給与計算をエクセルでやりたい人へ！テンプレート活用とシステム活用のメリットを紹介

エクセルテンプレートで行える給与計算業務とは

給与計算は企業の経営の中で欠かせない業務の１つです。創業間もない会社は中小企業は、エクセルを活用した給与計算を行っている企業が多いでしょう。 ここでは、給与計算をエクセルで簡単に行う手段となるテンプレート活用で行うことのできる給与計算業務を紹介します。

給与明細を作成

労働対価となる給与金額やその内訳を項目別に細かく書き出した文書を給与明細といいます。毎月発行する給与明細書を作成するテンプレートです。

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「給与明細」の書式テンプレート

賃金台帳を作成

従業員の賃金を計算するための基礎となる事項や賃金の額を記載した帳簿を賃金台帳といいます。賃金台帳を作成するテンプレートです。

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「賃金台帳」の書式テンプレート

源泉徴収票を作成

従業員の年間の給与から徴収した所得税額と源泉徴収した額との過不足を調整することを年末調整といいます。 年末調整をする上で、必要な源泉徴収票を作成できるテンプレートです。基本的には、毎年の年末に所得税額の調整を行います。

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「年末調整」の書式テンプレート

給与計算をエクセルで行うメリット

その業務を行う際には、給与計算システムを活用する方法がありますが、創業間もない会社は中小企業は、エクセルを活用した給与計算を行っている企業もあるでしょう。ここでは、給与計算をエクセルで行うメリットについて解説します。

無料や低コストで手軽に活用できる

windows OSに搭載されている給与計算ソフトか市販のソフトを購入して行う方法です。ですので、システム導入費用や月額費用もかからないため低コストで給与計算を行うことができますし、エクセルの活用は使い慣れていることから手軽さもあります。

カスタマイズ性が高い

エクセルで行う給与計算の場合、給与計算を行う上での数式などを自分で組んで行うため、自社の雇用形態に合わせた柔軟な給与計算を行うことが可能になります。

給与計算をエクセルで行うデメリット

給与計算をシステムやソフトで行うのが主流のいま、給与計算をエクセルで行うデメリットはあるのでしょうか。

税率や法改正などによる必要なバージョンアップの手間が発生する

給与計算業務では、税率変更や法改正に敏感になる必要があります。保険料や住民税は１回は更新されます。こういった定期的な更新情報の把握を行い、情報のキャッチアップを確実に行うことが重要です。そして、エクセルでの給与計算の場合は各自対応が求められてしまいます。

給与計算ミスが発生しやすい

給与計算業務には、あらゆる計算を行います。 エクセルでの給与計算の場合、計算数式を自ら組む必要があります。ですので、人的ミスが発生しやすい状況になります。

給与計算をシステムで行うメリット

法改正に対応するバージョンアップが自動でされる

経理担当者は、給与計算に関わる税率や保険料の変更に関する情報のキャッチアップを行うことが重要です。 エクセルで給与計算を行う場合は、担当者が情報をキャッチアップして給与計算業務に反映させていかなければ大きな問題となります。しかし、システム活用している場合は、システムベンダーが税率変更に合わせたバージョンアップを行うので、ユーザーが対応作業を行う必要がなくなります。より効率的でありミスのない給与計算業務を可能とします。

他システムとの連携が可能に

給与計算業務は、従業員の勤怠管理情報をもとに行います。ですので、従業員の出退勤のデータを正確に集計しなければなりません。給与計算システムを活用することで勤怠管理システムとの連携が可能となるので、出退勤データの集計ミスなどはなくなり、給与計算業務の精度が高まります。

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給与計算ソフトとアウトソーシング活用のメリット・デメリットを比較！

給与計算システムの導入前に知っておきたい４つのポイント

給与計算は、システム活用したほうがメリットは大きいのではないでしょうか。ここでは、給与計算システム導入を検討する前に知っておきたい４つのポイントを紹介します。

ポイント１．現在の雇用状況を整理・パターン化する

エクセルと違い給与計算システムは、従業員個別に設定を行うことで、必要な数値を入力するだけで自動的に給与計算ができるのが大きなメリットです。1人ひとりの雇用形態などにより適用すべき設定が異なりますので、まず、現在の従業員の雇用形態をいくつかにパターン化し、そのパターンに対応できるシステムを選定する必要があります。

