マイナンバー対応の給与計算システムの機能

企業の管理負担が大きいマイナンバー制度

マイナンバーは2015年10月から個人への配布が開始され、2016年1月から施行されました。企業経営者は従業員からマイナンバーを収集し、管理しなければなりませんが、個人情報の中でも影響範囲が広いマイナンバーは、安全性を確保するなど、その取り扱いには注意を要します。機密情報などの管理に不慣れな中小や個人企業では、新しく社内のセキュリティ面を見直すなど、その負担は少なくありません。

しかし、負担が大きいとはいえ、管理の強化をおろそかにはできません。マイナンバーは今後、行政サービスを中心に利用範囲が広がっていくことが想定されています。身分証明書にもなり、一般企業の商業サービスでも取り扱われるようになるでしょう。

このようにマイナンバーの利用価値が向上するほど、マイナンバーを盗み出そうとする犯罪者側の視点で考えてみれば、リスクを負っても「割に合う」対象となり、かつ、セキュリティに対する考えが甘い会社が全国にあると目論んでいることが容易に想像できます。

さらに彼らの手口は巧妙化しており、実際に相談している社会保険労務士と思わせるような「なりすましメール」などで、マイナンバー情報を引き出そうとするかもしれません。このようなリスクを再認識した上で、マイナンバー管理を強化するためにもITシステムによる効率化が必要といえるでしょう。

マイナンバー制度対応の給与計算システム

マイナンバー制度の対象となる給与計算システムでは、マイナンバー対応の機能が用意されています。その機能を紹介します。大きく2つのレベルがあります。

マイナンバー対応の管理機能

マイナンバー制度への対応を謳う製品の多くが対応している機能は、以下のようなマイナンバーの管理、運用の機能です。

• 具体的にはマイナンバー収集（マイナンバー登録、修正、確認など）
• マイナンバー管理（専任管理者登録、一覧表示、修正、削除、操作履歴管理など）
• マイナンバー対応の関連帳票（源泉徴収票／算定基礎届／月額変更届／賞与支払届）

これら諸機能があると、マイナンバー対応の給与計算システムとしての業務機能は十分といえます。付随する細かな機能としては、CSVインポート機能による一括登録、本人確認書類のアップロードなどがあります。

マイナンバー対応のセキュリティ機能

企業が戦々恐々としているのは、情報漏えいに対する罰則です。マイナンバーの担当者が正当な理由なく、関連情報を提供すると、4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金に科せられます。

出典：経済産業省「中小企業におけるマイナンバー法の実務対応」 http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/downloadfiles/02bangoseido.pdf
　　　

そこで、必要となるセキュリティ機能を提供している製品も多くあります。主な機能として以下があります。

■アクセス権の設定：

担当者のみマイナンバーのデータベースにアクセスできるように設定できます。

■ログ監視：

いつ誰がマイナンバーデータにアクセスしたか事後に調査できるように、ログ監視機能が搭載されています。ログ監視を公表することで、不正の抑止策とすることができます。

■コピー防止：

マイナンバーのコピーや印刷を禁止できます。

■データ暗号化：

万一ファイルやデータベースが漏えいしても判読できないように、データを暗号化できます。

これらセキュリティ機能は別システムとして提供されていることも多くあります。

提供方法と対応方法

マイナンバー制度への対応には次の4つがあります。

■バージョンアップで提供される：

バージョンアップによる対応が一般的となっています。
マイナンバー対応版を無償で提供しているSI事業者も多くあります。

■オプションで提供される：

マイナンバー対応機能を別途オプションとして提供する事業者もあります。
このオプション提供は製品によって、有償オプションと無償オプションの場合があります。

■対応版の新製品を購入する：

現在使用している専用の給与計算システムがない場合は新規購入となります。
エクセルなどを利用して給与計算している場合はこのパターンになります。

■アウトソーシングする：

アウトソーシングも1つの手段となります。
サービス提供事業者は多くありますので検討してみましょう。

まとめ　～ 改めてマイナンバー対応を再考する ～

繰り返しになりますが、すべての企業が例外なく、マイナンバー制度への対応を避けて通ることはできません。

特に危険な状態は、マイナンバーを収集までして、データをセキュリティの甘いパソコンや共有のファイルサーバなどに保管しているケースです。フォルダにパスワードをかけているから大丈夫と安心されているようであれば、近年の多くの情報漏えいの事例などを参考に今すぐにセキュリティ対応をしましょう。

まずは、自社のマイナンバー管理の現状を確認し、一刻も早い対応に着手してください。