパーレス化を進めよう

ペーパーレス会議システムは、従来の紙資料を主体とする会議の課題を解決できる機能を多く備えています。資料の印刷・製本・配布にかけていたコストや労力を大きくカットし、さらには会議の全体的な効率化にもつながります。

自社で紙の資料を使った会議方法に課題を感じているようであれば、是非一度ペーパーレス会議システムの導入を検討してみてください。

以下のリンクからペーパーレス会議のシステムの製品比較を行っています。是非チェックしてみてください。

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