システム担当者は人事部門や経理部門とコミュニケーションをとり、設定すべきパターンについて確認する必要があります。

ポイント２．法令改正への対応状況を確認する

コンプライアンス遵守という観点からは、導入するシステムの法令改正への対応状況もチェックしておくべきでしょう。エクセルであれば、担当者が計算式などを変更できますが、複雑な計算を自動化してくれる給与計算システムは、ベンダーの対応状況やシステムの柔軟性などを確認しなければなりません。

税制改正や社会保険制度の改定は頻繁に行われます。税率や保険料率を反映した給与明細の作成、年末調整の様式変更などにどのように対応しているのかについて、保守契約費用などを含めて、あらかじめ調べておきましょう。イニシャルコストとともに、ランニングコストもシミュレーションを行い、比較検討することが重要です。

また、労働関連法に沿った給与計算ができるかどうかもチェックポイントです。労働基準法や労働契約法、労働者契約法など、さまざまな法令が改正を繰り返しています。また、労働法制を遵守しないことで、企業が社会的に責任を問われるというコンプライアンスリスクも指摘されています。こうした点も、システム選定する上で重要な視点となります。

ポイント３．中長期的ビジョンからシステム構築計画を立てる

給与計算システムを導入する企業は、

• ●これまでエクセルなどで管理していたものをシステム化する
• ●既存システム（自社構築）をリプレイスする
• ●既存システム（パッケージ製品等、既成品）をリプレイスする

このいずれかに該当する場合が多いのではないでしょうか。

ポイント1.は、基幹システムとともに給与計算システムも導入するというケースかと思いますが、もし単独で給与計算システムを導入するのであれば、その後に他システムと柔軟に連携できるものを選ぶべきでしょう。

ポイント2.やポイント3.の場合、社内のシステムを大きく組み替えなければならない可能性も考えられます。そのような場合、システム担当者は、中長期的に社内のシステムをどのように構築していくのかを考え、それに合わせ、適切なシステムを選択する必要があります。

例えば全国に広がる拠点の給与情報を一括することを念頭に置く場合、クラウド型の給与計算システムを利用し、全社システムをクラウド化していくというのも選択肢となるでしょう。しかし、基幹システムのクラウド化は企業のポリシー上、難しいという場合もあるかもしれません。

いずれにせよ、給与計算システムは他のシステムと連携させることが考えられますので、中長期的なビジョンを持ち、検討していくことが重要です。

ポイント４．他システムとの連携・拡張性をチェック

他のシステムとの連携を検討すべきと述べましたが、具体的にどのようなケースがあるのか考えてみましょう。

例えば、経費精算システムと連携することで、立て替えた経費を現金支給するのではなく、給与に反映させて支給することができるようになるでしょう。勤怠管理システムと連携する場合には、出退社時刻や時間外労働時間の計算を自動化することが考えられます。また、会計システムとの連携では、給与を費用として仕訳入力するといったことが可能となるでしょう。

現在、多くの給与計算システムは、他のシステムと連携するためのモジュールを追加する拡張性を持っています。そのため、比較的、基幹システムとの連携はしやすくなっているかもしれません。

とはいえ、確実に連携できるかどうかはよく確認する必要があるでしょう。導入してから不具合が多い…ということがわかっても遅いのです。事前によく調査する、ベンダーに確認する、テストを慎重に繰り返すなどして、導入の準備を整えるようにしましょう。

こうして、全社的なシステム構築の一部として給与計算システムを導入することで、経理・人事管理業務は大きく効率化することでしょう。システム担当者は、「経営基盤強化を行う」という視点に立ち、システム選定と導入・運用を行うことが今後、企業の成長を考える上でも重要と考えられます。

まとめ

給与計算をエクセルで行うことは、低コスト・手軽さを実現できるので、創業間もない会社には有効な手段の１つと思います。しかし、給与計算業務は、ミスの許されない業務であるので、ゆくゆくのシステム導入はどの企業も必要になるのではないでしょうか。給与計算システム導入を検討する際は、ぜひ以下の記事を参考にしてみてください。

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