マイナンバー対応の給与計算システムの機能

企業におけるマイナンバー管理の注意点

マイナンバーは2015年10月から個人への配布が開始され、2016年１月から施行されました。企業においては、その取扱いの難しさやセキュリティ上の問題から、管理負担が大きいとされています。

取り扱いには細心の注意が必要

しかし負担が大きいとはいえ、管理の強化をおろそかにはできません。マイナンバーは今後、行政サービスを中心に利用範囲が広がっていくことが想定されています。身分証明書にもなり、一般企業の商業サービスでも取り扱われるようになるでしょう。

セキュリティ上のリスクがある

セキュリティを脅かす犯罪者側の視点で考えてみれば、マイナンバーを盗むことはその利用価値が向上するにつれて、リスクを負ってでも「割に合う」対象となりうるでしょう。かつ、セキュリティの甘い会社が全国にあると目論んでいることが容易に想像できます。

さらに彼らの手口は巧妙化しており、実際に相談している社会保険労務士と思わせるような「なりすましメール」などで、マイナンバー情報を引き出そうとするかもしれません。このようなリスクを再認識した上で、マイナンバー管理を強化するためにもITシステムによる管理が必要といえるでしょう。

マイナンバー制度に対応する給与計算システムの機能

マイナンバー制度の対象となる給与計算システムでは、大別して「管理機能」と「セキュリティ機能」があります。詳しく見ていきましょう。

マイナンバー対応の管理機能

マイナンバー制度への対応を謳う製品の多くは、以下のような機能を搭載しています。

■マイナンバー収集

マイナンバー登録、修正、確認など

■マイナンバー管理

専任管理者登録、一覧表示、修正、削除、操作履歴管理など

■マイナンバー対応の関連帳票

源泉徴収票、算定基礎届、月額変更届、賞与支払届など

マイナンバー対応の給与計算システムとしては、これらの機能が搭載されていれば十分といえます。付随する細かな機能としては、CSVインポート機能による一括登録、本人確認書類のアップロードなどがあります。

マイナンバー対応のセキュリティ機能

企業が戦々恐々としているのは、情報漏えいに対する罰則です。マイナンバーの担当者が正当な理由なく、関連情報を提供すると、４年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金に科せられます。

そこで、必要となるセキュリティ機能を提供している製品も多くあります。主な機能として以下のものがあります。またこれらは別システムとして提供されているケースも多くあります。

■アクセス権の設定

担当者のみマイナンバーのデータベースにアクセスできるように設定できる。

■ログ監視

いつ誰がマイナンバーデータにアクセスしたか、事後に調査できるように、ログ監視機能が搭載されている。ログ監視を公表することで、不正の抑止策となる。

■コピー防止

マイナンバーのコピーや印刷を禁止できる。

■データ暗号化

万一ファイルやデータベースが漏えいしても判読できないように、データを暗号化する。

参考：民間事業者における取扱いに関する質問 : マイナンバー（社会保障・税番号制度） ｜ 内閣府

以下の記事では、マイナンバー制度の罰則について詳しく解説しています。

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マイナンバー制度に対応するための方法とは

マイナンバー制度に対応するためには、新規でシステムを購入する、アウトソーシングする、既存システムのバージョンアップ、もしくはオプション提供を活用するなどの方法があります。詳しく見ていきましょう。

■マイナンバー対応の新製品を購入する

現在エクセルなどを利用して給与計算している場合や、使用している専用の給与計算システムがない場合は新規購入する。その場合は、既存の勤怠管理や労務などのシステムと連携できるものであれば使いやすい。

■アウトソーシングする

マイナンバーの管理は、法律の定めにより社外の専門業者に委託できる。社内での運用管理の手間が省け、従業員がコア業務に集中できるメリットもある。

■バージョンアップで提供される

既存の給与計算システムに対しては、バージョンアップによる対応が一般的となっている。マイナンバー対応版を無償で提供しているベンダーも多い。

■オプションで提供される

マイナンバー対応機能を別途オプションとして提供するケースもある。製品によって、有償オプションと無償オプションの場合があるので、ベンダーに問い合わせが必要。

マイナンバー対応のおすすめの給与計算システムTOP３

ここで、マイナンバー対応の人気給与計算システムTOP３を紹介します。製品は製品はすべて無料で資料請求できるので、比較のうえ自社にあうものを検討してください。

ジョブカン給与計算

株式会社DONUTS

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《ジョブカン給与計算》のPOINT

1. かんたん勤怠連携・計測自動化で作業時間を大幅に削減！
2. Web給与/賞与明細・源泉徴収票の自動交付！
3. 年末調整もジョブカンで完結！計算後の帳票作成まで完備。

マネーフォワード クラウド給与

株式会社マネーフォワード

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製品・サービスのPOINT

1. とにかく使いやすい画面設計が好評です
2. web明細にも対応。スマートフォンでも給与明細の確認が可能です
3. テレワーク・在宅勤務も簡単に実現

給与奉行クラウド

鈴与シンワート株式会社

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《給与奉行クラウド》のPOINT

1. テレワークに対応
2. 法令改正プログラムの自動アップデート
3. 税理士、社労士等の専門家ライセンスが無償

そのほかのおすすめの給与計算システムについては、以下の記事で価格や特徴を比較し紹介しています。

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高セキュアなマイナンバー対応の給与計算システムを選ぼう

すべての企業が例外なく、マイナンバー制度への対応が必須となっています。しかし現状、マイナンバーを収集したにもかかわらず、データをセキュリティの甘いパソコンや共有のファイルサーバなどに保管しているケースがあり、セキュリティ上深刻な問題であるといわざるを得ません。フォルダにパスワードをかけているから大丈夫！と安心しているようであれば、情報漏えいの事例などを参考に今すぐにセキュリティ対応をしましょう。

ITトレンドでは、マイナンバー対応の高セキュアな給与計算システムを多数取り扱っています。さっそく、人気の製品から検討してみたいという方は、こちらのランキングも参考にしてください。