エクセルから脱却！ 給与計算システムの導入ポイント

給与計算システム導入前の４つのポイント

ポイント１．現在の雇用状況を整理・パターン化する

エクセルと違い給与計算システムは、従業員個別に設定を行うことで、必要な数値を入力するだけで自動的に給与計算ができるのが大きなメリットです。1人ひとりの雇用形態などにより適用すべき設定が異なりますので、まず、現在の従業員の雇用形態をいくつかにパターン化し、そのパターンに対応できるシステムを選定する必要があります。

システム担当者は人事部門や経理部門とコミュニケーションをとり、設定すべきパターンについて確認する必要があります。

ポイント２．法令改正への対応状況を確認する

コンプライアンス遵守という観点からは、導入するシステムの法令改正への対応状況もチェックしておくべきでしょう。エクセルであれば、担当者が計算式などを変更できますが、複雑な計算を自動化してくれる給与計算システムは、ベンダーの対応状況やシステムの柔軟性などを確認しなければなりません。

税制改正や社会保険制度の改定は頻繁に行われます。税率や保険料率を反映した給与明細の作成、年末調整の様式変更などにどのように対応しているのかについて、保守契約費用などを含めて、あらかじめ調べておきましょう。イニシャルコストとともに、ランニングコストもシミュレーションを行い、比較検討することが重要です。

また、労働関連法に沿った給与計算ができるかどうかもチェックポイントです。労働基準法や労働契約法、労働者契約法など、さまざまな法令が改正を繰り返しています。また、労働法制を遵守しないことで、企業が社会的に責任を問われるというコンプライアンスリスクも指摘されています。こうした点も、システム選定する上で重要な視点となります。

ポイント３．中長期的ビジョンからシステム構築計画を立てる

給与計算システムを導入する企業は、

• 1.これまでエクセルなどで管理していたものをシステム化する
• 2.既存システム（自社構築）をリプレイスする
• 3.既存システム（パッケージ製品等、既成品）をリプレイスする

このいずれかに該当する場合が多いのではないでしょうか。

ポイント1.は、基幹システムとともに給与計算システムも導入するというケースかと思いますが、もし単独で給与計算システムを導入するのであれば、その後に他システムと柔軟に連携できるものを選ぶべきでしょう。

ポイント2.やポイント3.の場合、社内のシステムを大きく組み替えなければならない可能性も考えられます。そのような場合、システム担当者は、中長期的に社内のシステムをどのように構築していくのかを考え、それに合わせ、適切なシステムを選択する必要があります。

例えば全国に広がる拠点の給与情報を一括することを念頭に置く場合、クラウド型の給与計算システムを利用し、全社システムをクラウド化していくというのも選択肢となるでしょう。しかし、基幹システムのクラウド化は企業のポリシー上、難しいという場合もあるかもしれません。

いずれにせよ、給与計算システムは他のシステムと連携させることが考えられますので、中長期的なビジョンを持ち、検討していくことが重要です。

ポイント４．他システムとの連携・拡張性をチェック

他のシステムとの連携を検討すべきと述べましたが、具体的にどのようなケースがあるのか考えてみましょう。

例えば、経費精算システムと連携することで、立て替えた経費を現金支給するのではなく、給与に反映させて支給することができるようになるでしょう。勤怠管理システムと連携する場合には、出退社時刻や時間外労働時間の計算を自動化することが考えられます。また、会計システムとの連携では、給与を費用として仕訳入力するといったことが可能となるでしょう。

現在、多くの給与計算システムは、他のシステムと連携するためのモジュールを追加する拡張性を持っています。そのため、比較的、基幹システムとの連携はしやすくなっているかもしれません。

とはいえ、確実に連携できるかどうかはよく確認する必要があるでしょう。導入してから不具合が多い…ということがわかっても遅いのです。事前によく調査する、ベンダーに確認する、テストを慎重に繰り返すなどして、導入の準備を整えるようにしましょう。

こうして、全社的なシステム構築の一部として給与計算システムを導入することで、経理・人事管理業務は大きく効率化することでしょう。システム担当者は、「経営基盤強化を行う」という視点に立ち、システム選定と導入・運用を行うことが今後、企業の成長を考える上でも重要と考えられます。